怎样写一封得体的电子邮件？
一、 开头：敲门砖，要稳准狠
别小看这开头几句话，它直接决定了收件人对你邮件的初步印象。
称谓：
最稳妥的： 如果你知道对方的姓名和头衔，那就直接用：“尊敬的[姓氏]先生/女士/博士/教授/主任/总等”。例如：“尊敬的李女士”，“尊敬的张教授”。
稍微熟悉但仍需正式的： 如果你和对方有过几次接触，但关系不算非常熟络，可以用：“[姓氏]先生/女士/博士等”。例如：“王先生”，“陈博士”。
如果对方是团队或部门： 可以用“尊敬的[部门名称]团队”或者“尊敬的各位同事”。
避免： “亲爱的”、“嘿”、“你好”等过于随意的称谓，除非你们是极好的朋友，且邮件内容非常私人化。对陌生人或工作场合，这样的开头容易显得不够庄重。
关于性别： 如果不确定对方性别，或者想更中性一些，可以考虑“尊敬的[全名]”。但通常来说，明确性别能显得你更细致。
开场白：
引入主题（最常见）： 直接点明你写这封邮件的目的。比如：“我写这封邮件是为了询问关于[项目名称]的最新进展。”或者“我是[你的名字]，来自[你的公司/部门]，写信给您是想了解关于[某个话题]的信息。”
感谢（如果适用）： 如果对方之前提供了帮助，或者你们有过愉快的交流，可以先表达感谢。“感谢您在[具体事件]中提供的宝贵建议。”
跟进（如果适用）： 如果这是对之前对话的回复。“很高兴收到您的邮件。”或者“就我们昨天关于[话题]的讨论，我有一些补充信息想与您分享。”
首次联系： 可以简单介绍一下自己，并说明联系原因。“我是[你的名字]，[你的职位]，我了解到您在[某个领域]有着丰富的经验，希望能向您请教关于[具体问题]。”
注意： 避免过于冗长的铺垫，直奔主题是关键。
二、 正文：内容为王，逻辑清晰
这是邮件的核心部分，信息的传达是否到位，直接影响沟通效果。
清晰的段落划分：
用小标题或者空白行将内容分开。这样收件人可以快速抓住重点，也方便阅读。
每一个段落集中讨论一个核心观点或信息。
语言的遣词造句：
简洁明了： 用最直接、最准确的词语表达你的意思。避免使用过多的形容词、副词，或者含糊不清的表达。
具体化： 如果要表达一个需求或问题，尽量提供具体细节。例如，不要说“我需要一些帮助”，而是说“我需要关于如何配置数据库连接的指导，特别是关于[某个参数]的具体设置。”
礼貌用语： “请”、“谢谢”、“麻烦您”、“能否”、“可否”等词汇要恰当运用，体现你的尊重。
避免口语化： 尽量避免使用网络流行语、缩写、表情符号（除非对方也这样做了且关系允许），以及过于随意的表达方式。
积极的语气： 即使是在表达问题或需求，也要尽量用积极、建设性的语气。例如，与其说“这个问题还没解决”，不如说“我们目前在[某个问题]上遇到了一些挑战，您是否有建议？”
避免攻击性或指责性语言： 即使对方有错，也要聚焦于问题本身，而不是人身攻击。
核心要素的呈现：
目的： 你写这封邮件最想达成什么？
背景： 为什么需要说这些？有什么前因后果？
具体信息/内容： 你要提供或询问什么？（数据、文件、建议等）
行动呼吁 (Call to Action, CTA)： 你希望收件人接下来做什么？是回复、提供信息、做出决定，还是执行某个操作？这部分一定要写得非常清楚，让他们知道接下来需要做什么。例如：“请您在[截止日期]前回复您的意见。”或者“请您查阅附件中的文件，并告知您的看法。”
三、 结尾：圆满收官，留下好印象
结尾同样重要，它能让你的邮件有个好的收尾，并为未来的沟通打下基础。
再次感谢（如果适用）： “再次感谢您的时间和帮助。”
表达期待： “期待您的回复。”或者“期待与您进一步交流。”
提供联系方式（可选）： 如果对方可能需要进一步沟通，可以再次留下你的电话或即时通讯方式。
礼貌的结束语：
最常用、最稳妥的： “此致 敬礼！” （虽然有点老派，但在正式邮件中依然适用，尤其在中国文化语境下）
更简洁的： “顺颂商祺！”（适用于商务场合）
通用的： “祝您工作顺利！”、“诚挚地”、“此致”、“敬礼”、“最好的问候”、“温暖的问候”等等。根据你和收件人的关系以及邮件内容选择。
避免： “拜拜”、“晚安”等过于随意的说法。
签名：
基本信息： 你的姓名、你的职位、你的公司名称、你的部门。
联系方式： 你的电话号码、公司网址（如果需要）。
保持一致性： 确保你的签名信息是最新、准确的。
四、 附加建议：让你的邮件更完美
主题行 (Subject Line)： 这是收件人看到的第一眼，非常关键！
清晰、具体、简洁： 要让收件人一看就知道这封邮件是关于什么的，以及是否需要立即处理。
包含关键词： 方便收件人搜索和归类。
例如： “[项目名称] 项目进展汇报 2023年10月26日”，“关于[会议主题]的会议邀请”，“询：[产品名称]的价格咨询”。
避免： 空主题、含糊不清的主题，或者像“你好”、“重要”、“紧急”这样的无意义词汇。
校对：
