如何制作图表非常精美的 Excel 文档？
想让你的Excel报表脱颖而出，告别“普通”的标签，变成眼前一亮的“吸睛神器”？这并非难事，关键在于掌握一些小技巧，让数据说话的同时，也展现出专业和美观。下面，就让我带你一步步解锁制作精美Excel图表的奥秘。
第一步：打好基础——让数据“整洁有序”是关键
在开始绘制图表之前，请务必花点时间整理你的原始数据。混乱的数据只会让图表制作过程举步维艰，最终出来的图表也难言精美。
数据清洗： 删除重复项、空单元格、不一致的格式（如日期格式混乱）。确保你的数据是干净、准确且有规律的。例如，数值类数据不要混入文本，百分比、货币单位要统一。
结构清晰： 将你的数据整理成表格形式，每一列代表一个变量（如日期、销售额、地区），每一行代表一个观测值。列标题要清晰明了，能够准确反映该列数据的含义。
命名规范： 避免使用特殊字符作为单元格或表格的名称，这可能会在后续的图表制作中引起不必要的错误。
第二步：选择“对的”图表——让你的故事清晰呈现
Excel提供了各式各样的图表类型，每一种都有其擅长的表达方式。选择错误的图表，就像穿着不合身的衣服，再华丽也无法衬托出你的气质。
对比趋势： 如果你想展示数据随时间的变化，或者不同类别之间的比较，折线图、柱状图（尤其是簇状柱状图）是你的不二之选。
折线图：适合展示连续性数据随时间的变化趋势，例如股票价格、温度变化。
柱状图：适合比较不同类别之间的大小，例如不同产品的销售量、不同部门的员工数量。
展示比例： 当你想说明整体中各个部分的占比时，饼图或环形图是很好的选择。
饼图：适用于类别较少（通常不超过56个）且需要展示各部分占总体的比例。注意，如果类别太多，饼图会变得混乱。
环形图：在饼图的基础上增加了一个“洞”，可以用来展示多个系列的比例，或者在中间展示总计数值。
显示关系： 如果你想探索两个变量之间的相关性，散点图是最佳的工具。
散点图：可以帮助你发现数据点之间的潜在模式、趋势和相关性，例如身高与体重之间的关系。
其他特殊图表： Excel还提供了雷达图、曲面图、气泡图等，根据你的具体数据和想要表达的内容，都可以尝试使用。
第三步：打造“视觉焦点”——让图表“说话”更有力
选好了图表类型，接下来就是让它变得赏心悦目，并能够高效地传递信息。
标题为王，简洁有力： 图表的标题是整个图表的灵魂。要起一个能够概括图表核心信息的标题，例如“2023年Q4销售额区域分布”或“产品A与产品B月度销量对比”。
技巧： 点击图表标题，直接编辑文字。选择合适的字体大小和加粗，使其醒目但不喧宾夺主。
数据系列清晰易辨：
色彩选择： 不要使用过于刺眼或难以区分的颜色。选择具有良好对比度且相互协调的颜色搭配。可以考虑使用Excel内置的“彩色”主题，或者参考一些色彩搭配指南。
进阶技巧： 如果你的图表需要区分很多类别，可以考虑使用渐变色或者有深浅变化的同色系，这样既能区分又能保持整体的和谐。
系列名称（图例）： 确保图例清晰地标示了每个数据系列代表的含义。将图例放置在不会遮挡数据线或柱状图的位置，通常是在图表的一侧或顶部。
技巧： 点击图表中的图例，选择“图表选项”进行调整位置和样式。
轴线与刻度：
清晰的轴标签： 每个轴都需要有清晰的标签，说明该轴代表的含义，例如“销售额 (万元)”或“月份”。
合适的刻度范围： 确保刻度能够准确地反映数据的范围，避免过大或过小的刻度范围扭曲数据视觉效果。
技巧： 双击坐标轴，打开“设置坐标轴格式”窗格。在这里你可以调整最大值、最小值、主要单位和次要单位。如果你想让数据差异更明显，可以适当调整起点。
网格线： 适度的网格线可以帮助读者更准确地读取图表中的数值，但过多的网格线会让图表显得杂乱。
技巧： 点击图表中的网格线，然后按Delete键删除。或者在“图表设计”或“图表格式”选项卡中找到“添加图表元素”来添加或删除网格线，并调整其样式。
数据标签： 在图表上直接显示关键数值（如柱状图顶端、折线图的点上）可以大大提高信息传达的效率。
技巧： 选择需要添加数据标签的数据系列，右键单击选择“添加数据标签”。你还可以进一步调整标签的位置、格式和显示内容（例如显示百分比、显示系列名称等）。
第四步：锦上添花——让你的图表更显专业
完成基本的数据和视觉呈现后，一些细节的处理能让你的图表立刻提升一个档次。
