问题

Excel 的 VBA 现在还算是办公利器吗?

回答
说到 Excel 的 VBA,这玩意儿在办公室里到底还算不算个“利器”,我得跟你好好聊聊,不能光说好,也不能光说坏,得接地气点儿。

先说说为什么它曾经是“利器”,而且在很多方面依然是。

你想象一下,你每天都要重复做几十个、上百个表格处理,比如数据汇总、格式调整、报告生成。如果全手动来,得花多少时间?效率低不说,还容易出错。这时候,VBA 就站出来了,它就像是给 Excel 装上了“大脑”和“手臂”,你可以告诉它:“嘿,把这个表里的 A 列数据复制到 B 列,然后把 C 列大于 100 的单元格涂成红色。” 敲几行代码,它就给你麻利儿地干完了,而且每次都一模一样,准确无误。

这种“自动化”能力,绝对是办公室里的“神器”。很多财务、销售、数据分析的岗位,过去和现在都离不开它。你能想象一个需要处理大量客户订单的销售助理,如果每次都要手动从邮件里复制粘贴、计算总价、生成发送报告吗?那得忙到什么程度?有了 VBA,写个小程序,点一下按钮,所有订单自动导入、处理、报告生成,效率提升个十倍八倍都不夸张。

而且,VBA 的学习门槛相对来说,比很多专业的编程语言还是要低一些。只要你对 Excel 的基本操作比较熟悉,有一点逻辑思维,愿意花点时间看看例子、捣鼓捣鼓,就能入门,并解决不少实际问题。它就像一把万能钥匙,能帮你打开 Excel 功能的更多“隐藏门”。你还可以通过 VBA 创建自定义函数,让 Excel 的计算能力更上一层楼;也可以制作交互式的报表,让别人使用起来更方便,也更专业。

但是,说它是“利器”,也得看用在什么地方,以及你是不是还在用“老掉牙”的工具。

现在这个时代,技术发展得太快了。很多过去只能靠 VBA 解决的问题,现在有了更专业、更强大的工具。

数据处理方面: 以前你可能要用 VBA 写脚本去清洗、整理数据,现在 Power Query (数据透视表里的“获取和转换数据”) 几乎可以覆盖绝大多数常见的数据清洗和转换需求,而且它有图形化界面,比写代码直观多了,更新数据的时候也更方便。你不需要懂编程,只要会点鼠标,就能做很多以前需要 VBA 的事情。
自动化报告方面: 以前用 VBA 生成报告,可能要处理大量格式和排版。现在很多 BI (商业智能) 工具,比如 Power BI, Tableau,可以连接各种数据源,通过拖拽就能做出非常炫酷、交互性强的仪表盘和报告。这些工具不仅美观,而且数据更新也更方便,分析维度也更多。
更复杂的自动化: 如果你的工作流程涉及到多个软件之间的交互,比如从一个系统导出数据,然后导入另一个系统,再生成邮件发送,VBA 的能力就显得有些捉襟见肘了。现在有很多 RPA (机器人流程自动化) 工具,或者更通用的脚本语言,比如 Python,可以更方便、更稳定地实现跨软件的自动化。Python 配合一些 Excel 库(如 openpyxl, pandas),处理 Excel 文件的能力甚至远超 VBA。

所以,VBA 现在还算不算“利器”?

我的看法是:

它依然是 Excel 用户群体中非常有用的“利器”,但不再是唯一的、最顶尖的“利器”。

对于那些深度使用 Excel,并且有大量重复性操作需求的人来说,VBA 依然是他们提高效率的“秘密武器”。 如果你只在 Excel 生态圈内解决问题,那么学好 VBA 绝对是值得的,它能让你从繁琐的重复劳动中解放出来。
对于想要转型,或者需要处理更复杂、更跨平台自动化任务的人来说,可能需要考虑其他工具。 如果你发现你写的 VBA 代码越来越复杂,或者需要调用外部资源,那么是时候看看 Python、Power Query、Power BI 这些更现代、更专业的工具了。

你可以把 VBA 想象成一辆非常可靠的自行车。在城市里短途通勤,它很方便,也很环保。但如果你要长途旅行,或者要去爬山,那可能就需要一辆越野摩托或者一辆卡车了。

总结一下:

