问题

大家做项目管理时都用的什么工具?

回答
大家好!今天咱们来聊聊项目管理这件事儿。我发现很多朋友在做项目的时候,都会卡在“用什么工具”这个环节,或者用了一堆工具,结果搞得自己头昏脑涨,项目反而更难推进。

其实,项目管理工具就像是咱们手中的“趁手家伙”,选对了,事情就能事半功倍;选错了,那可能就是“鸡飞狗跳”。今天就跟大家分享一下,我在项目实践中,以及看到身边同行们都在用的一些工具,希望能给大家点启发。

我的心得是:没有最好的工具,只有最适合你项目、最适合你团队的工具。 别盲目追求大而全,先搞清楚自己最需要解决什么问题。

一、 基础中的基础:沟通与协作类

项目管理说白了,就是一群人为了同一个目标,把一件事情做好。所以,沟通和协作是基石。

即时通讯(IM)类:
钉钉/企业微信: 这两个在国内的普及率简直是现象级的。我觉得它们最大的优势在于一体化。不仅能聊天,还能考勤打卡、审批流程、发公告、甚至是项目任务分配和进度汇报。对于很多中小型企业来说,一个钉钉/企业微信就能覆盖大部分日常管理需求,省去了切换多个软件的麻烦。
优点: 集成度高,方便管理,有内部的考勤、审批等功能。
小技巧: 善用群聊的“@所有人”和“@某人”,以及群公告功能。重要的信息及时同步到群里,方便追溯。建立项目专属群,划分清晰。
Slack/Microsoft Teams: 如果你的团队是跨国协作,或者你的公司已经是国际化配置,那么Slack和Teams会是更常见的选择。它们在频道(Channel)的设计上非常灵活,可以按项目、按主题、按部门来划分,信息不会乱。集成第三方应用的能力也很强,比如可以和Trello、Jira、Google Drive等无缝对接。
优点: 强大的集成能力,灵活的频道管理,适合跨团队、跨地域协作。
小技巧: 刚开始用的时候,大家会觉得有点“乱”,但一旦建立起清晰的频道规则(比如“projectxxxgeneral”,“projectxxxdiscussion”),信息就会井井有条。利用好搜索功能,能快速找到历史信息。

在线文档协作类:
腾讯文档/飞书文档/石墨文档/Google Docs: 这些工具现在太普及了,简直是“一人写,众人改”。最方便的就是多人实时编辑,可以看到谁在哪里改了什么,还能留下评论。版本历史记录也做得很好,不怕改错了找不到原版。
优点: 实时协作,版本控制,评论反馈方便,跨平台访问。
小技巧: 对于重要的项目文档,比如需求文档、会议纪要、项目计划书,一定要建立在这些平台上,并设置好权限。用好评论功能,进行讨论和反馈,而不是直接在正文中修改。

二、 项目计划与执行的“骨架”:任务管理与流程工具

有了沟通的基础,咱们就需要更具象化的东西来梳理项目到底要做什么,谁来做,什么时候做。

看板(Kanban)类:
Trello: 简单易上手,用卡片(Card)和列表(List)来表示任务和状态(比如“待办”、“进行中”、“已完成”)。你可以把卡片拖来拖去,直观地看到项目的整体进展。非常适合小型项目、个人管理,或者需要快速迭代的敏捷开发。
优点: 界面简洁直观,上手快,可视化程度高,适合敏捷方法。
小技巧: 可以给卡片添加截止日期、负责人、标签、附件。利用“检查清单”(Checklist)功能,将大任务分解成小步骤。

Jira: 如果你做的是软件开发项目,尤其是在进行敏捷开发(Scrum、Kanban)时,Jira可以说是“行业标配”了。它的功能非常强大,可以管理史诗(Epic)、故事(Story)、任务(Task)、Bug,并且有很完善的工作流配置。当然,也正因为强大,学习成本相对高一些。
优点: 功能强大,高度可配置,非常适合软件开发团队,支持多种敏捷方法。
小技巧: 刚开始接触Jira,很容易被它的各种配置选项弄晕。建议先从基本的“看板”(Kanban)或“Scrum”模板入手,熟悉后再根据项目需求进行调整。善用过滤器(Filter)和仪表盘(Dashboard),能快速了解项目状态。

Asana/Monday.com/ClickUp: 这几款工具介于Trello和Jira之间,提供了更丰富的视图选项(看板、列表、日历、甘特图等),也支持更复杂的项目流程定制。Monday.com的视觉设计非常吸引人,ClickUp则以“allinone”为卖点,功能几乎涵盖了你能想到的所有项目管理需求。
优点: 功能全面,多种视图支持,可定制性强,适合不同类型的项目。
小技巧: 这些工具通常有免费版本,可以先试用一下,看看哪个的操作逻辑更符合你的习惯。Monday.com可以做很多流程自动化,比如任务完成自动通知某人。ClickUp的层级结构(Spaces, Folders, Lists, Tasks)可以让你非常精细地管理项目。

