问题

职场菜鸟,自己不擅长的工作任务压到身上,该怎么应对?

回答
职场新人,面对自己不擅长的任务,心里肯定有点打鼓,甚至想躲避,这太正常了。 但说实话,这是个好机会,虽然当下有点挑战,但也是你快速成长的垫脚石。别担心,咱们一步步来,把它变成你的“加分项”。

首先,调整心态,别慌!

这是必经之路: 没有人天生什么都会。职场就是不断学习和试错的过程。你现在遇到的,是所有职场新人都会经历的。
这可能是机会: 公司把这个任务交给你,可能看中的是你的潜力,或者是有意让你接触新领域。把它当成一次学习和证明自己的机会,而不是负担。
负面情绪是能量消耗: 越是焦虑、抱怨,越会消耗你的精力和注意力,让你更难做好。不如把这些情绪转化为解决问题的动力。

接下来,具体怎么做?分几个步骤:

第一步:深入了解任务,摸清“敌情”

弄清楚任务的“为什么”和“是什么”: 不要急着动手。先花时间彻底理解任务的背景、目的、最终想要达成的效果。跟给你任务的领导或者同事沟通,问清楚:
这个任务的目的是什么?它在整个项目/部门中扮演什么角色?
最终交付的标准是什么?有哪些关键的成功指标?
是否有现成的模板、过往的案例或者参考资料?
有没有时间限制?如果没有明确,最好问一下大概的预期完成时间。
拆解任务,化繁为简: 把一个大任务分解成更小的、可执行的步骤。比如,“写一份市场分析报告”可以拆解成:搜集竞品信息、分析用户需求、梳理行业趋势、撰写报告初稿、修改润色等等。这样,你会发现每个小步骤都变得更容易应对。
识别你真正不擅长的是什么: 在分解任务的过程中,你会发现真正让你感到困难的点在哪里。是因为技术不会?方法不对?信息不足?还是需要某种特定技能? 找到这个“痛点”,后面才好对症下药。

第二步:寻求帮助和资源,找对“帮手”

向上级汇报你的情况(但要带着方案): 不要直接说“我不会做”。而是要先自己研究一番,然后带着你对任务的理解,以及你目前遇到的困难点,去请教上级。比如:“领导,关于这份xx报告,我已经了解了它的背景和目的是为了xx。我研究了一下,主要的难点在于xx(比如数据分析方法不够熟悉/需要某个软件的操作技巧)。您看有没有相关的资料可以参考,或者是否有同事在这方面比较有经验,我方便向他们请教一下吗?” 这样既表明了你的态度,也让领导知道你在努力,同时提供了解决问题的方向。
向有经验的同事请教: 这是最直接有效的学习方式。找一个你觉得比较友善、愿意分享的同事,说明你的情况,请求指导。 可以先从请教某个具体问题开始,比如:“xx,您之前做过类似的xx项目吗?我这边在xx环节遇到了点困难,想请教您一下,您是怎么处理的?” 真诚的态度往往能获得热情的帮助。
利用公司内部资源: 有些公司会有内部培训资料、知识库、或者项目经验分享会。这些都是非常宝贵的学习资源,一定要充分利用。
外部学习渠道: 如果任务涉及到新的知识或技能,不要害怕去网上搜索。有很多优质的在线课程(比如Coursera, Udemy, 网易云课堂等)、技术博客、行业论坛可以帮助你快速入门。

第三步:边做边学,实践出真知

从简单环节入手: 如果任务中有一些你相对熟悉的部分,可以先从这些地方开始做。这样能给你建立信心,也能让你在熟悉的部分先积累一些成果。
边做边学,不要怕犯错: 很多技能都是在做的过程中学会的。遇到不会的地方,就停下来查资料、问问题,解决完再继续。 把错误当作学习的机会,而不是失败的终点。 分析为什么会犯错,下次如何避免。
记录学习过程和心得: 这是一个非常好的习惯。把你遇到的问题、解决方法、学到的新知识都记录下来。 这不仅能帮助你巩固记忆,也能在你将来遇到类似问题时提供参考,同时也是你个人成长的记录。
主动寻求反馈: 在完成任务的过程中,不要等到最后才提交。可以阶段性地向你的领导或同事展示你的进展,寻求他们的意见和建议。 早期的反馈能帮助你及时纠正方向,避免走弯路。

