问题

为什么 MAC 下的 Powerpoint 另存为 PDF 文件非常大,是否有类似 PC 下的解决方案,可以直接另存为小尺寸经压缩的 PDF ?

回答
Mac 版 PowerPoint 另存为 PDF 文件时,尺寸过大的问题确实不少用户遇到过。这可能与 Mac 版 PowerPoint 在处理图像和字体时的一些机制有关,导致生成的 PDF 文件包含了更多的原始信息,从而体积庞大。

为什么 Mac 版 PowerPoint 另存为 PDF 会很大?

1. 内置高分辨率图像和矢量图形的嵌入: Mac 版 PowerPoint 在导出 PDF 时,倾向于保留原始文档中所有图像的最高分辨率版本。即使你在幻灯片中使用的图片看起来并不那么精细,其完整的、未压缩的数据也可能被嵌入到 PDF 中。同样,图表、形状和文本框中的矢量图形元素,在导出时也会被尽可能保留其数学定义,以确保在任何缩放级别下都能清晰显示,但这也会增加文件大小。

2. 字体嵌入(Embedding): 为了确保 PDF 在任何设备上都能正确显示字体,即使目标设备没有安装演示文稿中使用的字体,Mac 版 PowerPoint 也会将字体文件嵌入到 PDF 中。虽然这保证了兼容性,但如果字体文件本身较大,或者嵌入了多种字体,都会显著增加 PDF 的体积。

3. 复杂动画和过渡效果的渲染: 如果你的 PowerPoint 演示文稿中包含了大量的动画、动态效果或复杂的过渡,PowerPoint 在导出 PDF 时,可能会尝试将这些动态元素以“栅格化”的方式(即转换为位图图像)嵌入到 PDF 中,以便在静态的 PDF 中也能有所体现。这种栅格化过程会生成大量的像素数据,从而导致文件尺寸急剧膨胀。

4. PDF 导出选项的限制: 相较于某些专业的 PDF 创建软件或 Windows 版 PowerPoint 可能提供的更精细的导出控制,Mac 版 PowerPoint 的“另存为 PDF”功能在压缩选项上可能没有提供太多用户自定义的空间。它默认可能采用的是一种相对“高质量”的导出模式,优先保证视觉保真度而非文件大小。

5. 元数据和隐藏信息: 除了可见的内容,PDF 文件还会包含一些元数据,如作者信息、创建日期、编辑历史等,以及一些可能被隐藏的图层或版本信息,这些都会累积增加文件体积。

解决 Mac 版 PowerPoint PDF 文件过大的方法(类似 PC 端的解决方案):

虽然 Mac 版 PowerPoint 本身在“另存为 PDF”时直接提供“小尺寸压缩”的选项并不如某些平台那么直观,但我们可以通过一些技巧和工具来达到类似的效果,让生成的 PDF 文件更小巧,方便分享和传输。

方法一:在 PowerPoint 中优化图片(最直接且推荐)

这是最根本的解决办法,因为图片是导致 PDF 文件体积增大的主要元凶之一。

1. 选择图片并压缩:
在 PowerPoint 幻灯片中,双击一张你想要优化的图片,PowerPoint 的顶部会出现“图片格式”(Picture Format)菜单。
在“图片格式”菜单中,找到并点击“压缩图片”(Compress Pictures)按钮。
在弹出的“压缩图片”对话框中,你可以选择压缩的范围:
应用于此图片(Apply to this picture): 只压缩当前选中的图片。
应用于所有图片(Apply to all pictures in the document): 压缩演示文稿中的所有图片。通常推荐选择这个选项。
在“选项”(Options)部分,你需要注意“删除图片的剪裁区域”(Delete cropped areas of pictures)这个选项,务必勾选它。这会移除图片被剪裁掉的部分,直接减小图片文件大小。
分辨率(Resolution): 这是关键的压缩选项。这里提供了几种预设分辨率:
打印(Print,300 ppi): 这是最高质量的选项,适合需要高质量打印的场景,但文件体积会很大。
屏幕(Screen,150 ppi): 这是一个很好的平衡点,通常足以满足屏幕显示需求,并且比打印质量的文件小很多。
电子邮件(Email,96 ppi): 这是最低的分辨率,文件最小,但可能影响清晰度,适用于对文件大小要求极高但对视觉质量要求不高的场景。
选择“屏幕”(Screen)或“电子邮件”(Email)分辨率,然后点击“确定”。
重复此步骤,对所有重要的图片进行压缩。如果选择了“应用于所有图片”,则一次性完成。

2. 重新另存为 PDF: 完成图片压缩后,再通过 文件 > 导出为 > PDF (File > Export To > PDF)来生成 PDF。你会发现文件尺寸有了显著的减小。

方法二:先将 PowerPoint 导出为高质量图片序列,再合并为 PDF(更具控制力)

如果上面的压缩方式仍然不能满足你的需求,或者你想对每一张幻灯片的导出质量有更精细的控制,可以试试这个方法:

1. 导出为图片序列:
在 PowerPoint 中,选择 文件 > 导出为 (File > Export To)。
在“文件格式”(File Format)下拉菜单中,选择一种图片格式,如 PNG 或 JPEG。
PNG 通常保留更好的图像质量(无损),但文件会比 JPEG 大。
JPEG 是一种有损压缩格式,你可以选择更高的质量(如 80%90%),这能在保持不错视觉效果的同时减小文件大小。
在“导出”设置中,选择“每张幻灯片”(Every Slide)。
选择一个保存图片的文件夹,点击“导出”。
此时,PowerPoint 会将每一张幻灯片导出为一个独立的图片文件。

