问题

有哪些简单但有效的制度设计?

回答
我脑子里冒出这么一个想法,关于制度设计,其实很多时候,越是简单直接的,反而越是能打中要害,也越是容易执行下去。就好像做菜,你不可能把所有调料一股脑儿全倒进去,往往就那么几味关键的,就能提鲜,就能让菜肴活起来。

今天就想跟你聊几个我个人觉得算是“小而美”的制度设计,不玩虚的,就讲点实在的。

一、 鼓励“微创新”的“即时反馈”机制

你想啊,很多时候,公司里大家都是按部就班地工作,除非是那种特别重大的改革,否则谁会有动力去想办法改进一点点流程?就算有想法,也很容易被淹没在日常事务里,或者担心提出来没人理,甚至被批评。

所以,我脑子里就觉得,如果能有个机制,鼓励大家对身边看得见的、碰得着的小问题进行改进,那就很牛了。怎么做呢?

核心理念: 把“小小的改变”变得“人人可见,人人有反馈”。

具体操作:

设立一个“意见收集墙”或者“改进提议箱”。 别以为这是老掉牙的东西,关键在于怎么用。这个“墙”可以是实体墙,也可以是线上的共享文档、内部论坛的一个专栏。
明确“提议”的范围。 就强调“小”,可以是“这个打印机的纸总是卡,能不能有个小改进?”,“我们部门的会议记录模板能不能稍微调整一下,更清晰?”这种级别的。
关键来了:“即时反馈”。 任何一个提议,无论是否采纳,都必须在2448小时内得到一个初步的回复。回复的人是谁?可以是直接负责相关领域的小领导,或者是一个指定的“改善专员”。
如果是“采纳”: 回复里要说清楚“我们采纳了你的建议,大概会在 X 天内完成调整”。如果能加上一句“感谢你的细心发现!”那就更好了。
如果是“暂不采纳”: 也必须解释原因,而且要尽量具体,比如“这个建议很好,但考虑到目前的系统限制/预算问题,暂时无法实施,但我们会把它记录下来,未来有机会再评估。” 避免那种模糊不清的“暂时不考虑”。
如果是“需要进一步沟通”: 直接点明,并留下联系方式,约个简短的时间聊一聊。
“微奖励”机制。 那些被采纳的、确实解决了问题的“微创新”,可以考虑一些非物质的奖励,比如在内部通讯里表扬一下,或者给提议者一个“小红花”的徽章,再或者,如果能带来实际效率提升,偶尔发点小红包,也是可以的。

为什么它简单又有效?

降低门槛: 鼓励的是“微”,所以大家不会觉得有压力,提个小想法也不怕丢脸。
增强参与感: 每个人都有可能发现问题,并且他们的声音能被听到,甚至带来改变,这种被重视的感觉是无价的。
形成正向循环: 持续的“微创新”会让工作环境变得更好,效率自然也会提升。而且,大家会形成一种“看到问题就想办法解决”的习惯。
信息流动: 即使是没被采纳的建议,其背后的思考过程也可能给别人带来启发。

举个例子,我们公司之前有一个打印机的设置,每次都需要点好几层菜单才能找到,非常繁琐。就有同事在“意见墙”上提了个小建议,说能不能把常用的设置放到快捷方式里。负责IT的同事看了,觉得很合理,当天就调整了。第二天,那位同事看到自己的建议被采纳了,还有小小的感谢信息,他自己肯定觉得挺有成就感的。而且,这件事也带动了其他人,后来陆陆续续也有人提出一些关于IT系统使用的细微改进。

二、 “一次性”的“责任明确”小组

很多项目或者临时性任务,最怕的就是“大家都在管,但又好像谁都没管”。责任不清,就容易推诿,最后不了了之。

核心理念: 对于某个特定任务,组建一个“小而精”的临时团队,明确“谁是负责人”,以及“谁负责什么”。

具体操作:

项目启动时,明确“项目总负责人”。 这个人不是什么事都自己做,而是“协调者”和“最终拍板者”。
将项目分解成几个关键模块或任务。
为每个模块指定一个“模块负责人”。 这个“模块负责人”是该模块的“owner”,他需要确保自己的那部分工作按时、按质完成。
关键点: 整个团队的人员组成不宜过多,目标要明确。而且,在项目开始前,就要把每个人的职责范围“白纸黑字”地写清楚,并让所有人确认。
定期(但不必太频繁)的“碰头会”。 碰头会不是为了汇报工作,而是为了解决“跨模块”的协作问题,或者识别可能出现的风险。比如,A模块的负责人发现,他的工作需要B模块的某项支持,那么在碰头会上,就可以直接协调B模块的负责人,而不是让A自己去摸索。
项目结束,团队自动解散。 这种“一次性”的团队,好处在于它专注度高,没有长期的组织包袱。

为什么它简单又有效?