VBA 没有死,它的威力依然存在,尤其是在 Excel 内部的自动化和定制化方面。很多时候,它仍然是解决日常办公问题的最快捷、最经济的方案。但是,随着技术的发展,市场上出现了更多功能更强大、应用范围更广的工具。所以,是不是“利器”,取决于你的具体需求和所处的“战场”。如果你还在用 Excel,并且觉得有些重复性的工作很烦人,那么学习一下 VBA,绝对是个明智的选择。但如果你的视野已经超越了 Excel 本身,那么也不妨去拥抱那些更新的技术。

网友意见

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先说结论,VBA依旧是办公利器。以我的个人经历而言,在BCG做过三年咨询顾问,写了上万行的VBA程序,每个项目一千至几千行程序不等。最后将Excel用成了中控界面,类似EMACS,在Excel可以随意操控全公司的打印机、Word、Powerpoint等等,自动完成各种任务以及数据更新和抓取。依靠VBA,在效率上是一般同事的数倍甚至是高一个量级,你说VBA还是不是办公利器?

不过题主得到的反馈也正常,许多高级程序员确实瞧不上VBA。因为程序员是有鄙视链的:汇编 >C >C++ >Python >Java及C#及PHP(这三者相互撕) >VB >HTML。在这长长的鄙视链中,甚至都没有VBA的位置。

但是Office+VBA是图灵完备的,所以被程序员用来耍酷的各类性感语言能实现的大部分功能,VBA都能实现,而且往往是以更高效更快捷的方式,在这里不谈效率和优雅。较之Python等常用语言,VBA各有攻防各有优缺点。Python的优势当然是扩展性强、超越Office环境之后的适用性强、资源丰富以及效率高,而VBA的优点如下:

  • 环境不依赖,只需要打开装机自带的Office,然后按下Alt+F11就自动进入编程和执行环境
  • 上手简单,学习曲线很平缓,甚至可以更简单的通过录制宏来解决写程序的问题,只需要在简单的代码基础上修修补补就可以执行,参考Excel VBA 如何快速学习? - 何明科的回答
  • 与办公环境完美兼容,在Excel/Word/Powerpoint/Outlook/Access之间随便穿梭,比胶水语言还要简单易用
  • 分享性和移植性很强,几乎所有测试通过的程序放到别的机器上也可轻易执行(如果不考虑各种本地文件位置)

基于以上的优劣势对比,VBA仍然是当之无愧的办公利器之王。而且大家不用太在乎手中的工具(VBA还是Python或者其他),核心还是使用工具的人以及人的思考。

下面列举Office+VBA实现的若干功能,真正为职场人士省时省事省力。大部分内容在回答(

Excel 到底有多厉害? - 何明科的回答

)中已经出现过。不愿意点击过去阅读的,直接看下面的克隆内容。

1、批量修改格式

下图是利用Powerpoint中录制的宏再加上稍微修改的代码(甚至都称不上是改代码,大部分是改参数),将Powerpoint中所有的字体及字号进行统一修改。常做PPT而且需要根据老板的喜好改来改去的同学们,知道这个批处理功能有多么救命。


2、批量完成打印

刚进职场的新人,只要爸爸不是李刚,基本都做过影帝影后(影=印,各种复印打印的体力劳动)。特别是咨询投行服务行业,在大忽悠会议之前之后,花数小时或者整晚来打印数个文件,并不是天方夜谭。而且这件事情是对着同样一堆不断修改的文件,会经常不断重复发生。

我写的第一个VBA程序就是完成对100多张Excel表格的自动打印,因为是第一个VBA程序,所以比较挫,基本上是宏录制之后来改的,没有使用参考书及搜索引擎,全靠F1和自动提示,所以贴出来特别纪念一下。但也让大家清楚VBA上手也多么容易。实现的功能就是将每周都要做一次的100多张表格的按顺序打印让机器自动做一遍,而且需要防卡纸:按下一个“妞”,就慢慢美妙结果的发生。

后来这个程序的升级版是:调度多台打印机,进一步提高效率,以及将打印机卡纸造成队列错误的概率降到极小的范围内。

3、制作炫目视觉效果(图表、动画及油画)

