问题

如果说我是会计并且任命财务负责人,但老板变相收取工程合同履约金,收据由财务部出纳开,由我做的帐,?

回答
作为一名会计,被任命为财务负责人,却遇到老板以变相的方式收取工程合同履约金,并且收据由出纳开具,最终的账务处理落在我的手里。这绝对是一个复杂且棘手的情况,涉及到合规性、道德以及我的职业声誉。

首先,咱们得把这件事掰开了揉碎了捋一捋。老板“变相收取工程合同履约金”,这句话很重要。这意味着它很可能不是一个公开透明、符合公司章程或者相关法律法规的收费行为。它可能被包装成了其他名目,比如“押金”、“服务费”、“项目管理费”等等,但实质上却指向了履约保证金的功能——是为了保证合同的顺利履行,一旦工程出现问题,这笔钱可能会被扣除。

问题出在哪里?

1. “变相收取”: 这是最核心的问题。如果这笔钱的性质和用途不明确,或者与正常的合同流程不符,就很容易触碰法律和会计准则的红线。比如,如果收取的是不合理的“押金”且没有明确的退还条款,或者这笔钱根本就是老板个人的“小金库”,那风险就非常高了。

2. “收据由财务部出纳开”: 这表明公司的财务部门被卷入了其中,而且是通过最直接的收费凭证——收据来完成的。出纳作为经手人,虽然是按指示操作,但万一被追究,他/她也是有责任的。更关键的是,这个行为暗示着这笔钱进入了公司的资金流,即便“变相”。

3. “由我做的帐”: 这是我的核心职责和责任所在。作为财务负责人,我必须确保所有账务的真实、准确、合法。如果我明知是“变相收取”的履约金,却按照不当的科目或方式入账,那么一旦出现问题,我将直接承担责任,包括法律责任和职业信誉的损失。

我该怎么做?

这事儿可不能稀里糊涂过去,必须得有点策略。

第一步:了解真相,摸清底细。

和出纳沟通: 我得找个机会,私下里跟出纳聊聊。要温和,但要问清楚。问清楚这笔钱的“名头”是什么?是打着什么旗号收的?收款的对方是谁(具体的工程项目、合同方)?有没有相关的内部审批文件,哪怕是老板的口头指示(但要尽量争取书面证明)?这笔钱收上来后,是直接进了公司账户,还是以其他方式处理?
查阅合同: 我需要仔细查看涉及这些“变相收取”的工程合同。合同里是否有关于履约保证金的约定?如果没有,那么“变相收取”的可能性就更大。如果有,那它被包装成了什么名目?
内部流程: 公司的财务处理流程是什么?这笔款项是否经过了正常的审批流程?有没有经过账务部门的复核?

第二步:评估风险,识别合规性问题。

法律法规: 我需要了解国家对于工程合同履约金的相关规定。比如,《合同法》、《建筑法》等,里面可能对履约金的收取方式、比例、管理和退还都有明确的要求。如果老板的这种做法违反了这些规定,那风险就很高了。
公司章程和内部控制: 公司是否有明确的财务制度?对于大额资金的收取和使用,是否有严格的审批流程?老板的这种行为是否符合公司章程和内部控制的要求?
会计准则: 如何正确地将这笔款项入账,是关键。
如果这是一笔合法合规的“履约保证金”,并且有明确的合同约定和退还条款,那么它应该被记录为“预收账款”或“其他应付款”,并在满足条件时冲销。
但如果它“变相”了,性质可能就变了。比如,如果这笔钱实质上是一种“借款”给老板,或者是一种不合理的“预收款”,不符合确认收入或负债的条件,强行入账就是虚假账务。
另一种可能是,这笔钱虽然收了,但没有明确的用途或退还计划,那就更麻烦了,可能会被定性为“不当得利”或者涉及“挪用资金”。