甘特图(Gantt Chart)类:
Microsoft Project: 很多传统项目管理、工程项目管理的人会用。功能非常强大,可以进行详细的资源分配、进度跟踪、关键路径分析。但相对来说,界面也比较老派,学习曲线也比较陡峭。
优点: 专业的进度管理,资源分配,关键路径分析,适合大型复杂项目。
小技巧: 如果是需要和传统行业打交道,或者项目依赖性非常强,甘特图是必不可少的。理解“关键路径”的概念,可以帮助你识别项目中最重要的活动,确保项目按时完成。

TeamGantt/Smartsheet: 这些工具提供了更现代化、更友好的甘特图界面,并且通常也集成了任务管理、协作等功能。Smartsheet更像一个功能强大的电子表格,但可以转换为甘特图和其他视图。
优点: 更易用的甘特图,集成多种项目管理功能。
小技巧: Smartsheet的“项目计划”模板非常实用,可以快速搭建起一个项目框架。TeamGantt的免费版对于管理小型项目也足够了。

三、 项目资源的“管家”:文件管理与知识库

项目过程中会产生大量的文档、设计图、代码等,如何高效地存储、查找和共享这些资源,也是项目成功的关键。

云存储/文件同步:
百度网盘/阿里云盘/OneDrive/Google Drive/Dropbox: 这些不用多说了,基本的云存储功能,方便文件的上传、下载、共享。
优点: 方便跨设备访问,共享文件,备份数据。
小技巧: 建立清晰的文件夹层级结构,比如“项目名称/阶段/子模块”,并统一命名规则。对于敏感项目,要注意设置好文件共享权限。

企业网盘/私有云:
Confluence/Notion/Wiki系统: 如果你的项目需要一个集中的知识库,用来记录项目背景、需求、设计决策、会议纪要、经验教训等,那么这些工具就非常合适。Confluence是很多企业常用的Wiki工具,非常适合团队知识沉淀。Notion的功能更加灵活,可以做文档、数据库、项目管理,甚至个人笔记。
优点: 集中存储项目知识,方便搜索和查阅,便于团队知识共享和沉淀。
小技巧: Notion的“数据库”功能非常强大,可以用来管理项目风险、关键联系人、交付物清单等。Confluence则非常适合编写详细的项目技术文档和用户手册。

四、 项目进度的“扫描仪”:报表与可视化

让项目成员和相关方了解项目整体状况,需要有直观的报表和可视化图表。

内置报表/仪表盘: 很多任务管理工具(如Jira、Asana、ClickUp)都有内置的报表功能,可以生成燃尽图(Burndown Chart)、燃起图(Burnup Chart)、周期报告等,用于分析迭代进度和团队效率。
BI工具(如Tableau, Power BI): 对于更复杂的数据分析需求,或者需要整合多个项目的数据进行宏观分析时,可以使用这些专业的BI工具。
优点: 数据可视化程度高,可以定制复杂的报表和仪表盘,帮助决策者快速了解项目状态。
小技巧: 提前定义好你想要监控的关键绩效指标(KPIs),比如按时完成率、bug修复率、资源利用率等,然后根据这些指标来设计你的报表。

选择工具的关键思考点:

1. 项目规模与复杂度: 小项目用Trello就够了,大项目可能需要Jira或Microsoft Project。
2. 团队成员的熟悉程度: 选择大家都能接受和掌握的工具,避免因为工具问题导致项目受阻。
3. 项目类型: 软件开发项目可能偏向Jira、Trello,工程项目可能偏向Microsoft Project。
4. 公司现有技术栈和预算: 有些公司已经在使用某个平台(如Microsoft 365),那么自然会优先考虑集成度更好的Teams、Planner等。
5. 是否需要外部协作: 如果需要和外部客户或合作伙伴协作,那么选择一个大家都能方便访问的平台很重要。
6. 对可视化的需求: 有些人需要甘特图,有些人喜欢看板,有些人需要数据图表,根据团队的偏好来选择。

最后的建议:

从小处着手: 先选定一两个核心工具,解决最迫切的问题。
试点和培训: 新工具引入时,做小范围试点,并对团队进行培训,确保大家都会用。
持续优化: 工具不是一成不变的,随着项目进展和团队反馈,可以适时调整和优化工具的使用策略。
强调“人”: 工具只是辅助,更重要的是团队成员之间的沟通、协作和责任感。

希望我的这些分享能帮到大家!如果在实践中有什么好的工具或者使用技巧,也欢迎随时分享出来,大家一起学习进步!