精炼图表元素： 移除一切不必要的元素。例如，不必要的3D效果、阴影、背景图片等，这些往往会分散注意力，让图表显得不够专业。
技巧： 点击图表中的任意元素（如3D效果），在“格式”选项卡中找到对应的选项并关闭。
文字字体与大小： 保持所有文本（标题、轴标签、数据标签、图例）的字体和大小风格一致。通常选择无衬线字体（如Arial, Calibri, 微软雅黑）会更显现代和专业。字体大小应易于阅读，避免过小。
技巧： 在“图表格式”或右键单击文本框进行格式设置。
添加数据趋势线或误差线： 如果你的图表是为了展示趋势或变异性，可以考虑添加趋势线（用于预测和显示趋势）或误差线（用于表示数据的变异性）。
技巧： 选择数据系列，右键单击选择“添加趋势线”。在“设置趋势线格式”中，你可以选择不同的趋势线类型（线性、指数、多项式等）并显示方程。
巧妙运用形状和注解： 如果需要强调某个特定的数据点或区域，可以使用形状（如箭头、圆圈）来突出显示，并附带简单的注解文字。
技巧： 在“插入”选项卡中找到“形状”功能，绘制你需要的形状，并右键选择“添加文本”输入注解。
避免“堆积”过多的信息： 一个图表最好只聚焦于一到两个关键的信息点。如果需要展示的内容过多，不如考虑使用多个图表来分别呈现。
考虑对比度： 确保图表元素与背景之间有足够的对比度，以便清晰地看到每一个部分。
第五步：导出与应用——让你的精美图表闪耀
导出为高分辨率图片： 如果你需要将图表插入到演示文稿或报告中，建议将其导出为高分辨率的图片格式（如PNG或JPG）。
技巧： 右键单击图表，选择“另存为图片”，然后选择合适的分辨率。
复制粘贴成链接对象： 当你希望图表能随着原始数据更新而自动更新时，可以将图表复制到其他Excel工作簿或Word文档中，并在粘贴时选择“粘贴链接”。
技巧： 在源Excel文件中复制图表，在目标文件中选择“粘贴选项”中的“链接并使用目标格式”或“粘贴链接”。
总结一下，制作精美的Excel图表是一个循序渐进的过程，它包含了对数据结构的理解、对图表类型的明智选择、对视觉元素的精心设计，以及对细节的极致追求。
记住，最精美的图表永远是那些能够最清晰、最直接地传递信息的图表。所以，在追求“美”的同时，别忘了你的图表的核心任务是“说故事”。多练习，多尝试，你一定能成为制作Excel图表的达人！
第一步：打好基础——让数据“整洁有序”是关键
在开始绘制图表之前，请务必花点时间整理你的原始数据。混乱的数据只会让图表制作过程举步维艰，最终出来的图表也难言精美。
数据清洗： 删除重复项、空单元格、不一致的格式（如日期格式混乱）。确保你的数据是干净、准确且有规律的。例如，数值类数据不要混入文本，百分比、货币单位要统一。
结构清晰： 将你的数据整理成表格形式，每一列代表一个变量（如日期、销售额、地区），每一行代表一个观测值。列标题要清晰明了，能够准确反映该列数据的含义。
命名规范： 避免使用特殊字符作为单元格或表格的名称，这可能会在后续的图表制作中引起不必要的错误。
第二步：选择“对的”图表——让你的故事清晰呈现
Excel提供了各式各样的图表类型，每一种都有其擅长的表达方式。选择错误的图表，就像穿着不合身的衣服，再华丽也无法衬托出你的气质。
对比趋势： 如果你想展示数据随时间的变化，或者不同类别之间的比较，折线图、柱状图（尤其是簇状柱状图）是你的不二之选。
折线图：适合展示连续性数据随时间的变化趋势，例如股票价格、温度变化。
柱状图：适合比较不同类别之间的大小，例如不同产品的销售量、不同部门的员工数量。
展示比例： 当你想说明整体中各个部分的占比时，饼图或环形图是很好的选择。
饼图：适用于类别较少（通常不超过56个）且需要展示各部分占总体的比例。注意，如果类别太多，饼图会变得混乱。
环形图：在饼图的基础上增加了一个“洞”，可以用来展示多个系列的比例，或者在中间展示总计数值。
显示关系： 如果你想探索两个变量之间的相关性，散点图是最佳的工具。
散点图：可以帮助你发现数据点之间的潜在模式、趋势和相关性，例如身高与体重之间的关系。
其他特殊图表： Excel还提供了雷达图、曲面图、气泡图等，根据你的具体数据和想要表达的内容，都可以尝试使用。
第三步：打造“视觉焦点”——让图表“说话”更有力
选好了图表类型，接下来就是让它变得赏心悦目，并能够高效地传递信息。