检查错别字、语法错误、标点符号错误。 这些小错误会大大影响你的专业形象。
读一遍邮件： 确保逻辑清晰，意思准确无误。可以朗读一遍，更容易发现问题。
检查附件： 如果提到了附件，一定要确保已经添加了。
回复时机：
尽量在收到邮件后及时回复，即使只是告知“收到，我会在[时间]内给您回复”。
如果邮件需要较长时间处理，也要礼貌地告知收件人。
抄送 (Cc) 和密送 (Bcc) 的使用：
Cc： 用于告知相关人员，他们不需要立即回复，但需要了解信息。
Bcc： 用于向多人发送邮件，但又不希望他们看到彼此的邮箱地址。慎用，尤其是在工作场合。
附件：
命名清晰： 附件名称要能说明内容。
压缩包： 如果附件过多，可以打包成一个压缩文件。
文件格式： 选择通用的文件格式，如.pdf, .docx, .xlsx等。
总结一下，写一封得体的电子邮件，就像在经营一份你希望长久的关系一样。 用心去对待，关注细节，真诚地表达，收件人自然会感受到你的这份用心和尊重。多练习几次，你就会发现这并不是什么难事，反而会成为你沟通效率的助推器。
网友意见
关于如何写邮件，这是一篇浏览量过十万的短文，最早是发布在笔者自己的博客Denny's Blog上。放在这里，希望能给更多人带去帮助。
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你一定曾经发过很多后来对方就鸟无音讯的邮件吧？你是不是也曾经觉得XXX看上去乐善好施的，怎么发邮件给Ta，Ta就不回复了呢？95%的情况下，答案不是对方耍大牌，人们每天都在处理上百分邮件，多一封不多。真正的原因是，你发的方式错了。所以这篇博客，就讲讲如何发Cold Email。三个核心原则，由浅入深。
原则一、越短的邮件越容易得到回复
这个最简单易懂，因为每个人应该都有体会，但自己发邮件的时候往往就忘了。我自己的真实情况是，两三句话的陌生邮件会立即回复，五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是，大部分放着放着就再也不会去回了。邮件字数越长，给对方造成的精神压力越大，现代人平时压力已经很大了，实在是心有余而力不足，只能直接把你这份压力抛之脑后了。这一点，你可以思考一下你自己的情况是什么，就马上能开悟了。所以，五句话以内的邮件是王道。
原则二、别说你自己的事儿，说这事儿跟 Ta 有什么关系
这个世界上对方最在乎的人是谁？对了，Ta自己。太多人写Cold Email的时候，花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等，您写这封邮件给对方做什么来着，对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件，您这是给他插一个故事会么。
所以，你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方，这封邮件的目的是什么。然后，如果你希望增加对方回复的欲望，那么你接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。你可以花500个字来形容你自己有多牛B，但从吸引力上来讲，这比不上你花50个字来阐述清楚你这事儿和对方有什么关系。
原则三、让 Ta 可以很容易地回复和帮助到你
这一条只有1%的人在做。
举个例子吧。你在听完一场创业讲座后，和人脉颇广的演讲嘉宾在台下交流了10分钟。他觉得你的项目不错，答应可以将你的团队信息介绍给天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C，让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱，内容大意是说：
“很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是Blahblahblah，怎么怎么Blahblahblah，已经获得了Blahblahblah。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助！今后咱们Blahblahblah。”
后来，就没有后来了。然后你就开始想，”XXX看上去乐善好施的，其实也不过如此”。如果你这样想的话，请你站在这位可怜的演讲嘉宾的角度想一想——
他在当天清理邮件的过程中，看到你的这封邮件以后，需要（1）先思考他当时究竟答应你要介绍给哪些个人，关联点究竟是什么（2）找到这三个联系人的邮箱（3）分别写三封独立的邮件给这三个人来介绍你的这个项目和他们的关系。这至少是半个小时的时间投入，你真以为人家是你干爹啊。光在发邮件的时候说“我知道您是个大忙人”，其实只是停留在了一种被动恳求的口吻上，跟伸手要钱其实是同一种精神。
