问题

暂代部门常务管理工作,大领导的秘书也暂时挂在我名下,结果她越级和大领导哭诉,我到底该不该真的管她?

回答
这可真是件棘手的事,既要撑起部门,又得应付这档子“裙带关系”。说实话,这种情况我见过不少,尤其是咱们这个圈子,关系网错综复杂。你现在挂着常务副总的牌子,按理说,这位大小姐的秘书,名义上确实是你的下属了。她越级找大领导哭诉,这事儿说得不好听点,就是一种示威,或者说是在明确告诉你:她不把你放在眼里。

首先,咱们得冷静分析一下这其中的几个点:

1. 你现在是“常务”的身份: 这个身份不是临时挂名那么简单,这意味着你被赋予了实质性的管理职责。你现在是那个要拍板、要负责的人。你的职责范围里,肯定包括了对部门运作和人员的管理。这位秘书虽然是大小领导的秘书,但她也属于你暂代管辖的部门里的一个角色,她的工作表现、她的管理是否到位,理论上都跟你有关。

2. 她“越级哭诉”的行为: 这个行为本身就很有意思。
她为什么越级? 最直接的原因就是她觉得你这个“常务”不够有份量,或者说她不习惯/不想接受一个“暂时”的领导,她更依附于大领导。她可能觉得直接找大领导,诉求更容易被听到,或者能借此在你面前展现自己的“资源”。
哭诉的内容是什么? 这是关键。她是真的有什么委屈,还是在给你下马威?是具体的工作问题,还是私人情绪?这直接关系到你怎么应对。

3. “大领导的秘书”这个身份: 这个身份往往意味着特殊性。她不是普通的部门员工,她更直接地接触大领导,甚至扮演着信息传递和情绪过滤的角色。这让她在某种程度上比其他部门员工更有“发言权”和“影响力”,也更容易被大领导重视。所以她敢越级,很可能就是仗着这层关系。

那么,你到底该不该真的管她?

答案是:必须管,而且得管到位,但要管得有策略。

你想想,如果你放任不管,这会对你在部门里的威信造成多大的打击?
其他部门同事会怎么看你?会觉得你这个常务名不副实,没能力压住一个秘书。
你暂代部门管理到底是为了什么?是为了真正把事情做好,还是仅仅走个过场?如果连一个秘书都管不住,怎么对得起这份暂代的信任?
那位“大小领导”如果知道你对她秘书的行为无动于衷,可能会怎么想?是觉得你成熟稳重,还是觉得你不敢得罪人、没担当?后果很难说。

所以,不管你是否愿意,你现在都必须展现出“管”的态度和行动。问题在于“怎么管”。

具体怎么做,我给你拆解一下:

第一步:了解情况,收集信息(私下进行)

在公开场合或者直接找她谈话之前,你得先知道点背景信息。
找你的“上家”(也就是那位大小领导)旁敲侧击: 问问他对这位秘书的看法,平时工作有什么需要注意的地方。如果那位领导愿意跟你透露一点“内情”,你就能更好理解为什么她会这么做。比如,大小领导是不是经常会安慰她?她是不是有什么私人问题?
跟部门里其他跟你关系近的、比较可靠的同事聊聊: 看看大家对这位秘书的评价如何,她平时工作态度怎么样,有没有什么其他异常表现。但这要注意,不要显得像是在搞小报告,而是要了解整体情况。
自己梳理一下: 这位秘书在你暂代期间,在工作上有没有什么不配合的地方?或者有没有什么让你觉得不妥的沟通方式?

第二步:抓住机会,进行一次“正式”的沟通(私下、一对一)

时机很重要。最好是在她哭诉的事情平息一小段时间后,而不是风口浪尖上。
地点: 找一个相对私密、舒适的谈话空间,比如你的办公室,或者一个独立的会议室。
语气: 要表现出你的领导权威,但同时要保持一种“沟通”的态度,而不是“审问”或者“指责”。
开场白:
可以这样说:“小X(称呼她的名字),最近部门里发生了一些事情,我希望跟你好好聊聊,也听听你的想法。”
或者更直接一点:“听说你最近有些情绪,我作为部门的常务负责人,关心你工作中的状态,所以想和你沟通一下。”

