在英国千万别做什么？ 第1页

千万别犯写邮件的大忌。

（有时候自己凉了都不知道怎么凉的）

想必不少中国学生在腐国读书时遇到过email-communication的经历。

作为一个non-native speaker，因为不熟悉email-communication的各种规范禁忌，

在和申请学校联系、和教授套磁、向外教要邀请信或者申请internship时，

真 · 凉了都不知道怎么凉的。

那么在腐国（or any other country）进行email-communication时千万不要范哪些禁忌呢？

When writing a formal E-mail······

• 千万不要用不正式的邮箱发邮件！

第一印象相当重要！

请避免使用任何狂拽酷炫杀马特昵称的邮箱地址······比如你用了wildandcrazygeek@gmail.com给教授或者实习公司发邮件，那你有很大可能 凉了（嗯）

建议用学校邮箱发邮件，但请确保学邮确实能收到对方的回执！（有些中国大学的学邮存在收不到国外邮件或者发不出去的现象，一个名字较为正式的私人邮箱地址可以作为备用邮箱）

如果你给申请的公司或套磁的教授写信，学邮往往能让对方快速了解你来自哪个大学，从而形成一个较好的第一印象。

• 一定要在邮件主题中简要地写明来意！千万不要在邮件主题中简单地丢下一个“Help”或者“Hello” 或者“Question”

请简要申述邮件内容，如给导师写信问问题：“Query about case study in Clinical Skills lecture.” （如果要询问某一节课的问题，最好把该节课的具体时间附上）

如在申请工作或实习时，写明你要应聘的岗位: “Application for Library Assistant post ref: LIB/6291.”

• 要先打招呼！

给比较熟络的导师写信时可以address them by their first name，否则用family name（如Dear Dr. Miles）

如果不知道收信人姓名，可以使用:

1) Dear Sir or Madam

2) 对方的职位title：如Dear Sales Team, Dear Admissions Office, Dear Advisory Board…etc. (p.s.如果用To whom it may concern则显得太过正式，也会暴露你对收信人没有做过调查和了解，因此建议各位在写email之前尽可能了解到对方的信息)

• 邮件开头怎么写？（最好客气一些！）

在address完对方的title以后，尤其是需要有求于人的，可以在邮件的开头（第一句）加上I hope you are well/ hope this email finds you well/hope this email finds you in good health以示客气，大意为“希望您最近过的不错”，是常用的客套话。

• 千万不要用net speak/neologism！

一切正式writing中都应该避免像YOLO（you only live once）或ROFL（rolling on the floor laughing）等等非正式用语。

请确保使用完成的、语法正确的、没有拼写错误的句子。

• 千万不要把邮件写的过长或者附上超大附件！

教授、学校的工作人员、公司的HR等等都是大忙人

在委婉地表明来意时不宜过于客套导致邮件冗长让人读得心累

附件太大下载起来（也许）会很慢

可能给追求效率的对方带来麻烦

• 如果向对方提出要求时，一定要加上please & thank you

礼貌永远是保险栓。

• 结尾该怎么写？

一、留出互动（邮件往来）的余地

邮件最后可以添加一句Should you have any questions, please do not hesitate to get in touch with me, 或者let me know if you have any issues with (…),保证对方能够对你有充分的了解，也让对方看出你对申请的重视。

（如果稍微有点着急希望收到对方回信的话，可以适当地加一句I look forward to hearing from you!）

二、a PROPER sign off

- 给导师写信时

• 关系非常友好的– best wishes
• 礼尚往来的– kind regards，
• 礼貌且热心的– best regards，（简单点的可直接使用best或regards）
• 非常专业，职业上较为正式的– yours sincerely, yours faithfully…

- 给（不知道对方具体姓名的，Dear Sir or Madam）应聘公司HR写信时- “Yours faithfully,”

- 给（知道对方姓名的，Dear Dr. Smith）应聘公司HR写信时- “Yours sincerely,”

（!!! Sign off后面要跟上自己的全名）

实例介绍~

(以下是比较实用的两个实例！关于如何向申请实习的公司发邮件等场景会慢慢更新～)

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实例一：如何向教授要邀请信？

Professor [Name]/ Dear Dr. [Name],

(I hope this email finds you well.)