第四步:高效执行,完成任务

制定工作计划并严格执行: 将分解后的任务,根据优先级和所需时间,制定一个详细的日/周工作计划。 每天都要对照计划检查自己的进度。
保持专注,提高效率: 在做任务时,尽量排除干扰。集中精力去完成,而不是三心二意。
细致检查,确保质量: 即使不擅长,也要尽力做到最好。在提交前,认真检查自己的工作成果,确保没有低级错误,并且符合基本要求。

第五步:复盘总结,持续进步

任务完成后进行复盘: 无论做得好不好,都要对整个过程进行总结。
哪些做得比较顺利?原因是什么?
哪些环节遇到了困难?为什么?是如何解决的?
通过这次任务,你学到了什么新技能/新知识?
下次再遇到类似的任务,可以如何做得更好?
将复盘结果反馈给相关人员: 如果合适,可以将你的总结和改进建议分享给你的领导或同事。这表明你对工作的认真态度和学习能力。

举个例子:

假设你是一个刚入职的助理,被要求制作一份包含数据图表的周报。你对Excel的图表制作功能不太熟悉。

1. 心态调整: “好吧,Excel图表我确实不熟,但这是个机会,我正好可以学学。”
2. 任务理解: 和你的上级沟通,了解周报的用途、数据的来源、需要展示的关键信息以及图表类型。 同时问有没有之前周报的模板可以参考。
3. 寻求资源: 上级可能提供了一些内部的Excel操作指南,或者推荐了某个擅长Excel的同事。 你可以找那个同事请教:“xx哥,我最近在做周报,想用Excel做个柱状图,但我总做不好,能给我指点一下吗?”同时,在网上搜索“Excel如何制作柱状图”、“Excel数据可视化技巧”等关键词。
4. 边做边学: 找到一个简单的图表,按照教程一步步操作。发现有问题就暂停,去查资料或者再问问同事。 可能第一次做出来的图表不尽如人意,颜色不对,标签不清晰,没关系,继续调整。
5. 交付与反馈: 把初步做好的图表和周报给上级看,虚心听取意见:“领导,这是我第一次做周报的图表,请您看看有没有需要改进的地方?”
6. 复盘总结: 完成后,记录下制作各种图表的步骤,以及你学到的快捷键、数据处理技巧。下次再做时,就会熟练很多。

记住,职场就是一个大课堂。 勇于面对不擅长的事情,积极主动地去学习和解决,你会发现自己比想象中更强大!祝你一切顺利!

网友意见

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非常了解题主的心情。


我想每个新人进入职场之后都会遇到的第一个问题是发现自己什么都做不好。

这个时候是很挫败的,因为会发现自己连邮件也不会写电话也不会打。从学校带出来的良好的自我感觉被瞬间摧毁,每天都在焦虑不安。我也曾经要做一个公司产品的简介PPT,从来没试过对接客户,不知道如何才能做出高大上的PPT。于是一直在拖延,选择性忽略这项工作去忙别的事情。即使上司来询问进度,也强撑着表面的和平。而最后的结果是在互联网环境瞬息万变的节奏下,在拖延的期间产品已经改革了,也不需要我再做什么PPT了。

听了我的倾诉之后, @梁鸿儒 老师问我:“你这样拖着不做,跟一开始就说清楚自己不会做的后果又有什么不同呢?”是啊,没有区别,如果我一早说出来不懂怎么做,可能还能得到前辈的指导。不告诉别人自己的困难,即使知道无论如何修改也无法做到更好但还是一直拖延提交成果,都是因为害怕被质疑能力不足。


其实由于经验不足无法把事情做好是所有职场菜鸟都会遇到的事。但为什么有的人能很好地应对,有的人面对挑战却采取逃避的行为?


