Office 中为何还要保留 Access 数据库?
在微软 Office 这个大家庭里，虽然 Excel 凭借其直观易用的电子表格界面征服了无数用户，Word 更是处理文档的标配，PowerPoint 打造演示文稿也无人能及，但 Access 这个被许多人视为“老古董”的数据库管理系统，至今仍然拥有其不可替代的地位。那么，究竟是什么原因让 Office 仍然为 Access 保留一席之地呢？它究竟解决了什么痛点，又在哪些场景下依然闪闪发光呢？
首先，我们得理解 Access 的核心定位。它不是一个简单的表格工具，而是一个完整的数据库管理系统 (DBMS)。这意味着它不仅仅是存储数据，更重要的是提供了结构化的数据组织、强大的数据查询、灵活的数据关联、以及方便的数据录入和报表生成等一系列功能。这与 Excel 的纯粹数据表格性质有着本质的区别。
Excel 的优势在于灵活的数据分析和可视化，适合处理相对简单、不需高度关联的数据集。 你可以轻松地输入数据，进行排序、筛选、图表制作，进行各种公式计算。对于个人用户或者小型团队的日常数据管理，Excel 往往足够了。
然而，当数据量开始庞大、数据之间存在复杂的关联性、需要多人同时高效地访问和管理数据、或者需要建立规范的数据录入流程以保证数据质量时，Excel 就显得力不从心了。 此时，Access 的优势就显现出来了。
1. 结构化数据管理与数据完整性：
Access 允许你创建表，并通过定义字段类型（文本、数字、日期、货币等）、设置数据验证规则（例如，年龄必须是正数，邮箱必须符合特定格式）、强制主键（确保每条记录唯一）和外键（建立表与表之间的关联）来规范数据结构。
例如， 假设你要管理一个图书馆的图书信息和借阅记录。在 Excel 中，你可能会将图书信息和借阅信息放在两个不同的表格里，然后手动对照书号来查找。如果操作不慎，很容易出现书号不匹配、重复录入、甚至是误删关键信息的情况。
而在 Access 中，你可以创建两个表：“图书信息表”（包含书号、书名、作者、出版社等）和“借阅记录表”（包含借阅人ID、书号、借阅日期、归还日期等）。通过设置“书号”作为图书信息表的主键，并在借阅记录表中将其设为外键，你就强制性地建立了两个表之间的关联。当你尝试在借阅记录表中输入一个不存在的书号时，Access 会立即报错，阻止你录入无效数据。这大大提高了数据的准确性和一致性，避免了“脏数据”的产生。
2. 强大的数据查询与分析能力：
Access 使用 SQL (Structured Query Language) 作为其查询语言，虽然对于初学者来说可能有些门槛，但其功能远超 Excel 的筛选和排序。你可以编写复杂的查询来提取特定组合的数据，进行统计计算，甚至创建汇总表。
举个例子， 你想找出“在过去一个月内借阅了超过三本书，并且是来自某个特定作者的书籍的所有借阅记录”。在 Excel 中，你可能需要层层筛选、排序、再使用一些函数组合来完成，过程繁琐且容易出错。
在 Access 中，你可以轻松地编写一条 SQL 查询语句，直接从数据库中提取出这些精确的数据。你还可以将这些查询保存下来，下次需要时直接运行，极大地提高了工作效率。
3. 数据关联与关系型数据库的雏形：
Access 是一个关系型数据库管理系统。这意味着它允许你创建多个表，并定义它们之间的关系（一对一、一对多、多对多）。这使得你可以构建一个真正的数据模型，而不是零散的数据文件。
想象一下， 你需要管理一个客户关系管理系统。一个客户可能有多笔订单，每笔订单又包含多个产品。在 Excel 中，你需要将所有信息摊平在一个巨大的表格里，这会导致大量重复的客户信息和产品信息，管理起来极其困难，也容易出错。
在 Access 中，你可以创建“客户表”、“订单表”和“产品表”，并通过客户ID将“客户表”与“订单表”关联起来（一对多），再通过订单ID和产品ID将“订单表”与“产品表”关联起来（多对多）。这样，你的数据就构成了一个有机的整体，可以方便地进行各种查询，例如“查询某个客户的所有订单”、“查询某个产品在所有订单中的总销量”。
4. 更友好的数据录入界面：
虽然 Excel 适合直接编辑数据，但 Access 的“窗体”功能则为数据录入提供了更加人性化和规范化的界面。你可以设计带有标签、按钮、下拉列表、复选框等元素的窗体，引导用户按照预设的流程输入数据，并可以设置输入校验。