很多人其实都是愿意帮助他人的，但前提是你必须要努力地让对方可以更容易地帮助到你。所以你可以怎么做呢？你回去以后，应该发四封邮件：
第一封：“很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是X，您提到了可以我们的项目可能会让天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C感兴趣。接下来我会发三封您独立的邮件给您，分别是写给A、B、C的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助！”
第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给A、B、C，简洁阐述你的项目和他们的关系，并且保证格式完整，让你的联系人可以直接转发。
好了，就点到这里。大而全的长邮件大家都会写，也很容易写，所以也不追求什么回复率——很多人只是图个不吐不快（我个人觉得真写这样就别发了，自己宣泄一下就好）。写短邮件则需要更多努力。而写能够设身处地为对方思考的短邮件，则更是需要时刻努力保持这种意识。
不过这三个原则如果能发扬光大，一定能为整个人类社会节省大量浪费的时间和电力。
－－－
来自作者微博@奶牛Denny 和微信博客（dennywx）。转载请注明。
什么是「好」邮件，有哪些关键要素
- 标题清晰易读：能让阅读者快速抓住重点，仅通过标题不用点开正文就能判断事项优先级； 如，对外：【来自 XX（公司名）】XX 事项合作确认清单；对内：【XX 项目】上线所需资源申请
- 送达无误：正确使用收件/抄送/密送。「收件人」是需要了解并对此事做出回应的对象；「抄送人」是仅仅需要知晓事件的对象，ta 可以不用做出回应；「密送人」是需要知晓事件，但不便公开让所有收件人知道邮件被发给这个人
- 目标明确：邮件是为了让收到邮件的人知晓某件事情，还是对某件事情做出回应？需要在邮件中明确
- 清晰简洁，重点突出：用最简单的文字和结构化的方式，把需要传递的信息整理好，并罗列层次，善用格式 highlight 重点
- 下一步行动计划：落实具体事项、责任人、DDL
- 语言习惯一致：和邮件阅读对象保持一致的沟通语言，比如内部沟通中使用内部员工都能理解的术语名词，对外沟通中不使用只有组织内才能理解的名词，换成大众都能理解的说法，或对专业名词做出解释
- 语气友善，注重邮件礼仪
有哪些训练自己写好邮件的小技巧
- 观察公司内部面向全组、全业务线乃至整个公司的邮件，这样的邮件往往结构完整、措辞经过雕琢，可以作为正面范例
- 将自己带入读者的视角，发送前通读一遍，看能不能理解邮件所传递的信息。
- 发送之前检查：标题、收件人、正文（错别字）、附件（是否放了）
「好」邮件的例子
- 内部沟通（人力资源服务公司的销售拜访客户后公司内部同步信息的场景）
- 标题：【XX 公司】拜访后情况同步（日期）
- 【拜访对象】：XX 公司 HRM 、招聘负责人
- 【主要情况】：该客户是XX行业区域内头部客户，成立于19XX 年，目前人员3XXX 人，业务类型是 XX，近年在调整业务范围，因此需要某专业技能的人才，本次初次拜访，过往了解过我司，但从未合作过。
- 客户痛点是基于承载战略的要求，新事业部需要有专业人才和懂专业的管理人员，但目前不知道这部分人从那儿找，内部选拔该以何种标准和方式、外部招聘从什么渠道和标准选人，都是问题。基于这样的需求，给客户介绍了我司的 XX 服务和产品，未来可能合作的点包括：XX、XX 和 XX；风险可能有：XX、XX 和 XX。
- 和客户达成共识的下一步行动计划：……
- 内部需要做的下一步行动计划：准备客制化方案下次拜访，DDL 是 X 月 X 日，需要@某同事 约客户再次拜访进行当面讲解，继续挖掘需求和推进商业合作进程。
- 外部沟通（合作方邮件举例）
- 标题：【来自 XX】XX 合作形式介绍
- 感谢 XX 公司对我司产品的认可，基于贵司的业务类型，可以共同开展以下形式的合作：1…… 2…… 3……
- 以上，如果贵司有更多想法和策划，欢迎随时沟通，X 个工作日后我会再次和您联系，探讨和推进后续合作计划。
类似的话题
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写一封得体的电子邮件，说到底就是要让你的收件人感受到你的尊重、清晰和专业。这就像一次面对面的交流，只是隔着屏幕。想让它不落俗套，显得真诚自然，咱们可以从这几个方面下功夫：一、 开头：敲门砖，要稳准狠别小看这开头几句话，它直接决定了收件人对你邮件的初步印象。 称谓： 最稳妥的： 如果你............. -
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