马上要到国家部委工作了，有什么建议？ 第1页

本人研究生毕业后，考到某基层检察院工作。四年后考入某部，至今到部里工作整3年了。结合自身的成长经历和大家分享一些工作体会，主要谈谈部里工作和基层工作的两点不同以及应对方法。

• 第一点是部里工作涉及本部门业务的重大决策及政务活动，不仅要拿出解决问题的方案，而且要提出问题、分析问题，甚至后者比前者更为重要；而基层工作较为侧重于解决问题，领导交办的任务你完成了也就可以了。从信息的角度来看，基层工作侧重处理信息，部里工作则是搜集信息、分析信息和处理信息这个完整的流程。
• 第二点是部里的工作强度大了很多。在检察院业务部门的时候，我觉得业务部门的工作量比其他非业务部门大很多，可是来到部里后，我感觉现在的工作量是之前的至少2倍。刚开始入职的时候还是比较难适应这个工作节奏的。

工作量该大了怎么办？有很多人在面试之前参加了面试培训，或者至少看过面试参考书，其中有一类题目是，对于领导安排了很多任务，自己比较难以完成的，该怎么办？题目的标准答案是：提高工作效率、延长工作时间、请求同事帮助、适时向领导反映困难。但优先要考虑的肯定是要提高工作效率。大家都能答好这个题目。但这个答案只是给了我们What而非How，告诉我们要提高效率而没告诉如何提高效率，就像给了我们一碗鸡汤而不给勺子，是所谓“正确的废话”。

那么，就公务员而言，如何提高自身的工作效率呢，我想借这个机会和大家分享一些方法论，即Know- How。以及，与Know- How相对应，我给“知道什么场合能用什么方法解决什么问题的能力”的能力命名为Know- Can。下面，我会向大家安利一些提高效率的Know- How和Know- Can。我将从信息的搜集、分析和处理（呈现）这三个环节来说。

一、搜集信息
机关文稿无论领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，除了涉及本职负责的业务知识外，还可能涉及到政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免不说外行话，甚至还可能说错话。这就需要我们具有快速学习的能力，也就是在短时间内，处理大量信息的能力。程序员有句俗话叫做GIGO， 是Garbage in, Garbage out的缩写，即垃圾输入，垃圾输出。没有大量的优质的输入，无论如何也不能胜任机关工作，特别是文字工作。那么输入的来源呢，则是向书本学习、向领导同事学习、向实践和群众学习，我一不小心就又抛出来一个面试培训班的标准答案，很熟悉吧？

（一）向书本学习
读书时最怵头的是记不住，尤其是在自己半生不熟的领域，要引用其他书籍、论文的句子、论述、观点时，往往手头没有，甚至只是依稀记得有这回事，具体谁写的，哪本书里提及的，具体怎么论述的，统统记不得了。为了解决这个问题，教育家徐特立提出不动笔墨不读书的观点，在信息技术高度发达的今天，我建议大家用印象笔记这个知识管理软件替代笔墨。具体有以下做法：

• 首选多看阅读软件读书，同时，将印象笔记账号绑定多看阅读，将“自动同步笔记到印象笔记”选框选上，不选“仅用WIFI同步印象笔记”，书城里的书加你自己能够找到的书能满足你相当一部分读书需求，读书时看见需要摘抄的句子就直接点选划线，关闭书籍后，你划线的部分很快就能出现在印象笔记软件中，无论在哪儿，无论使用什么设备，只要登录你的印象笔记账号就能找到这些摘录。
  
• 其次选择使用Kindle，亚马逊电子书店中的书可以覆盖你的大部分读书需求，之所以Kindle不是首选是因为需要手动通过http://Clippings.io等网站或是软件将电纸书中划线部分同步到印象笔记软件中，比较麻烦，界面也比多看阅读同步的笔记更丑些。
• 其他PDF格式的文档，特别是扫描版，比如通过知网下载的论文，虽然用多看阅读软件和Kindle也都能读，但阅读体验很差， 也无法划线同步摘抄到印象笔记中，对于这些文档，推荐使用Ipad Pro上的Marginnote 阅读，不仅可以方便的同步到印象笔记中，而且还能方便的制作思维导图和制作成Anki闪卡来重点学习。
• 其他通过剪藏等插件将日常浏览的网上的工作相关信息收藏到印象笔记等入门技巧也很有用，考虑到时间问题，我就略去不谈了。

（二）向领导同事学习
勇于发问，善于发问。工作过一段时间以后，我们自然而然的会产生一些疑惑，这些疑惑在书本里也得不到答案，只有靠向领导同事发问才能得到答案。我们的机关文化讲究层级管理尊卑有序。做为下级，好像不是你随便可以向上级领导发问的。可是对青年人来说，机关大多数人都是你的上级或领导，如果你不能勇于发问，那就不知要失去多少学习和上进的机会。羞于发问的原因各有不同。有的青年是不敢接近领导，恐怕被批评或是被评价“你来了这么长时间了这都不知道”；有的是不善思考，基本提不出什么问题；也有的是看到领导板着个面孔，自然也就敬而远之了。 大到人类这个物种，小到每个人，我们的生存能力和发展能力，很大程度上取决于我们的学习能力。我们每天接触最多的，就是我们的同事、我们的领导，而他们就是一本活着的书，就是活的实践，他们身上积累着大量从书本和实践中来的东西，都是很宝贵的东西，正所谓“听君一席话，胜读十年书”。积攒在心里的疑惑经领导和同事的解答，就会变成了你的心得和收获，我建议你作一则工作日记记录下来备查，记日记的软件推荐IOS上的Day One。