例如， 在填写员工信息时，你可以设计一个窗体，让用户选择性别（而非手动输入“男/女”），或者从预设的部门列表中选择部门。这不仅减少了手动输入的错误，也提高了录入的效率和标准化程度。你还可以为窗体添加按钮，实现如“保存记录”、“查找记录”、“关闭窗体”等功能。
5. 专业的数据报表生成：
Access 的“报表”功能可以让你将查询到的数据以更直观、更有条理的方式呈现出来。你可以设计各种样式的报表，包含分组、排序、汇总、图表等元素，并可以导出为PDF、Excel等多种格式。
比如， 你需要生成一份月度销售报告，列出每个产品类别的销售总额、平均售价以及销售数量。Access 的报表设计器可以让你轻松地完成这些复杂的报表制作，而无需像在 Excel 中那样费力地进行数据透视表和图表组合。
6. 结合 VBA 实现自动化和复杂逻辑：
Access 内置了 VBA (Visual Basic for Applications) 开发环境，这意味着你可以编写宏和自定义代码来扩展 Access 的功能，实现更复杂的自动化操作和业务逻辑。
例如， 你可以编写一个 VBA 程序，在保存客户信息时自动生成一个客户编号；或者在你点击一个按钮时，自动执行一系列数据查询和报表生成操作。这种能力使得 Access 可以处理一些 Excel 难以胜任的定制化需求。
那么，为什么它还在 Office 里，而不是被独立出去或者被 Excel 完全取代呢？
用户群体的多样性： Office 用户群体的需求非常广泛。对于那些需要比 Excel 更强大的数据管理能力，但又不想学习和部署独立的数据库系统（如 SQL Server、MySQL）的用户来说，Access 提供了一个低门槛的解决方案。
轻量级与易部署： 相较于专业的数据库服务器软件，Access 更轻量级，安装和配置也更加简单，许多用户已经随 Office 套件一起安装了它，无需额外投入。
与 Office 其他组件的整合： Access 可以方便地导入导出 Excel 数据，连接到其他数据源，甚至可以在 Outlook 中创建数据表。这种与其他 Office 软件的无缝集成，使其在现有的 Office 生态系统中发挥着重要的作用。
小型企业与部门级应用： 许多小型企业、学校部门、非营利组织或特定的工作组，其数据管理需求可能并不需要一个庞大复杂的数据库服务器。Access 提供了一个经济高效、功能适中的选择，可以快速构建满足其特定业务流程的数据库应用。例如，管理一个小型俱乐部的会员信息、活动报名和费用收取；或者管理一个学校的教职工信息、课程安排和学生成绩录入。
当然，我们也得承认 Access 的局限性。它的性能在处理海量数据时不如专业的数据库服务器；它的并发访问能力也有限，不适合需要大量用户同时进行复杂操作的场景；它的开发和维护也需要一定的学习成本。
总而言之，Access 在 Office 中的保留，是因为它填补了 Excel 在数据结构化、关系管理和规范化操作上的空白，同时又比专业的数据库系统更加易用和亲民。它是一个在个人、小型团队、部门级应用场景下，进行数据管理、信息查询和报表生成的强大工具，是 Office 生态系统中不可或缺的一环。 它不是为了挑战 Excel 的地位，而是为了提供一种不同维度的数据处理能力，让 Office 能够满足更广泛的用户需求。
首先，我们得理解 Access 的核心定位。它不是一个简单的表格工具，而是一个完整的数据库管理系统 (DBMS)。这意味着它不仅仅是存储数据，更重要的是提供了结构化的数据组织、强大的数据查询、灵活的数据关联、以及方便的数据录入和报表生成等一系列功能。这与 Excel 的纯粹数据表格性质有着本质的区别。
Excel 的优势在于灵活的数据分析和可视化，适合处理相对简单、不需高度关联的数据集。 你可以轻松地输入数据，进行排序、筛选、图表制作，进行各种公式计算。对于个人用户或者小型团队的日常数据管理，Excel 往往足够了。
然而，当数据量开始庞大、数据之间存在复杂的关联性、需要多人同时高效地访问和管理数据、或者需要建立规范的数据录入流程以保证数据质量时，Excel 就显得力不从心了。 此时，Access 的优势就显现出来了。
1. 结构化数据管理与数据完整性：
Access 允许你创建表，并通过定义字段类型（文本、数字、日期、货币等）、设置数据验证规则（例如，年龄必须是正数，邮箱必须符合特定格式）、强制主键（确保每条记录唯一）和外键（建立表与表之间的关联）来规范数据结构。
