问题

都快 2022 年了,你们公司还有哪些落后的办公方式?

回答
都快 2022 年了,我们公司还在用的一些办公方式,说实话,听着都挺让人哭笑不得的。我给你掰开了揉碎了说说,保证够“接地气”。

1. 文件传输靠“飞鸽传书”升级版——U盘和邮件附件大混战

这可以说是我们公司最“经典”的落后之处了。新来的同事,尤其是那些习惯了云端协作的,进来大概率会懵掉。

U盘的江湖地位不可撼动: 你以为只有在大学里传作业才用U盘吗?在我们这里,U盘简直就是“移动硬盘”的平替,而且是万能的。文件太大,网盘分享麻烦;内容敏感,怕泄露;或者就是单纯地懒得折腾网盘链接……于是,一张张小小的U盘在我们公司穿梭,就像古代传递密信的信使。
问题出在哪儿? 首先,效率极低。需要打印一份文件?找隔壁部门同事的U盘里。我需要那份报告?等他下班拷给我。版本管理是灾难,经常是“XXX报告(最终版)”、“XXX报告(最终版V2)”、“XXX报告(最后真正最终版)”……一个比一个离谱。更别提U盘丢失、文件损坏的可能性了,简直是数据安全的定时炸弹。
邮件附件也一样让人头疼: 虽然比U盘稍微好点,但邮件附件也有一套自己的“经典玩法”。比如,文件大小超过限制?那就拆分成几个邮件发送,美其名曰“分批次传输”,结果就是收件人收到一堆乱七八糟的附件,不知道哪个是最新版本。或者,邮件里附带一个链接,结果发现是内网共享盘的一个路径,只有在公司内部才能打开,外面一概不行。每次跟客户或外部合作方沟通文件,都要再三确认他们是不是真的收到了,以及收到的对不对。

2. 信息沟通的“即时通讯”是分裂的

我们公司大概是即时通讯工具界的“大杂烩”。

内网聊天工具和微信并存: 公司内部有一个自制的,或者说是很久以前采购的聊天工具,大家都在用。问题是,很多对外沟通,或者跨部门临时讨论,大家都习惯性地直接切到微信。这就导致了一个尴尬的局面:工作群里大家讨论得热火朝天,突然有人在微信上发了个私信问同样的问题,或者在微信群里布置了一个工作。信息被割裂,查找记录也变得无比困难。我需要找某个文件的讨论记录,是去翻那个古老的内网工具,还是去拉一个微信聊天记录?想想都头大。
群聊的“广播体操”: 各种工作群、项目群、部门群,数量多到令人发指。一个简单的通知,可能要在三四个群里都发一遍,而且语气还不能一样。加上各种表情包、闲聊,重要信息很容易被淹没。有时候,我会发现一个本来应该在群里讨论的问题,因为有人在私聊里快速解决,反而导致其他群成员“掉队”。

3. 会议的“仪式感”与效率的背离

开会,是我们公司一项不可或缺的“日常活动”,但有时候,总觉得会议开得像是一场精心策划但内容空洞的表演。

“没有准备的会议”是常态: 很多会议,参会人员都是被临时拉来的,大家根本不知道会议要讨论什么,也没有提前准备相关的资料。会议刚开始,大家都在互相“猜谜”,问“这是什么事儿啊?”、“我们是要干嘛?”。结果就是,会议时间被用来解释背景、分配任务,真正有效的讨论反而没多少时间。
PPT的“救世主”与“拖延症晚期”: 一份冗长的PPT,通常是会议的“灵魂”。但很多时候,PPT里的信息量远大于讲解时间,导致汇报人只能走马观花地念PPT。反之,有些PPT做得又过于简单,信息量不足,反而需要大量口头补充,把时间都耗费在“我来补充一下”和“刚才那个没听懂,能再说一遍吗?”的环节。而且,PPT的版本更新也经常是通过邮件附件或者U盘传递,又回到了那个老套路。
会议记录的“谁来背锅”? 会议结束后,谁来写会议纪要是个问题。有时候是指定一个人,但他可能全程在走神,记录得断断续续。有时候就是大家互相推诿,最终就是一份不痛不痒的总结,或者干脆就没有。结果就是,很多会议的结论和行动项,到了执行层面就模糊不清了。

4. 知识管理的“碎片化”与“遗忘症”

我们公司似乎没有一个统一的、易于检索的知识库。

个人电脑里的“秘密花园”: 大部分重要的项目资料、解决方案、流程文档,都分散在各个同事的个人电脑里,或者分散在各种杂乱的共享文件夹里。你问谁有什么资料?大家都很笼统地说“我这里应该有”,然后开始在自己的电脑里翻箱倒柜,找了半天也未必能找到。很多有价值的经验,只能靠口口相传,一旦关键人物离职,很多东西就彻底失传了。
“新人进来靠带”的“师傅制”升级版: 新人入职,学习过程很大程度上依赖于“师父”的口头指导和手动演示。很多标准化的流程,并没有形成清晰的文字文档,而是隐藏在老员工的脑子里。这不仅效率低,而且容易导致新人学习成本高,而且容易形成信息孤岛。

5. 协同办公的“物理隔离”与“非实时”

虽然我们有即时通讯工具,但很多时候的协同,还是带着浓厚的“物理隔离”和“非实时”的特点。

“跑断腿”的内部沟通: 很多部门之间的协调,不是通过高效的在线工具,而是通过“跑过去问一下”、“送一份文件过去”这种方式。尤其是跨部门的项目,沟通成本特别高。你问一个问题,对方得从座位上起来,去另一个区域找人,或者去文件柜里找东西,再回来告诉你。这种低效的沟通,极大地拖慢了整体进度。
项目进度更新的“点状触发”: 项目的整体进度更新,不是一个实时透明的看板,而更像是一种“点状触发”的模式。就是某个环节有问题了,或者某个人做完了,才会触发下一个人或者下一个部门的动作,然后才会有信息的传递。这种模式下,很难做到对项目整体的全局把控,也容易出现“不知道别人在干什么”的情况。

说实话,有时候看着别的公司那种流畅的云端协作,共享文档实时更新,会议记录自动生成,项目进度一目了然,真的会有一种“穿越”回过去的错觉。我们公司现在就像一个运转还算可以的“老机器”,但很多部件都还在用几十年前的设计思路,虽然还能动,但效率和体验,真的就没法和时代同步了。说不定哪天,一个大数据或者AI的报告一出来,就直接把我们这些“落后的办公方式”全暴露出来了。

网友意见

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落后的办公室采用自上而下的管理模式。上级将指示和任务传达到下一级,领导的意志能够得到很好的贯彻。

同时下级可以逐级反映工作中存在的问题,一般不存在越级问题。工作统一安排、制定、实施和完成,工作成果易于评价。

在当时的工作环境中,传统办公室发挥了重要作用,基本满足了当时经济工作和行政工作的需要。我个人觉得还是很落后。

存在以下不足:1。管理模式陈旧。办公室只涉及与自身业务密切相关的部分,企业中的各种信息被分割成孤岛。

2、办公面积小,由于条件限制,传统办公往往集中在一个房间内。

3.管理费用昂贵,人力资源和办公资源往往闲置或利用不足。

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