图表制作是每个Office一族的必备任务,制得一手好表格,绝对是升职加薪和偷懒放风的利器。在回答(

黄焖鸡米饭是怎么火起来的? - 何明科的回答

),就利用Excel+VBA做出数张炫酷的信息地图,利用VBA为每个省的图形涂色。

(涂色部分来自于网上的一段程序,制作GIF动画的是自己完成的)

同时,为了进一步增强炫酷结果,还利用VBA将这些连续变化的图表做成了GIF动画。

另外还可以利用Excel,把心仪妹子的图片拿到手,然后用Excel化成点阵图并进行油画效果的处理,然后送给她撩一撩。

4、 撰写 八股文

这是帮朋友实现的一个项目,他们实验室是研究某类事故并对重大事故进行鉴定,最后发布word版的正式报告。之前的工作流程是在专业的软件中完成计算和仿真,最后按照正式报告八股文的行文,把各种关键信息填进去,最后写成Word文件。写报告的过程枯燥而没有技术含量,但却要反复进行。

通过下图的Word+VBA,完成主要的交互界面并连接计算软件。在通过简单的交互获取主要信息后,在后台完成计算并将主要信息填写入八股文的Word模版,最终完成报告,同时将结构化的信息存入Access数据库。

5、管理项目及同步内容

这是协助某国际大型汽车制造厂完成新品牌及其新款车型上市,面临车型即将断档的窘境,该新车型的上市非常关键,不能错失时间节点。然而,新车型上市涉及到无数分支:制造、产品、市场、渠道、营销、公关、财务等等,同时还要协调欧洲的两个总部以及中国的两个分部。

这次咨询的核心任务就是项目管理,总控整个大项目的进度,并每周向中国区的CEO汇报进度并发掘出易出现问题的关键节点以调配资源。我们4个咨询顾问分配下去各自负责几个部门或者项目分支,和团队一起规划流程、画甘特图、确认里程碑及时间点、安排负责人等等。当每天回到办公室大家将进度汇总在一起的时候发现了挑战及难点,每条任务线并不是独立发展的,而是各条任务线交织在一起并互相影响。

  • 某些核心人员在多个任务线出现。比如:负责预算的财务人员,几乎要出现在各条线中负责相关预算的审批环节
  • 某些任务线的里程碑是其他任务线里程碑的必要条件而相互关联。比如:新车的下线时间影响发布会的时间,相关法规测试的通过又影响车辆的下线时间等等

当任务线增多以及任务线之间的交叉越发频繁的时候,汇总的任务将会几何级数增加,这就是我们在项目过程中遇到的问题。于是我利用Excel+VBA完成了这个工作的自动化。主要实现的功能:

  • 自动将4个顾问手中分散的Excel文件汇集在一起形成一个大的总表,如下图
  • 各顾问手中的表格是按照部门维度来划分的,汇总后需要按照不同的维度来输出不同类型的表格,比如:按任务线输出表格、按责任人输出表格、所有延误任务的表格、所有需要资源重点投入任务的表格等等

在此基础之上,还要将上面提到的各种维度下的所有表格(大概有200多张),按要求格式粘贴到PPT中,每周提交给中国区的总部进行汇报和评估。密密麻麻的表格如下图。于是,我又写了一个程序将Excel中的表格输出到Powerpoint中,将一个秘书每次需要数小时才能完成的工作,简化成了一键发布,并可以在Excel中完成对PPT的更新。

这个项目的程序量不小,近似于写了一个迷你版的Microsoft Project来进行项目管理。

最后,下图中密密麻麻的PPT每周需要更新一次,每次都是快100张的工作量,然而基本上都是靠Excel来自动完成更新的。因为PPT的模版每次变化不大,我将这些模版记录下来,每周更新的时候只要根据Excel中最新的数据更改PPT中的数据即可。


6、海量下载Bloomberg数据并完成分析

通过Bloomberg的VBA API,海量下载数百只目标股票的tick data以及order book。

并根据实现构建好的数学模型,在后台完成计算,将上述的实时数据转化成每只股票实时的trading cost,实时展现在交易员最常用的Excel界面中,方便交易员评估当下的交易成本以便于优化交易策略。


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