邮件开头的常用客套话，也可省略

My name is […]. I took your [Course name] course last semester.

简要介绍自己及与教授的联系

You may remember me [e.g.coming to your office hours after every test to go over some of my wrong answers/ discuss essay prompts / etc.]

如果和教授在课下有过一定接触，可以写进来；

You may not remember me [e.g. because I tend to put my nose to the grindstone and study on my own.]

如果和教授从没有课下的接触, 可以简要地为自己开脱；

[Course name] was a very challenging subject for me and I was proud of the [Grade, e.g. A-] I received in your class.

写出自己本课的成绩（一般会选择成绩较好的课的任课老师写推荐信）

I am currently in the process of applying to [University/College/School name] and I am trying to gather a few letters of recommendation.

另起一段，写明来意：准备申请某学校，因此需要邀请信。

Because I enjoyed [ e.g. your class and teaching style so much/ your research/ etc. ], I decided to start by asking you. Would you be able to write me a strong letter of recommendation for my [University/College/School name] application?

如果和教授有过一定接触，可以这么写；

Because of the way I study it has been difficult for me to develop a relationship with my professors. I enjoyed [your class and teaching style very much/ your research/ etc.], so I decided to start by asking you. Would it be possible for us to meet and discuss the possibility of you writing a strong letter of recommendation for my [medical school] application?

如果和教授从没有接触，可以先提出面谈邀请信的事宜，让对方先了解你；且用语更加委婉）

I would be more than happy to meet with you at your convenience. Of course I would also provide my personal statement, CV, and any other material that you would like.

另起一段，陈述把自己现有的资料（除了PS、CV外，还可以提供自己做过的research/project/paper的资料）提供给导师，保证对方有内容可写而不是仅凭上课对你的记忆。*有时也有自己先写好推荐信、让教授过目修改的操作（需和教授讨论）

If you don’t feel comfortable writing me a strong letter of recommendation, please don’t feel obligated to say yes. I completely understand.

另起一段，如果和导师有过接触（但还是不太熟），可以参考如上表述；don’t destroy the professor’s negative face 给对方留出选择余地。

I realize that writing a letter of recommendation would be a burden on your time and it means a lot to me that you would take the time to read and consider my request.

但如果你是课堂上的隐形人，和导师完全没接触，就要把自己的要求写的更加的委婉，给对方留出选择余地的同时表达出迫切和感激。

Sincerely,

[Your Full Name]

结尾附上自己的全名（可以加上自己的联系电话、Student Number等有关信息）

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实例二：如何和教授套磁？i.e.套磁信该怎么写？

Dear Professor XXX,

(I hope this email finds you well/ I hope this email finds you in good health)

同邮件开头的常用客套话，也可省略

My name is XXX and I am writing to you as a prospective student in your Bioengineering Ph.D. program at Stanford, commencing in the Fall of 2012. I attended your presentation in Langer Lab Seminar this November and I am particularly interested in your research that is directed towards designing novel approaches in decoupling biochemical and mechanical properties of cell scaffolds using the microribbon-like hydrogels, and mixed co-culture enhanced cartilage matrix production.

套磁第一步：

1) 简要阐明自己的身份

2) 套磁的动机(a prospective student in your Bioengineering Ph.D. program at Stanford)

3) 自己与教授认识的契机(attended your presentation in Langer Lab Seminar this November and I am particularly interested in your research that…）

Currently, I am a graduate Materials Science student at the University of XXXX and currently carrying out my master research at the University of XXX, focusing on novel formulations for ultrasound-mediated drug delivery mechanisms in gastrointestinal tract. As a side project of interest, I also brainstormed and designed a research plan of developing a biomimetic scaffold for interstitial cells in GI smooth muscle to study its electrical-signal properties for the purposes of treating obesity and GI disorder. I would like to pursue doctoral researches in an area that combines both engineering and biology, and am fascinated by the research that is being conducted in your group.