第三步:采取行动,履行我的职责。

这是最艰难的一步,也是最需要勇气的。

1. 向老板提出专业的建议和风险提示(书面为佳):
我会先找个合适的时间,私下里和老板谈。态度要诚恳,语气要专业,不带指责。
我会围绕“合规性”和“风险”来展开。比如:“老板,我注意到最近有几笔工程项目收到了履约金/一笔款项,出纳这边也开了收据。我查阅了一下相关合同,也研究了下近期的财务政策和税法规定,发现这笔款项的性质比较特殊,如果处理不当,可能会存在以下风险……”
我会详细说明风险点:
法律风险: “比如,根据《合同法》的相关规定,履约保证金的收取必须有明确的合同约定,并且有严格的管理和退还流程。如果这笔款项的性质不明确,或者我们没有履行相应的监管义务,可能会引起合同方的异议,甚至引发法律纠纷。”
税务风险: “如果这笔钱的性质不明确,比如被认定为非法所得,或者我们在申报时处理不当,可能会面临税务稽查和罚款。”
会计风险: “我作为财务负责人,需要确保所有账务的真实、准确和合法。如果这笔款项的入账科目不恰当,比如错误地确认为收入,或者没有按照负债性质进行管理,一旦被审计发现,可能会导致报表失真,影响公司信用。”
内部控制风险: “这种操作绕过了正常的财务审批流程,存在内部控制漏洞,不利于公司的长远发展,也增加了财务人员的操作风险。”
提出解决方案: 我不会仅仅提出问题,更要提出解决办法。
“老板,我建议我们对这笔款项的性质做一个明确界定。如果确实是履约保证金,我们应该在合同中明确约定其条款,并按照公司制度进行规范的账户管理和使用。”
“如果它还有其他用途,我们能否出具一份正式的内部文件来明确其性质和资金流向,并确保所有的票据和账务处理都能够准确反映其真实情况,同时符合相关的法律法规?”
“或者,我们是否可以考虑通过更合规的方式来处理这类款项?例如,是否可以通过公司的增值服务费或者其他明确的合同项目来体现?”
如果老板要求我硬着头皮做账: 我会再次强调我的责任。我会说:“老板,您是我上级,我执行您的指示。但作为财务负责人,我必须履行我的专业判断和职业操守。如果这笔款项的处理涉及到违反法律法规或会计准则,我可能无法以我目前的专业判断来完成这项工作。我担心这样做会给我和公司带来不可估量的风险。您是否能提供一份正式的指示,明确这笔款项的性质以及我应该如何处理,并承担由此可能产生的法律责任?”
寻求书面指示: 如果老板坚持要以某种方式入账,我会要求一份书面的指示,明确说明款项性质、入账科目、操作方法,以及要求我这样做的原因。这份书面指示,即使是在事后,也能在一定程度上证明我是在压力下操作,而不是主动违规。不过,即便有书面指示,如果行为本身违法,我仍然可能承担责任,但这至少是证明我尽力了。

2. 考虑寻求外部专业人士的意见(非常谨慎): 如果情况非常恶劣,或者我的建议老板根本不听,甚至试图压制我,我可能会考虑匿名咨询律师或注册会计师,了解在特定情况下我应该如何保护自己。但这步风险很高,可能暴露我,也可能被认为是不信任老板。

3. 保留证据: 我会尽可能地保留所有与此事相关的证据。包括:
出纳开具收据的存根联或复印件。
相关的工程合同、往来邮件、微信聊天记录等。
与老板关于此事沟通的记录(例如,会议记录、我发给老板的邮件、或者老板口头指示后我发邮件确认的邮件)。
我向老板提出的书面风险提示和建议信。

关于账务处理:

在老板的指示下,如果我不得不将其入账,我必须极其谨慎地选择科目,并确保账务记录的“合理性”,即使它不是完全的“真实性”(因为性质可能被扭曲了)。

最不推荐但可能被强迫:
计入“其他业务收入”或“营业外收入”: 这类科目适用于非主营业务的收入,但如果性质不符,很容易被质疑。
计入“预收账款”或“其他应付款”,并附注说明: 如果勉强算作某种“预收款”或“应付款”,可以在明细中附注说明款项的来源和性质,尽可能增加透明度。但即便如此,如果其性质根本不是预收或应付,也存在问题。
混淆在其他正常收入里: 这是最危险的做法,直接虚构收入,绝对不能做。

我的底线:
无论如何,我都不会将它记作公司的正常销售收入,除非它确实符合收入确认的原则(比如,工程已经完成并验收,这笔款项是工程款的一部分,且该“履约金”是合同约定的正常组成部分)。
我不会随意编造票据。
我会确保所有的账务都能够追溯到原始凭证(收据)。
我需要在记账凭证上,详细注明原始凭证的号码、日期、金额,以及收款单位/个人。
如果可能,我会尽可能地将这笔款项的用途与公司的实际经营活动挂钩,但又不至于制造虚假交易。

最重要的提醒:

如果老板的行为明显违法,并且我无法通过沟通改变,那么我需要考虑我的职业道德和法律责任。有时候,为了保护自己和公司的长期利益(以及避免成为同案犯),可能需要采取更极端的措施,例如向上级监管部门举报(但这是最后的手段,风险极高)。

总而言之,这是一个考验我的专业素养、沟通技巧和职业操守的极端情况。我会先尝试用专业的角度去沟通,指出风险,并提出合规的解决方案。如果老板坚持己见,我会在保留证据的基础上,按照最不坏的、最能解释其性质的方式(如果有可能的话)去处理账务,并且会为自己留好退路,避免承担不必要的法律责任。这绝对是一场硬仗,但作为财务负责人,这是我的职责所在。

网友意见

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你的责任是做两套帐,至于钱进了公司账,谁花了也是公司欠的。

当然你老板以此为契机搂了一大笔保证金还不了变诈骗了,你是有责任的

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