接到微软“合规部”正版化邮件和电话，但我公司员工使用电脑为个人电脑或租赁，是否会有问题啊？
首先，咱们得明确一点：微软作为软件著作权人，对于其软件的使用是有明确的授权条款的。 即使员工使用的是自己的个人电脑，或者租赁来的电脑，一旦这些设备被用于公司的商业活动，并且安装了未经授权的微软软件（比如Windows操作系统、Office办公套件等等），就可能构成侵权行为，也由此带来了合规上的风险。
为什么会是问题？
咱们得从几个方面来细说：
1. “公司使用”的界定： 微软的许可协议，尤其是面向企业用户（即使是小型企业）的协议，通常会针对“公司使用”有明确的定义。简单来说，只要是员工在工作时间、利用工作设备、为了完成公司业务而使用的软件，那这就算作是“公司使用”。这与电脑是公司财产还是员工个人财产，或者是租赁来的，在很多情况下关联性不大。
2. 个人电脑用于公司业务的风险：
许可不符： 很多个人电脑预装的Windows系统，其许可通常是“家庭版”或“专业版”的零售版，这些许可往往是“个人非商业用途”的。一旦拿到公司来做商业用途，就可能不符合许可协议的要求。
Office软件： 同样，个人使用的Office（比如Office 365个人版或家庭版）也通常是面向个人的。这些订阅账户下，即使员工购买了授权，但如果该授权允许的设备数量或使用场景有限制，而公司又大量使用，就可能存在问题。
责任归属： 尽管电脑是员工的，但如果公司默许或要求员工使用这些个人设备进行工作，那么在使用过程中产生的软件侵权责任，很大程度上会转移到公司头上。尤其当微软“合规部”找到您时，他们关注的是“公司”这个实体。
3. 租赁电脑的风险：
租赁合同： 咱们得仔细看看租赁合同里关于软件的约定。通常情况下，租赁公司提供的电脑，其预装的操作系统和基础软件，其许可应该是合规的。但问题往往出在，公司在这些电脑上又额外安装了未经授权的Office或其他微软软件。
“二手”许可的风险： 有些租赁公司为了降低成本，可能会提供一些“批量授权”下的镜像，但这其中的合规性也需要仔细审查。如果租赁的电脑是前租户退回的，并且其上的软件许可状态不明，也可能存在风险。
设备更新与许可： 租赁设备通常有周期，当租赁到期更换设备时，之前设备上的软件许可是否可以转移？或者新的租赁设备自带的软件是否符合公司需求？这些都需要考虑。
4. 微软“合规部”的意图：
审计： 微软的合规部通常是基于某种信息（可能是通过网络扫描、举报、或是市场普查等方式）发现了潜在的软件不合规使用。他们的目的就是推动企业购买正版软件，以维护其知识产权。
批量许可： 他们很可能会提出让贵公司购买批量许可（如Open License、Volume Licensing，或者Microsoft 365商业版等）。这是最常见的解决方案。
潜在罚款： 如果在审计中发现大量未授权使用，微软有权要求补缴软件费用，甚至可能征收额外的罚款。这部分的金额可能会非常可观。
咱们该怎么办？
面对这种情况，别慌，但也不能忽视。得拿出点实际行动来：
1. 内部摸底是第一步：
盘点设备： 统计一下有多少台电脑在公司业务中使用。
盘点软件： 详细列出所有安装在这些电脑上的微软软件，包括版本号。重点是Windows操作系统和Office系列。
了解许可： 找出这些软件的许可来源。是随电脑附带的？是员工自己购买的？还是公司购买的？如果是个人购买的，那份许可协议是怎么说的？
2. 区分使用场景：
个人电脑： 明确哪些个人电脑是仅用于公司业务，哪些是员工个人主要用于个人事务，公司事务只是偶尔涉及。但请记住，只要用于公司业务，风险依然存在。
租赁电脑： 仔细核对租赁合同，确认电脑本身的软件许可是否合规，以及是否有附加的软件服务。
3. 评估合规风险：
根据盘点结果，评估有多少台设备上的微软软件存在潜在的许可问题。
了解微软的批量许可价格。可以联系微软的授权合作伙伴（ValueAdded Reseller, VAR）咨询，他们会根据您公司的规模和需求提供报价。
4. 与微软“合规部”沟通（慎重！）：
不要随意承认问题： 在您没有完全了解情况和制定好应对策略之前，与微软合规部直接沟通时，要谨慎发言。
