如何记工作笔记以提高工作效率？

工作笔记，这玩意儿可真是个宝藏，要是用好了，效率噌噌往上提，感觉自己就像拥有了超能力。但很多人觉得记笔记是件麻烦事，要么记了等于没记，要么记得乱七八糟找不着。今天就来唠唠，怎么把工作笔记这事儿给玩明白，让它真正成为你提高效率的利器。

一、为啥要记笔记？这可不是形式主义！

很多人觉得领导没要求，同事也没做，自己瞎折腾啥呢？错了！记工作笔记，根本不是为了应付谁，而是为了：

让你脑子更清醒：我们的大脑，尤其是面对各种信息轰炸的时候，很容易遗忘、混淆。笔记就是你的“第二大脑”，帮你把零散的信息整理成条理，让你知道什么该做，什么已经做了，什么还没开始。
让你不漏掉重要细节：会议上一个看似不经意的决定，客户随口提的需求，这些细节往往是项目成败的关键。记下来，你就能避免“哎呀，我怎么给忘了”的尴尬，也能让你的工作更靠谱。
让你进步看得见：回顾过去的笔记，你会发现自己解决过多少问题，学到过多少新技能。这不仅仅是记录，更是你个人成长的轨迹，能给你带来满满的成就感，也能帮助你反思哪里可以做得更好。
让你少走弯路，事半功倍：以前怎么解决过类似问题？这次有哪些经验教训可以吸取？笔记里都有答案。不用每次都从零开始，直接套用或借鉴，大大节省时间。
让你更自信，更专业：当你能清晰地回答问题，准确地复述细节，甚至还能给出之前处理类似问题的方案时，你的专业度和自信心自然就提升了。

二、笔记的核心是什么？“我能看懂且能找到”！

别以为笔记就是一股脑把所有听到的看到的都写下来。好的工作笔记，有两个最重要的原则：

1. 可读性（I can understand it）：只有你自己能看懂，这份笔记才算合格。意思明确，逻辑清晰，最好还能有一些你自己的理解和标记。
2. 可查找性（I can find it）：如果你花了半天时间也找不到你想要的信息，那笔记就是废纸。所以，分类、标签、搜索这些都得用起来。

三、怎么记？不同场景，不同方法

工作场景多种多样，记笔记的方法也要灵活变通。

1. 会议笔记：不是逐字稿，而是行动指南！

会议前：
明确会议目标和议程：如果会议有议程，提前打印或复制到你的笔记里，这样你就能知道这次会议要讨论什么，重点在哪里。
准备问题：针对议程，提前思考自己需要问什么问题，把问题写下来，到时候直接提。
会议中：
别逐字记录！没人需要你把领导或同事说的每一句话都写下来。你的任务是抓住核心内容、关键决策、负责人、截止日期。
使用结构化框架：
会议主题/名称：
日期/时间：
参会人员： (谁在，谁缺席，谁是关键决策者)
主要讨论内容/要点：（用简短的句子概括，关键词突出）
关键决策/结论：（什么事情拍板了）
行动项（Action Items）：这是最重要的部分！谁负责（Owner）、做什么（Task）、什么时候完成（Deadline）。用项目符号或表格列出，一目了然。
待办事项/需要跟进的事项：会议中提到但没有明确负责人或截止日期的事情，也需要记录下来，后续再明确。
遇到的问题/疑问：记录下不清楚的地方，或者需要进一步澄清的问题。
突出关键词：用加粗、下划线、颜色等方式突出重要信息，比如人名、日期、数字、关键指令。
留白：不要把纸或页面填满，留出一些空白，方便后续补充或添加自己的想法。
会议后：
整理并发出：尽快将整理好的会议纪要发送给参会人员，确认无误，尤其是行动项部分。这能确保大家信息同步，并且明确各自的责任。
添加到自己的待办事项清单：将会议纪要中的行动项，逐一添加到你个人的任务管理工具里，并设置提醒。