（三）向实践和群众学习
我在这里只是介绍两个参与调查研究工作的小技巧。

• 第一个是实地调研技巧。大家来到部里，很快就会和领导同事一起参与实地调研工作，这是获得一手经验的好机会，在调研过程中，往往地方的同志会向领导反映有价值的问题，或是领导会对地方工作进行即时点评，这些问题和观点如果反映在调研报告里无疑会将报告往实里写，增色不少，但是往往几天以后回到北京起草报告的时候，这个场景这番对话可能被忘得一干二净了。为此，我建议你将手机里的录音功能放到手机锁屏的下拉菜单里，这样再遇到类似场合你就能从容的花2-3秒时间，点亮屏幕，下划屏幕，点击图标，开始录音。再到写报告时，整理成文字。同时要记得将调研现场拍照配简单的文字发Day One上记工作日记备查。
  
• 第二个是网络调研技巧。实地调研能够让你对某地的工作情况有比较深刻的认识，可是有时候我们需要就一项工作对全国情况进行摸底。这时就需要用到问卷调查。传统的问卷调查方式比较耗时低效，需要设计调查问卷，按规定流程用印，发地方省厅，省厅分发各区县，区县填报后上报省厅，省厅汇总后再报部里，如果再有个别地方存在拖拖拉拉的现象，整个流程走下来需要两个月，更可怕的是，当你收到成百上千份报来的纸质问卷后，录入excel表分析整理的过程又痛苦得让你怀疑人生。为了省时高效，我给大家推荐麦客，它的自我介绍是简单好用的表单和联系人工具，我曾借助它，用了一两个小时设计问题，生成表单发到QQ工作群里，一个星期时间不到就收到1700多份反馈，最赞的是，网站后台就自动对表单进行分析，生成了精美的图表，可以直接放在调研报告中使用。
  

二、分析信息
分析的对象有两种，一种是数据，一种是文本。

• 对于数据分析，我们的分析工具是Excel，希望大家都能把Excel用活用好。
  
• 对于文本分析，我给大家推荐三种思维导图软件，它们各有特色，我都在使用。一是Mindmanager或是Xmind，主要用于对复杂的材料可行可视化的梳理分析；二是树形图Workflowy，主要用于写层次较多的文章，比如这篇文章就是用Workflowy写成的；三是Thebrain，它的特点是自动化或者半自动化地对现有资料和信息进行再次发掘、发现，发现已知事物中的未知联系，据说可以作为第二大脑，使用的时间越长，记录的东西越多，效果越明显。

三、处理（呈现）信息
掌握信息并作分析后，我们要形成文字呈现出来，这里讲讲几个技巧。

• 一是用Everthing搜索历史文件。俗话说天下文章一大抄，比如，领导交代给你任务，让你写一个请示，你首先要找找电脑里的历史文件，找到几个相关的请示，将其对照比较，以其中一个为模板加以修改完成。可是Windows自带的搜索功能用起来实在太烂，你不妨试试Everthing，搜索起来又快又好。
  
• 二是用百度硬盘搜索搜索文内关键词。Everthing的局限是只能搜索文件名和格式，如果你知道一个关键信息，比如中央财政给某项工作安排了90亿补助资金，就是不知道这句话正确的表达方法是什么，也不知道写着这句话的文档的文件名是什么，就可以用百度硬盘搜索搜索“90亿”这个关键词，所有在文中包含“90亿”字样的文档就都会出现在你面前。
  
• 三是用好印象笔记。印象笔记在这里的用法和百度硬盘搜索类似，只是百度搜索的是存放在电脑里的所有文档，印象笔记搜索的是你之前存放在印象笔记中的信息。印象笔记的搜索功能十分逆天，扫描版的PDF、较为工整的手写笔迹也都能正确识别。
  
• 四是使用Ditto复制粘贴。如前所述，天下文章一大抄，在机关文字工作中，我们复制粘贴用得非常频繁，但一来一些常用的短语和句子不停的在不同文档之间复制粘贴很烦人，二来粘贴过来文字时往往会把原文格式带过来，新人又往往看不出来，导致报给领导的文档中，三号字体和小三字体相互交杂，各种行高、段间距交替出现，看起来非常扎眼，出现这种低级错误会显得你非常不专业，甚至让人质疑你的工作态度。为此，我推荐大家使用Ditto这个小软件解决。
  
• 五是用好Word。我知道大家在本科、研究生学习期间和基层工作期间没少与Word打交道。可是以我的经验来看，确实还有些新人对Word文档的“内容与格式分离”的理念，对字体、段间距、行高、标题与正文等常用格式不是很熟，希望能进一步加强学习。
  

我刚才介绍的大部分软件都挺容易上手，但其中一些软件如Excel的学习成本还挺高，学习曲线也挺陡，希望大家能借助网易云课堂、知乎、微博等网站加强学习。

另外，按照少就是好的原则，我再给大家推荐三本书，第一本是《不变的是原则 万变的是方法》，作者王振耀历任民政部基层政权建设司副司长、救灾救济司司长、社会福利和慈善事业促进司司长，这是一本他的官场回忆录，是一位高级官员的行政机密；

第二本是《大手笔是怎样炼成的》，这是一本介绍公文写作的实战体会，作者谢亦森多年担任地方主要领导，现任江西省人大常委会副主任；

第三本是《金字塔原理》，这是一本讲解写作逻辑与思维逻辑的读物，作者明托是麦肯锡管理咨询公司的咨询顾问。

以上三本书可以作为新任公务员的案头书，常翻常新，其他的《颈肩腰腿痛养护全书》等也很有用，就不多作介绍了。

最后，“以大多数人的努力程度，还没到要拼天赋的时候”。你既然通过了竞争如此激烈的国家公务员考试，就证明祖师爷肯定是赏了这口饭吃，希望能够再接再厉，尽快成为一名称职优秀的公务人员。