例如， 假设你要管理一个图书馆的图书信息和借阅记录。在 Excel 中，你可能会将图书信息和借阅信息放在两个不同的表格里，然后手动对照书号来查找。如果操作不慎，很容易出现书号不匹配、重复录入、甚至是误删关键信息的情况。
而在 Access 中，你可以创建两个表：“图书信息表”（包含书号、书名、作者、出版社等）和“借阅记录表”（包含借阅人ID、书号、借阅日期、归还日期等）。通过设置“书号”作为图书信息表的主键，并在借阅记录表中将其设为外键，你就强制性地建立了两个表之间的关联。当你尝试在借阅记录表中输入一个不存在的书号时，Access 会立即报错，阻止你录入无效数据。这大大提高了数据的准确性和一致性，避免了“脏数据”的产生。
2. 强大的数据查询与分析能力：
Access 使用 SQL (Structured Query Language) 作为其查询语言，虽然对于初学者来说可能有些门槛，但其功能远超 Excel 的筛选和排序。你可以编写复杂的查询来提取特定组合的数据，进行统计计算，甚至创建汇总表。
举个例子， 你想找出“在过去一个月内借阅了超过三本书，并且是来自某个特定作者的书籍的所有借阅记录”。在 Excel 中，你可能需要层层筛选、排序、再使用一些函数组合来完成，过程繁琐且容易出错。
在 Access 中，你可以轻松地编写一条 SQL 查询语句，直接从数据库中提取出这些精确的数据。你还可以将这些查询保存下来，下次需要时直接运行，极大地提高了工作效率。
3. 数据关联与关系型数据库的雏形：
Access 是一个关系型数据库管理系统。这意味着它允许你创建多个表，并定义它们之间的关系（一对一、一对多、多对多）。这使得你可以构建一个真正的数据模型，而不是零散的数据文件。
想象一下， 你需要管理一个客户关系管理系统。一个客户可能有多笔订单，每笔订单又包含多个产品。在 Excel 中，你需要将所有信息摊平在一个巨大的表格里，这会导致大量重复的客户信息和产品信息，管理起来极其困难，也容易出错。
在 Access 中，你可以创建“客户表”、“订单表”和“产品表”，并通过客户ID将“客户表”与“订单表”关联起来（一对多），再通过订单ID和产品ID将“订单表”与“产品表”关联起来（多对多）。这样，你的数据就构成了一个有机的整体，可以方便地进行各种查询，例如“查询某个客户的所有订单”、“查询某个产品在所有订单中的总销量”。
4. 更友好的数据录入界面：
虽然 Excel 适合直接编辑数据，但 Access 的“窗体”功能则为数据录入提供了更加人性化和规范化的界面。你可以设计带有标签、按钮、下拉列表、复选框等元素的窗体，引导用户按照预设的流程输入数据，并可以设置输入校验。
例如， 在填写员工信息时，你可以设计一个窗体，让用户选择性别（而非手动输入“男/女”），或者从预设的部门列表中选择部门。这不仅减少了手动输入的错误，也提高了录入的效率和标准化程度。你还可以为窗体添加按钮，实现如“保存记录”、“查找记录”、“关闭窗体”等功能。
5. 专业的数据报表生成：
Access 的“报表”功能可以让你将查询到的数据以更直观、更有条理的方式呈现出来。你可以设计各种样式的报表，包含分组、排序、汇总、图表等元素，并可以导出为PDF、Excel等多种格式。
比如， 你需要生成一份月度销售报告，列出每个产品类别的销售总额、平均售价以及销售数量。Access 的报表设计器可以让你轻松地完成这些复杂的报表制作，而无需像在 Excel 中那样费力地进行数据透视表和图表组合。
6. 结合 VBA 实现自动化和复杂逻辑：
Access 内置了 VBA (Visual Basic for Applications) 开发环境，这意味着你可以编写宏和自定义代码来扩展 Access 的功能，实现更复杂的自动化操作和业务逻辑。
例如， 你可以编写一个 VBA 程序，在保存客户信息时自动生成一个客户编号；或者在你点击一个按钮时，自动执行一系列数据查询和报表生成操作。这种能力使得 Access 可以处理一些 Excel 难以胜任的定制化需求。
那么，为什么它还在 Office 里，而不是被独立出去或者被 Excel 完全取代呢？
用户群体的多样性： Office 用户群体的需求非常广泛。对于那些需要比 Excel 更强大的数据管理能力，但又不想学习和部署独立的数据库系统（如 SQL Server、MySQL）的用户来说，Access 提供了一个低门槛的解决方案。