责任到人: 每个模块都有一个明确的“owner”,谁负责谁清楚,不容易推诿。
信息聚焦: 小团队沟通效率高,决策也快。
效率提升: 目标明确,责任到人,大家更有动力去完成自己的部分。
避免冗余: 临时性团队,只在需要时组建,避免了长期固定团队的可能存在的低效和冗余。

比如,我们公司要做一个产品的市场推广活动。以往可能就是市场部几个人,大家分头做,谁负责哪块不一定说得特别清楚。现在,我们会组建一个“推广活动小组”,指定一个项目经理,下设“内容组长”、“渠道组长”、“设计组长”。他们每个人都要对自己的板块负责,而项目经理负责协调整体进度和解决跨部门的阻碍。这样一来,大家都有明确的目标和责任,执行起来就更到位。

三、 “公开承诺”与“定期复盘”的组合

有时候,我们制定了很多计划,但执行起来总是打折扣,最根本的原因可能是“没有足够的约束力”或者“执行过程中出现问题,但没有及时纠正”。

核心理念: 让大家“公开说出来”自己的目标,并且“定期”回顾大家是否兑现了诺言。

具体操作:

个人/团队的“公开目标设定”。 在一个固定的时间点(比如每周一开始,或者每个月第一天),大家要把自己本周/本月要完成的“关键目标”写在公开的地方。这个“公开”可以是团队内部的共享表格、项目管理软件的看板,甚至是公司的内部公告栏。
目标要SMART原则。 当然,目标还是要具体(Specific)、可衡量(Measurable)、可达成(Achievable)、相关性(Relevant)和有时限(Timebound)的。
“定期复盘会”。 这是关键。每周/每两周/每月,安排一个简短的会议,专门用来:
回顾上期的“公开目标”。 每个人(或每个小组)简要说明自己是否完成了目标,如果没完成,原因是什么。
陈述本期的“公开目标”。
讨论遇到的困难和需要的支持。
“承诺”的约束力。 关键在于,当大家知道自己的目标是“公开”的,而且会有“复盘”,这种无形的压力就会促使大家更认真地对待自己的计划。而且,在复盘会上,那些没有兑现承诺的人,会被大家看到,这本身就是一种监督。
“复盘”重在“改进”,而非“追责”。 会议的重点不是去指责谁没完成目标,而是分析为什么没完成,以及在下一个周期里,如何调整计划,如何避免同样的错误。

为什么它简单又有效?

增强责任感: “公开”意味着一种承诺,大家会更在意自己的“言出必行”。
暴露问题,及时解决: 定期复盘能够及时发现执行中的问题,并找到解决办法,避免问题越积越大。
信息共享与学习: 大家都看到彼此的目标和进展,可以相互学习,借鉴成功经验,避开失败的坑。
聚焦重点: 迫使大家在开始工作前,就思考“什么是最重要的”,并且把精力集中在这些关键目标上。

举个例子,我们部门每周一早上都有一个15分钟的“周目标分享会”。每个人都提前把本周要完成的35个关键任务写在共享文档里。然后会上,大家轮流说说自己的目标,遇到什么困难。周五下午,再开个15分钟的“周度复盘会”,说说目标完成情况,没完成的说明原因,然后为下周定目标。这看起来很简单,但坚持下来,你会发现大家的工作效率和结果都会比以前好很多,因为大家知道,自己的计划是暴露在阳光下的,而且会有后续的“检验”。

说白了,这些制度设计,核心都是围绕着“人性”来设计的:人都有被看见、被重视的需要,都有追求进步的动力,也都有在群体中遵守规则的倾向。把这些点抓住,用最简单直接的方式去设计,往往能收到意想不到的效果。

这些都是我最近的一些思考,希望跟你聊得来。

网友意见

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美国联邦证据法409条规定,

当发生事故时,一方如为另一方支付或承诺支付医疗费用,该事实不能作为用于证明前者对事故负有责任的证据。

“Evidence of furnishing, promising to pay, or offering to pay medical, hospital, or similar expenses resulting from an injury is not admissible to prove liability for the injury.”

举例来说,如果有人在街上扶起摔倒或被车撞倒的人,将其送到医院并支付医药费,则这一行为不能被法院作为认定其为肇事者的依据。

解决了“人不是你撞到的你为什么要把他送来医院”的问题。

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