标题为王，简洁有力： 图表的标题是整个图表的灵魂。要起一个能够概括图表核心信息的标题，例如“2023年Q4销售额区域分布”或“产品A与产品B月度销量对比”。
技巧： 点击图表标题，直接编辑文字。选择合适的字体大小和加粗，使其醒目但不喧宾夺主。
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色彩选择： 不要使用过于刺眼或难以区分的颜色。选择具有良好对比度且相互协调的颜色搭配。可以考虑使用Excel内置的“彩色”主题，或者参考一些色彩搭配指南。
进阶技巧： 如果你的图表需要区分很多类别，可以考虑使用渐变色或者有深浅变化的同色系，这样既能区分又能保持整体的和谐。
系列名称（图例）： 确保图例清晰地标示了每个数据系列代表的含义。将图例放置在不会遮挡数据线或柱状图的位置，通常是在图表的一侧或顶部。
技巧： 点击图表中的图例，选择“图表选项”进行调整位置和样式。
轴线与刻度：
清晰的轴标签： 每个轴都需要有清晰的标签，说明该轴代表的含义，例如“销售额 (万元)”或“月份”。
合适的刻度范围： 确保刻度能够准确地反映数据的范围，避免过大或过小的刻度范围扭曲数据视觉效果。
技巧： 双击坐标轴，打开“设置坐标轴格式”窗格。在这里你可以调整最大值、最小值、主要单位和次要单位。如果你想让数据差异更明显，可以适当调整起点。
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技巧： 点击图表中的网格线，然后按Delete键删除。或者在“图表设计”或“图表格式”选项卡中找到“添加图表元素”来添加或删除网格线，并调整其样式。
数据标签： 在图表上直接显示关键数值（如柱状图顶端、折线图的点上）可以大大提高信息传达的效率。
技巧： 选择需要添加数据标签的数据系列，右键单击选择“添加数据标签”。你还可以进一步调整标签的位置、格式和显示内容（例如显示百分比、显示系列名称等）。
第四步：锦上添花——让你的图表更显专业
完成基本的数据和视觉呈现后，一些细节的处理能让你的图表立刻提升一个档次。
精炼图表元素： 移除一切不必要的元素。例如，不必要的3D效果、阴影、背景图片等，这些往往会分散注意力，让图表显得不够专业。
技巧： 点击图表中的任意元素（如3D效果），在“格式”选项卡中找到对应的选项并关闭。
文字字体与大小： 保持所有文本（标题、轴标签、数据标签、图例）的字体和大小风格一致。通常选择无衬线字体（如Arial, Calibri, 微软雅黑）会更显现代和专业。字体大小应易于阅读，避免过小。
技巧： 在“图表格式”或右键单击文本框进行格式设置。
添加数据趋势线或误差线： 如果你的图表是为了展示趋势或变异性，可以考虑添加趋势线（用于预测和显示趋势）或误差线（用于表示数据的变异性）。
技巧： 选择数据系列，右键单击选择“添加趋势线”。在“设置趋势线格式”中，你可以选择不同的趋势线类型（线性、指数、多项式等）并显示方程。
巧妙运用形状和注解： 如果需要强调某个特定的数据点或区域，可以使用形状（如箭头、圆圈）来突出显示，并附带简单的注解文字。
技巧： 在“插入”选项卡中找到“形状”功能，绘制你需要的形状，并右键选择“添加文本”输入注解。
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网友意见
如果你对我感兴趣，欢迎到下面这些地方找我：
【个人微博】： @ Simon_阿文
【个人作品】： SIMON PPT
【在线课程】： 《和阿文一起学信息图表》 《我懂个P》 《邱晨的设计急诊室》
【微信公众号】：我懂个P
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自从Office2013发布后，已经可以称得上是做图表的神器了。除了大家熟知的Power View之外，其实它还隐藏着一些简单而强大的功能，详见以下教程：
P.S：教程中提及的链接都放在了文末，烦请移步，谢谢！
【1】office store：Store
【2】Create infographics & online charts
【3】Power Map Preview for Excel 2013
以上内容均节选/改编自：和阿文一起学信息图表
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