2. 日常工作笔记：细节决定成败，但要抓大放小！

任务管理：
“今日待办”清单：每天开始工作前，列出当天需要完成的任务。可以按照优先级排序（如：紧急且重要、重要但不紧急等）。
任务分解：对于复杂的任务，将其分解成更小的、可执行的步骤。完成一个小步骤，划掉一个，成就感十足，也能让你知道离目标有多近。
记录进度：简要记录每个任务的进展情况，比如“已联系XXX”、“数据已收集完毕”、“代码已初步完成”。
遇到问题的记录和解决方案：遇到技术难题、流程障碍，或者客户提出的新需求，及时记录下来，并尝试记录你的解决思路或已找到的解决方案。以后遇到类似问题，直接翻阅，效率翻倍。
学习与知识积累：
看到新的工具/方法：看到同事用了什么好用的软件，或者学到了什么新的工作技巧，及时记下它的名称、主要功能以及你觉得有用的地方。
阅读资料中的要点：看行业报告、专业文章、产品文档时，不要全盘复制，提取核心观点、数据、结论，并附上来源。
“灵感库”：记录下工作中的一些小想法、创意，即使现在看起来不成熟，也许未来某个时刻就能派上大用场。
沟通记录：
与客户/同事的沟通要点：无论是电话、邮件还是即时消息，重要信息（需求、反馈、承诺）都要记录。尤其要注意沟通中的日期、时间、对方说的话和你的回应。
“谁做了什么”：在团队协作中，有时需要知道谁负责了某个模块或完成了某项工作，方便交叉验证或寻求帮助。
反思与总结：
每日/每周反思：花几分钟时间，回顾一天或一周的工作，哪些做得好，哪些可以改进，遇到了什么困难，学到了什么。这些反思能帮助你持续优化工作方法。

3. 特定工作流的笔记：

项目管理笔记：记录项目的目标、里程碑、关键节点、风险点、资源分配等。
客户关系管理笔记：记录客户的基本信息、沟通历史、需求偏好、购买记录、投诉建议等。
技术开发笔记：记录遇到的技术问题、解决方案、代码片段、配置信息、学习心得等。

四、工具有选择，但方法更重要！

现在有很多笔记工具，比如：

纸质笔记本：经典，不受电子设备限制，适合现场速记和草图绘制。
电脑自带笔记软件：方便快捷，如Windows的记事本、备忘录，Mac的文本编辑、备忘录。
云笔记应用：如Evernote（印象笔记）、OneNote、有道云笔记、Notion、飞书文档、石墨文档等。这些工具通常支持多设备同步，搜索强大，还可以进行复杂的排版和链接。
任务管理工具：如Todoist、Microsoft To Do、滴答清单、Trello、Asana等，它们更侧重于任务的拆解、分配和进度跟踪，很多也能融入笔记功能。

选择哪个工具？

试用！没有最好的工具，只有最适合你的。
考虑同步性：你需要在哪些设备上访问你的笔记？
考虑搜索能力：你是否需要强大的搜索功能来快速定位信息？
考虑协作性：你是否需要与团队成员共享笔记？
考虑易用性：工具是否容易上手，你是否愿意长期使用它？

重要的是，无论选择什么工具，都要形成一套适合自己的体系，并且持之以恒地使用。

五、让你的笔记“活”起来！

光记下来还不够，要让你的笔记真正发挥作用，得让它“活”起来：

1. 定期回顾和整理：每周或每月花点时间翻阅旧笔记，看看当时的想法和做法，是否还有价值？是否可以整合到新的工作流程中？是否需要更新？
2. 建立索引和标签：为重要的笔记打上标签，比如“项目A”、“客户李总”、“技术难题”、“会议纪要”。如果用纸质笔记，可以在本子前面做一个目录。这能让你在需要时快速找到相关内容。
3. 链接相关笔记：如果你的笔记工具支持链接功能，把相关的笔记关联起来。比如，一篇关于解决某个技术问题的笔记，可以链接到相关的会议记录或客户需求。
4. 输出和分享：将笔记中的信息提炼出来，用于报告、总结、邮件回复或者和同事讨论。当你把笔记中的内容用出来时，它才真正发挥了价值。
5. 保持简洁明了：避免过多的废话和冗余信息。用最少的文字表达最核心的意思。学会使用缩写和符号，但确保自己能看懂。
6. 养成习惯：记笔记不是一时兴起，而是成为你工作流程的一部分。每天、每次会议、每次沟通，都习惯性地打开你的笔记工具。

最后，想和你说一句：记笔记是个“润物细无声”的过程，你可能不会立刻看到巨大的改变，但坚持下去，你会发现，你的工作越来越有条理，思维越来越清晰，效率也会一点点提升。别怕麻烦，从现在开始，拿起笔或者打开你的笔记应用，记录下你今天的工作吧！