争取信息： 询问他们是如何发现这些潜在问题的，是否有具体的证据或范围。
寻求解决方案： 表达公司愿意遵守软件许可的精神，并询问是否有适合贵公司规模和预算的合规方案。
5. 制定长期策略：
统一采购： 考虑为所有用于公司业务的电脑统一采购微软的批量许可或Microsoft 365商业版。这不仅能解决眼前的合规问题，还能便于后续的管理和维护。
完善内部政策： 制定并执行公司关于软件采购和使用的政策，明确规定所有用于公司业务的电脑必须使用正版授权软件，以及个人电脑在公司使用时的注意事项。
IT管理： 如果公司规模允许，建立一个简单的IT管理流程，负责软件的部署、更新和许可管理。
为什么说“个人电脑或租赁”会有问题？
核心在于“使用权”和“授权”的错配。
个人电脑： 即使是员工的个人电脑，如果它承载了公司的业务数据，处理了公司的事务，那它在某种程度上就已经“服务于公司”了。如果上面跑的是个人许可的Windows或Office，这就跟“个人用途”的要求冲突了。微软不关心这台电脑是不是你买的，它关心的是这台电脑上的软件是不是被用于了公司经营活动。
租赁电脑： 租赁电脑的软件许可，理论上应该由租赁公司负责。但如果租赁公司提供的仅仅是基础的操作系统授权，而公司后续自己添加的Office软件没有合规采购，那问题就出在公司这边的“二次开发”或“再授权”环节。
简而言之，微软的合规部找到您，是因为他们认为“您公司”这个实体，在未获得足够授权的情况下，使用了他们的软件。 无论这些软件安装在哪类设备上，只要是用于公司业务，都可能触发其合规检查。
所以，最好的应对方式是：主动出击，先摸清家底，再评估风险，最后拿出诚意和方案去解决。 拖延或者忽视，往往会让问题变得更复杂，也可能面临更高的成本。
网友意见
这问题去年刚经历过。
因为我们是事业单位转制，换了法人，事业单位的时候是和微软有合作协议，爱怎么折腾微软也不管。
转制了大概2年后，单位规模越来越大（人员多，大概不到200），这时候微软就出现了。
先是这么一个报价吓死人（为保护自己，隐去关键信息，合计是百万级，人民币）的商务函，然后就是所谓的区域负责人和代理商轮番轰炸。
由于我们是事业单位转制的校办国企，故积极响应郭嘉的正版化要求，与那两个负责人和代理商沟通了很多次。微软的人很不耐烦，上来就是侵权balbalabala，经销商全程赔笑脸。最终签的合同是x万元，大概是原来报价单金额的十五份之一。
当时我们也是预先做了准备的，报价单里的server和sql早就没在用了，都是用的openeuler和mysql，用一周时间操作系统换成了UOS，套件换成了WPS（多说几句，其实这两样办公来说是可以替代用的，虽然有些小问题）。微软就算一台台开机去查，估计满打满算也查不出20台用win和office的。
同时我们也咨询了法律顾问，和了解了一些情况，供参考：
（1）由于反垄断，微软不能直接在中国销售产品，要通过经销商，一般就是这种合规部发商务函，地区负责人带经销商上门，和经销商签合同（当时我们法务就喷过对方：你说你是地区负责人，有微软的授权资料吗？这一点对方是很难受的，微软是不能出这样的授权函的，这算是在中国直销的擦边球，微软只能出授权经销商负责某项商务事宜的函）；
（2）微软采集产品信息，大多是通过互联网接口的网关，但是这个行为是有违反“中华人民共和国网络安全法”的嫌疑的，所以顶多只会口头说甚至不提，以“技术手段”说法掩盖。至于我看到另外一个回答说的法院上门一台台查，采用这么激烈的手段，应该是完全不沟通不理会，同时数量又很可观…；
（3）家庭版是明确可以用作商用的，我们后来那个x万的合同，license就明写了HOME版，我们那个合同，OS是永久授权，office是年费，发票的税率都不一样（软件，和软件服务）；
（4）可以拖着他们，可以敷衍他们，但是不能完全不理他们，和他们沟通有理有据有节，清楚自身情况，漫天要价就地还钱，对方态度不好就喷回去，现在中美的状况，像微软这种大公司都是小心翼翼，一般不会动不动搞个大新闻。
祝好运。
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