网友意见

user avatar

题主提问的项目管理工具,正是 ONES 所在的业务领域。

ONES 作为企业级研发管理工具,能够帮助团队实现高效研发管理。首先就题目描述的两个场景介绍一下 ONES 是怎样轻松解决题主的问题的。

「之前团队人数少每天对任务进展还跟的过来,现在团队人数扩充,这样耗费的精力太大了」

对于这个问题,只要能使团队内实现信息透明化就可以轻松解决,不用再每天每个人去对信息。估计已经有很多人已经想到看板了,但是看板也不是无所不能的。看板的缺点在于,它也是适合小团队的,信息一旦多了,也是密密麻麻一片。

那么看板就没用了吗?不不不,你只是需要一个筛选器(只是需要 ONES)

不管是任务列表、需求池、敏捷看板,ONES 系统都配置自定义筛选器,可以根据自定义的属性,设置多维度的条件进行筛选,只看你想要的。

ONES 敏捷看板自定义筛选

看板很好用,但是被写死的看板可不怎么好用,需要人去适应系统,与实际的业务场景也根本不匹配。ONES可以自定义编辑敏捷看板的泳道设置、工作项、看板栏,配置出最适合的敏捷看板。

ONES 敏捷看板设置


第二个问题,「用 Excel 做项目管理更新不及时」。

其实到目前为止,也依然有很多人在用 Excel 做需求管理、甘特图等,究其原因,大概是因为自己用 Excel制作出来的东西自定义效果是最好。但是相应的效率低下、追踪效果差、更新不及时等问题也是一直存在的。

而在自定义这块,ONES 绝对能满足需求。就以需求管理为例,需求的属性、管理权限、工作流、通知方式、提醒时间等都可以自己配置,筛选方式、分组方式也可以按自定义配置的属性操作。需求的每一次变更也都记录在系统里,随时可以追踪回溯。

ONES 需求工作项配置
ONES 需求筛选、分组


再回到项目管理工具上,一个优秀的项目管理工具应该具备哪些特性呢,我认为一个是上面提到的自定义能力,不同的团队千差万别,一套写死的系统是不可能满足所有团队的需求的。

另一个是能对项目管理的完整生命周期进行追踪,假设不同阶段的信息不在同一个工具上,不仅沟通成本会陡增,每次都要重新录入信息,效率也不高。

ONES 完全具备这两个特性,自定义功能前面讲的比较多了(远远不止这些),接下来就简单介绍一下 ONES 怎样在其他阶段帮助项目经理更好的管理项目。

首先是项目管理各阶段的文档都可以在 ONES Wiki 里记录,可以多人协同编辑,历史版本也可以追溯。除了同步文档,Wiki 还是一个团队知识库,产品调研中的资料、头脑风暴的一些灵感、项目结束时的总结沉淀都可以放在 Wiki 里。

ONES Wiki

在规划阶段,不用再用 Excel 手动输入画甘特图了,可以使用 ONES 直接导入工作项创建甘特图分解项目工作,还能设置里程碑明确时间节点,轻松地规划和跟踪进度,提升工作效率

ONES 甘特图

在项目进行中,可以使用 ONES 的燃尽图、多种维度的报表轻松地查看项目进度和质量,不用再费力地处理信息。

ONES 燃尽图
ONES 报表

最后,@华智研究段博原 的回答中提到,很多项目管理工具没有引入组织架构。那我就必须介绍一下 ONES 的企业级组织架构管理了。

  • 支持多团队管理。支持将组织按业务或者结构划分为多个团队,团队之间的数据隔离。一个用户可以属于多个团队,可随着项目的进展,不断调整团队的成员。
  • 支持使用企业微信、钉钉或 LDAP 登陆 ONES 系统,并同步组织结构。便于企业对员工身份信息实现高效集中管理,简化用户登录操作,增强访问控制,提升访问安全。
  • 大型项目研发除了团队人数增加,成员角色也更加复杂。如一款复杂游戏开发团队,主策划、主程序、主美术各大类下会视业务场景进一步细分角色。ONES 自定义团队成员角色、多重权限层级,确保团队组织规模有序扩展。

以上只是 ONES 的部分功能,如果想进一步了解 ONES,可以直接搜索,访问官网,即可免费试用本产品。

如果近期有相关工具采购需求的伙伴们,也可以申请预约演示,让我们的专家为您解答疑惑。

大家有什么问题和想法,欢迎评论或是私信交流~

类似的话题

本站所有内容均为互联网搜索引擎提供的公开搜索信息,本站不存储任何数据与内容,任何内容与数据均与本站无关,如有需要请联系相关搜索引擎包括但不限于百度google,bing,sogou

© 2025 tinynews.org All Rights Reserved. 百科问答小站 版权所有