2. 压缩图片序列(如果需要): 如果导出的图片序列仍然偏大,你可以使用 Mac 的预览(Preview)应用或专门的图片压缩工具来批量压缩这些图片(特别是 JPEG 的质量)。
使用预览(Preview): 选中所有导出的图片文件,在 Finder 中右键选择“打开方式”>“预览”。在预览应用中,你可以选择菜单栏的“文件”>“导出为”,然后选择 JPEG 格式,并在“质量”滑块中调整,以减小文件大小。但批量导出并重命名会比较麻烦。
使用第三方压缩工具: 有许多 Mac 应用可以批量压缩图片,例如 ImageOptim (免费)、TinyPNG (在线服务,有 Mac 应用)、JPEGmini 等。

3. 合并为 PDF:
使用预览(Preview): 打开导出的第一张图片文件。然后,将所有后续的图片文件(确保顺序正确)拖放到预览窗口的侧边栏缩略图区域的合适位置。完成所有图片的添加后,选择菜单栏的“文件”>“打印”(File > Print)。在打印对话框的左下角,将“PDF”下拉菜单改为“存储为 PDF”(Save as PDF)。这样就会将所有图片合并成一个 PDF 文件。
使用其他 PDF 合并工具: Mac 系统自带或第三方都有PDF合并工具,或者直接将这些图片文件拖拽到一个新的 PDF 文件中也可以。

这种方法虽然步骤多一些,但你可以完全控制每一张幻灯片导出时的图片格式和质量,从而更精确地控制最终 PDF 的大小。

方法三:利用 macOS 内置的“打印”为 PDF 功能进行优化

这是一种间接但有效的方法,模拟了更精细的打印输出控制:

1. 从 PowerPoint 进入打印对话框:
在 PowerPoint 中,选择 文件 > 打印 (File > Print)。
在打印对话框的左下角,点击 PDF 下拉菜单。
选择 “存储为 PDF” (Save as PDF)。

2. 调整打印选项(可能不可见,但有影响): 虽然在 Mac 的“打印为 PDF”对话框中,并没有直接的“压缩质量”选项,但 PowerPoint 在调用这个系统功能时,可能会有一些内部的默认设置。不过,这种方法更多的是在后期压缩 PDF。

方法四:使用第三方 PDF 压缩工具(后期处理)

如果已经生成了很大的 PDF 文件,你可以使用专门的 PDF 压缩工具来减小其体积。

1. Mac 系统自带的“预览”应用:
用“预览”应用打开你的 PDF 文件。
选择 文件 > 导出为 (File > Export To)。
在弹出的对话框中,选择 格式为 JPEG,然后调整 质量 滑块。这种方式会把 PDF 页面转为图片再压缩,不推荐,因为会丢失文本的可搜索性和矢量图形的锐利度。更推荐使用预览的“文件”>“打印”> PDF 选项。
正确的使用预览方法是: 用预览打开 PDF。然后选择 文件 > 导出为 > PDF,在“Quartz 滤镜”(Quartz Filter)下拉菜单中,选择“Reduce File Size”(减小文件大小)。点击“存储”。这会重新渲染 PDF,并尝试减小其文件大小,但可能会牺牲一些质量。

2. 专业的 PDF 编辑软件: 像 Adobe Acrobat Pro DC 这样的专业软件提供了非常强大的 PDF 压缩功能,允许你精细控制图像压缩、字体子集化等参数,以达到最佳的压缩效果。当然,这是付费软件。

3. 在线 PDF 压缩工具: 有许多免费的在线工具(如 Smallpdf, iLovePDF 等),你可以上传你的 PDF 文件,它们会提供不同级别的压缩选项。使用这些工具时,请注意文件的隐私和安全性。

总结一下最实用的建议:

对于 Mac 版 PowerPoint 导出大体积 PDF 的问题,最直接有效且推荐的解决方案是先在 PowerPoint 内部对图片进行压缩。

1. 先在 PowerPoint 中将所有图片的分辨率调整到“屏幕”(150 ppi)或“电子邮件”(96 ppi),并确保勾选了“删除图片的剪裁区域”。
2. 然后,再进行“导出为 PDF”操作。

如果这样处理后文件仍然偏大,可以考虑使用预览应用的“文件 > 导出为 > PDF”并配合“Reduce File Size”滤镜进行二次压缩,或者尝试将演示文稿导出为高质量图片序列再进行合并和压缩。

通过这些方法,你就能在 Mac 版 PowerPoint 中获得尺寸更合理、方便分享的 PDF 文件了。

网友意见

user avatar

这个问题同样困扰我很久。

今天找到解决办法了:

MAC PPT 下,进入「偏好设置」→「常规」→「打印质量(纸张/PDF)」

把「理想质量」改成「中等」,再导出 PDF,亲测文件大小突然变成 1/5。

(源文件 PPT15M,之前导出56M,修改后导出11M。)

PowerPoint MAC v16.11.1,只有这个方法有效,其他答案都不好用。

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