轻量级与易部署： 相较于专业的数据库服务器软件，Access 更轻量级，安装和配置也更加简单，许多用户已经随 Office 套件一起安装了它，无需额外投入。
与 Office 其他组件的整合： Access 可以方便地导入导出 Excel 数据，连接到其他数据源，甚至可以在 Outlook 中创建数据表。这种与其他 Office 软件的无缝集成，使其在现有的 Office 生态系统中发挥着重要的作用。
小型企业与部门级应用： 许多小型企业、学校部门、非营利组织或特定的工作组，其数据管理需求可能并不需要一个庞大复杂的数据库服务器。Access 提供了一个经济高效、功能适中的选择，可以快速构建满足其特定业务流程的数据库应用。例如，管理一个小型俱乐部的会员信息、活动报名和费用收取；或者管理一个学校的教职工信息、课程安排和学生成绩录入。
当然，我们也得承认 Access 的局限性。它的性能在处理海量数据时不如专业的数据库服务器；它的并发访问能力也有限，不适合需要大量用户同时进行复杂操作的场景；它的开发和维护也需要一定的学习成本。
总而言之，Access 在 Office 中的保留，是因为它填补了 Excel 在数据结构化、关系管理和规范化操作上的空白，同时又比专业的数据库系统更加易用和亲民。它是一个在个人、小型团队、部门级应用场景下，进行数据管理、信息查询和报表生成的强大工具，是 Office 生态系统中不可或缺的一环。 它不是为了挑战 Excel 的地位，而是为了提供一种不同维度的数据处理能力，让 Office 能够满足更广泛的用户需求。
网友意见
把镜头拉远一点。
回到上世纪末，
还有 dBase, Foxbase, Foxpro, 等等等等。
对了， SYBASE。
SQL ANYWHERE， POWERBUILDER。
网站来说， 不知道还有没有人知道 “陶清的网站”。
office中为何还要保留Access数据库?
这个问题是一个典型的“历史虚无主义”的问题。
机关单位里还有很多很多的数据是存在 Access数据库里面的。
尽管迁移这些数据的工具早就烂大街了。
例如 ER-WIN 等等， 可是谁来给钱呢。
1993年5月，Logic Works公司发布了ERwin/ERX，该工具的一个版本旨在与PowerBuilder一起工作。 使用ERwin创建的数据库模型可以转化为通过PowerBuilder集成开发环境(IDE)构建的软件.
因为access，我每年给微软心甘情愿的付出500大洋，如果哪天它没有了，我就不再订阅365了。我想世界上还是有很多像我这样的，自由职业或者个体什么的，甚至还包含一些小微企业，想搞个文件来管理自己数据，但是又没有什么编程基础或能力的，对access还是有需求的。毕竟其他数据库，对于我们来说门槛实在是太高了。当初因为Excel因为数据增多而崩溃的时候并不是没有仔细衡量过，最终选择access无非就是门槛低，尤其是可以vba编程和用窗体报表快速做出图形界面这两点，很关键。在这两年不断的实践中，还发现access对于非专业编程人员最友好的，是当你需要在代码中写sql语句的时候，可以用它的查询设计先设计好并校验正确，再转到sql视图就可以拷贝出合格的sql语句，这一点真是太棒了。
当然，有需求归有需求，相对于Excel来说，这个量级还是差太远了。因为access门槛低，是相对于其他数据库而言，但是对于办公族来说还是太高了。我是被逼出来的。不过我相信微软没有任何理由会砍掉它，最多不再做升级改进的开发就是（不再投钱）。因为，对于它的特定客户来说，即使微软不再改进，也不会当然也仍然没有能力转而求其他的
很多程序员被互联网惯坏了，以为所有网站都是高并发的，Linux、Redis、MySQL是做项目的标配。殊不知绝大多数网站每天访问量只有几十或者几百，比如中小企业的网站。这种网站根本不用独立服务器，几百块钱一年的虚拟空间足够跑起来，用asp、http://asp.net或php写网站程序，目录下放个Access文件当数据库，即能满足需求，又能节省成本，如果要重新部署或者备份项目，直接把整个目录copy走就可以了，连同数据库一起，不要太方便。这种网站要是上MySql、Redis，配独立服务器， 简直就是找不自在，只有外行的冤大头老板才会找人这么干。
阿里云的虚拟空间了解下，虽然也带数据库空间，比如Sql Server，但有时候用个Access更方便
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