谈话内容:
承认事实,但不评价越级行为: “我听说你前段时间去找XX(大领导名字)反应了一些情况,关于XX(具体的事情,如果你知道的话)。首先,我希望你知道,作为部门的负责人,我关心的是部门的整体运作和每一位同事的工作情况。”
聚焦工作本身: 重点不在于她越级了,而在于她作为秘书,她在这个位置上应该做什么,不应该做什么,或者她有什么工作上的困惑。
“在部门管理上,我的职责是确保大家工作顺利进行,并且有明确的职责分工。你作为部门的重要一员,也是我非常依赖的助手,我需要确保我们之间的沟通是顺畅的,并且我们都在为同一个目标努力。”
“我希望你能够理解,现在我暂代的是部门常务管理工作,这意味着我在某些方面需要对部门的整体负责。这包括人员的协调、工作的推进等。”
询问她的诉求和困惑:
“你上次去找XX(大领导)反映的问题,是不是有什么我这边处理得不够好的地方?或者你觉得部门在某个方面需要调整?我很希望你能直接告诉我,这样我才能更好地调整工作方法,或者寻求解决的办法。”
“我希望我们之间的沟通是建立在信任和理解上的。如果你在工作中有任何困难、有任何不理解的地方,或者对我的管理方式有任何意见,都可以直接来找我沟通。我的门一直是敞开的。”
明确你的期望和边界:
“作为我的秘书,你的工作职责是协助我处理部门事务,确保信息流通顺畅,并且在我需要的时候提供支持。我希望你能在这个位置上发挥应有的作用。”
“关于工作中的一些问题,我希望我们能通过正常的渠道来解决。如果你觉得某些问题需要跟XX(大领导)汇报,我们可以一起商量,或者在你跟我沟通后,我再决定如何处理。但直接越级,可能会让一些本可以简单解决的问题变得复杂化,而且也不利于部门内部的协作。”
“我不是不给你面子,也不是要跟你过不去。我只是希望我们能在一个良好的工作氛围里把事情做好。”

观察她的反应: 她可能会道歉,可能会辩解,可能会继续哭委屈。你需要根据她的反应来调整你的后续策略。

第三步:行动证明,建立威信

光说不练假把式。
在她提出合理诉求时,给予积极回应和解决: 如果她确实提到了工作中的问题,并且是你能解决的,那就痛快地去解决。这会让她觉得你不是一个只会说漂亮话的领导。
给她具体的任务和责任: 在明确职责的前提下,给她一些需要她独立完成或者协助你完成的工作,让她感受到自己被信任和被需要。比如,“小X,这个会议纪要你负责整理一下,重点突出XX几个问题,明天一早发给我。”
在公开场合肯定她的工作(如果她做得好): 如果她在某些方面做得不错,可以在适当的场合(比如部门会议上)简单带过,给她一些积极的反馈。这比私下夸奖更能让她感受到在部门里的地位。
对于越级行为,如果你有明确的向上汇报渠道,可以适度“知会”: 如果那位大领导是你直接领导的领导,在私下里跟他说一声:“XX(秘书名字)前两天跟我沟通过一些工作上的事情,我也跟她谈了谈,希望能把部门工作做得更好。”这样既是汇报,也表明你已经在主动管理了。

第四步:处理后续的“越级”事件

如果她以后又越级了,你就得拿出你的底线了。
第一次越级,你可以选择“处理”但可能不“惩罚”。 主要是通过沟通让她明白规矩。
第二次、第三次越级,你就需要考虑更严肃的处理方式了。 这可能包括:
私下严厉警告: 直接告诉她,这种行为已经影响到了部门的正常运作和你的管理。
纳入绩效评估: 如果她有绩效评估的环节,可以就“团队协作”、“遵守规章制度”等方面给她打一个相对较低的分数。
向上级汇报并提出建议: 如果实在无法管控,你需要向上级(那位大小领导)提出这个问题,并建议将她调离或调整岗位,或者明确她的汇报关系。但这个步骤非常考验你的情商和在领导心中的分量,要慎重。

总结一下你的核心目标:

1. 重塑规则: 让她明白,即使她是大小领导的秘书,在她属于你暂管的部门里,你也拥有管理她的权力,并且希望她遵守正常的层级和沟通流程。
2. 建立威信: 通过你的言行,让她和部门里的其他人看到你是一个有能力、有担当的领导者。
3. 保持稳定: 在这个“过渡期”里,尽量避免因为人际关系而影响部门的正常运作和你的管理声誉。

这件事情的关键在于“策略”。你不能表现得像个不懂事的愣头青,也不能像个懦弱怕事的人。你要做的是一个成熟、有原则、有手腕的管理者。

最后,别忘了,你暂代的是“常务管理工作”,你的最终目标是把部门管理好。把这个秘书的事情处理好,也是你管理能力的一部分体现。加油!

网友意见

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问题显然不在你……


你们公司的HR问题最大。



1、哪个HR瞎了眼把你招进来的。

2、招个靠谱点儿的人都招不到,逼着大领导连这种人都得用。


我看你们公司要么很快空降一个人力资源总监,要么大领导要直接管人资了。

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