套磁第二步：建立“连系”

1) 简要阐述自己的研究领域、背景

2) 之后的研究方向是如何与目标教授相关的

During my undergraduate experience in Oxford and summer internships, I have acquired a wide range of laboratory techniques including scanning electron microscopy, confocal microscopy, rheology, electrospinning and tissue dissection. I seek your guidance on opportunities for research in your group as a new PhD student in the Fall of 2016, and your opinion on how my research interests align with those of your lab. I am attaching my CV and would be grateful for the opportunity to speak with you in the future.

套磁第三步：

1) 大概阐述自己的技能

2) 以及这些技能如何辅佐自己胜任职位

3) 附上CV！！！说再多的话教授就不会看了，顶多扫一眼你的CV，感兴趣了就会联系你，静候佳音即可。

Thank you for your time and consideration.

Best regards,

XXX

下面是本篇文章的参考资料，关于email communication的其他场景po主会慢慢更新！

另：期待大家的留言和指正！

References

B-M, Sue. “Email etiquette tips.” https://blogs.salford.ac.uk/digital-literacy-skills/email-etiquette-tips/. Accessed 2 August 2018.

Frederick, Ben. “3 E-mail templates for asking for a letter of recommendation.” https://edityour.net/email-templates-for-asking-for-a-letter-of-recommendation/. Accessed 2 August 2018.

不要以为超市里一磅的零食不贵，每次都随手拿一包。

这问题很严肃的，因为你会胖的 :))

同理，还有甜到腻的下午茶。

别受伤。

凌晨去逛鱼市，看到生蚝品质好又便宜，买了一箱。

回家睡了一觉，起来开生蚝，开到第四个手一滑，一刀扎扎实实戳进了左手虎口偏右一点，不宽，很深。

肾上腺素作用下没觉得多疼，倒是一阵眩晕，但自己之前并未有过晕血症状，原因不明，室友听到我连声叫骂出来看情况，帮我简单包扎一下以后我自己走去医院。

家附近200米内有4间医院，都没急诊。查了下最近的急诊是UCL医院，打个车过去，填单，护士说你运气真好，今天人不多，估计等三个小时就好了。

当下就想找个私立医院，又意识到自己保险前几天过期了，手头最近也不大宽裕。

等了一个小时，被护士叫去以为等到自己，结果发现只是检查一下受伤的严重情况，重新包扎后又让我继续去大厅等。大厅有个哥们，手肘以一种难以描述的角度向外弯折着。

吐槽一下这个护士的手法，包扎得还没我室友好，从检查室出来血一直止不住，自己又重新压紧了几次。

又等了两个小时终于到我，印度裔女医生，检查了手指机能没问题以后说万幸没伤到神经。
“打麻药的话要多等3～6小时，不打麻药现在就可以缝合，等吗？”

等鬼，于是清创，然后缝两针，倒是没想象中疼，“你可以走了。”

“呃……生蚝壳有点脏你知道的，不用打个破伤风疫苗什么的吗？”

“唔……你上次什么时候打的？”

“我记不清了，我觉得这也说明是很久以前的事了。”

“那你再去外面等一下吧，待会儿会有护士叫你去打疫苗。”

又是一小时。打完疫苗问护士，“有什么需要注意的地方吗？”

“医生没讲就没有了。对了你今天吃过止痛药了吗？”

“还没。”

“那吃两片吧。”

走出诊室，大厅里那个手肘向外弯折的哥们还在等着。

后续：

去拆线，排了3小时队被医生呵斥一通，这么点小事去GP就行了来医院干嘛。

拆完线沉默良久。

“你这完全没长好啊，皮是皮肉是肉的，当初挺深的啊？”

我说要不上次那医生干嘛要我回来这儿拆线来着？

“我这也不能给你再缝上啊……要不我给你个胶带吧，给你贴上，过五天你撕开胶带看看长好了没。”

从医院出来看着手上的胶带半天没回过神，也忘了问医生要是没长好那我该怎么办。情绪以一种莫名其妙的方式收敛，生活就像一场黑色幽默。