网友意见

给大家介绍我的方法：工作日志-提高工作效率的好方法
文章详见：工作日志-提高工作效率的好方法

身为产品经理，似乎工作时间永远都不够用。市场研究、产品设计、研发项目跟踪、运营数据分析及营销支撑，产品的各方面工作都要产品经理参与，忙前忙后，劳心又劳力。记得两年前我刚作产品经理时，每天11、12点下班是家常便饭，白天开会晚上写文档，苦不堪言。逼得我不得不学习一些时间管理的理论及方法，以便提高工作效率，把工作做好。
为了能够提高工作效率，我曾经混迹于各类时间管理、GTD网站、论坛，购买了多本书籍，并结合自身情况反复实验各类方法，终于在经历一年多的时间后，找到了一种提高工作效率的好方法-养成每天写“工作日志”的习惯。
工作日志简单的说就是把你每天做了哪些事情都记录下来，以下是我的工作日志表。在每天下班前我都要安排好下一个工作日的工作计划，并要求细化到小时。

每天的工作计划

等一天的工作完毕后，以上的表格就变成了下面的样子：

每天的工作总结

解释一下表格填写要求：
1、按照PDCA循环（戴明环），将工作日志分为4个部分：计划、完成、检查、总结；
1、在“今日计划”里，标红的工作项目是当日重要的工作任务，必须优先完成；
2、每完成一项工作，就在“今日计划”里将该项工作上划删除线，同时在“今日完成”区进行填写，表示该项工作完成；
3、在“今日完成”区里的“ [临] ”代表临时的工作任务，不在“今日计划”中；
4、如果某项工作当日未完成，就用红字标注，下班后统一放置在后期的工作计划里；
5、每天在“检查”区里给自己打分，A为优秀，完成全部工作任务；B为良好，完成大部分工作任务；C为合格；D为最差。定期汇总分析，如果发现近期打分较低，就要考虑是否工作任务过重还是临时任务过多等原因，找到原因后就要想办法解决，免得压垮自己不说，工作任务也完成不了。
6、每天在“总结”区对今天的工作进行总结，成功的经验要加以记录并在后期的工作里推行，失败的教训要加以总结，避免以后再犯。

仅仅做每日工作记录是不够的，每周每月都要进行计划和总结。原理大同小异，都是在月初、周初的时候，对本期的工作目标、内容作总体的计划安排，设置优先级，然后每天记录。到月末、周末的时候，再进行总结，看看计划的工作是否完成，效果如何等等。
具体到产品经理这一职位的工作记录，首先我将自己的工作内容分解为5个方面：
1、市场研究：包括研究市场发展趋势、竞品分析、用户调研等；
2、产品设计：产品规划、需求整理、产品设计等；
3、项目开发：跟踪各类研发项目、对外合作项目的进度等；
4、产品运营：参与运营数据分析、客服、运维支撑，将运营数据、用户反馈转化为下一个版本的需求；编写各类产品文档扥等；
5、市场推广：为营销、市场提供相关的产品支撑等。
然后在月计划、周计划里，将当前的各类工作任务进行适当地安排。各类工作的时间、
资源分配比例大致为：市场研究10%，产品设计25%，项目开发：20%；产品运营：35%，市场推广：10%。工作安排好后，每天就按部就班地执行下去，如果遇到临时任务，或者情况变化，随时都可进行调整。
经过大概1年的实际运用，我感觉自己越来越具备掌控工作内容的能力了。每天写工作日志，可以给你带来如下几点好处：
1、提高计划能力。有助于培养自己具备将整体工作目标，根据实际情况分解到日常工作里的能力。凡事预则立，不预则废。
2、提升执行能力。让你工作分清主次、更加专注、高效。制定工作计划后，还需要强悍的执行能力，确保工作一步一步完成，直到完成工作目标。

让你工作分清主次。重要的工作事先要多多安排资源、时间，不要吝惜。不重要的工作可堆到一起统一处理，实在处理不完延期一两天也不影响大局；
让你工作更专注。有任何临时的工作任务你先记下来，然后再安排到某个日子某个时段，而不会打搅到你现在手上的工作；
让你工作更高效。将每日的工作安排到每个小时里，督促自己必须按时完成工作，否则每天的工作总结会很难看。

3、增强业务能力。通过每天检查记录的工作内容，进行自省、反思、总结，不断积累工作经验，有助于增强业务能力。
最后我跟大家分享古希腊哲学家亚里士多德的名言：优秀是一种习惯。在工作和生活中，我们仰慕优秀的人，我们都渴望自己成为一个优秀的人，但是又似乎感觉优秀是一个遥不可及的目标，很难达到。其实，优秀离我们并不遥远，优秀体现在你的一言一行，你做的每一件事之中。有意识地培养好的工作习惯就是在追求优秀。追求优秀是一种积极的意识，这种意识可使一个人脱胎换骨，最终成就一个全新的你！

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