后来在工作中看到 @刘建鸿 老师推荐的看见成长的自己 (豆瓣)这本书,看了之后获得很大的启发。也非常感谢老师后来能给这篇回答的提意见,


僵固式思维vs成长式思维


斯坦福大学行为心理学教授卡罗尔•徳韦克经过长久的研究发现,人们有两种不同的思维模式:一种是成长式思维模式,一种是僵固式思维模式。两种思维模式有什么差别呢?


僵固式思维模式的人,会倾向认为智力等的能力水平是天生的。他们几乎都会认为成功的标准是是否有完美完成任务,他们害怕犯错,而且面对他人和世界采取防御的态度。


而成长式思维模式的人相信智力等的能力是能通过后天的努力而提升的。如果问他们觉得自己最成功的时刻是什么,他们会回答是通过自己的努力克服了困难的时候;他们看重在过程中自己的努力以及获得的提升,而不仅仅以结果论成败。他们对于世界是探索的态度。


徳韦克教授分别对两种思维模式的人做过脑电波实验,发现:

拥有僵固式思维的人只有在反馈信息反映其能力水平时才会产生兴奋感。当他们被告知答案正确与否时,脑电波显示出他们的注意力在此时表现得最为集中。然而当能够帮助他们获得学习机会的信息出现时,他们的脑电波没有显现出任何的兴奋迹象。即使他们所给出的答案是错误的时候,他们也不屑于去学习正确的解法。


而那些具有成长式思维模式的人则对能够增强自身能力的知识格外关注,只有他们把学习过程看成是最为重要的。


我们可以看出,僵固式思维的人会因为只关注结果而不关注提升而失去了进步的机会。同时僵固式思维还会让人更容易抑郁。在徳韦克教授对大学生们的研究中发现,困境会同样让两种思维模式的人抑郁和沮丧,但是成长式思维的学生即使沮丧也会积极应对困境,而僵固式思维的学生不断纠结那些困境,遇到挫折可能会让他们认为自己无能和失败。



成长式思维会让人在职场上事半功倍


谈判能力在职场上是非常重要的能力,在一项针对MBA学生的研究中,研究者发现成长式思维的人的谈判表现比僵固式的更好。在谈判中成长式思维的人不仅能让结果对自己有利,还能用创造性的方式让双方都能获利。而且有更多成长式思维的队员的队伍更加有可能获胜。另外研究者罗伯特·伍德和他的同事曾经做过一项团体行为研究。他们发现成员都是成长式思维的小组的合作会更好,因为大家都坦诚地表达自己的意见,而僵固式思维的人因为害怕自己不够其他成员好,而没有很高质量的讨论。



3步塑造自己的成长式思维


既然思维模式这么重要,那么僵固式思维能转变为成长式思维模式吗?


徳韦克教授表示认知治疗能帮到我们:“认知疗法教会人们控制自己作出极端评判,从而使得对事物的认知更加合理。”其实除了心理咨询,我们日常的一些努力,也能帮助塑造成长式思维模式。她在《看见成长的自己》这本书中提出了塑造成长式思维的三部曲:


1.接纳自我

要知道“完美的自己”并不可能存在,我们要接受自己是不完美的这个事实,在这个前提下才能走出提升的第一步。


2.察觉自己的“僵固”想法

僵固式思维和成长式思维是可以同时存在同一个人的身上的。比如可能在工作上是僵固式,但在业余兴趣的发展上是成长式。那么该如何察觉自己的思维模式呢?我们可以问问自己以下的问题:

  • 你认为智力等的能力是天生的还是可以通过后天努力提高的?

  • 当别人的表现比你更好的时候,你是会认为对方比你聪明有才华呢?还是因为他比较努力用了比较好的策略?

  • 你认为努力是愚蠢的表现吗?

  • 你理想的爱情关系是对方和你完美地相容,还是彼此互相倾听和讨论对方的心声甚至是异议?

  • 你认为成功的标准是做到自己的最好,还是没有犯错?


以上这些只是简单列举,徳韦克教授建议大家可以将下面这个信息图贴在常见的地方,时刻提醒自己:


3.制定可执行的成长式计划


正如之前友心人的友一句栏目所提到的,我们多项重要的认知能力在4、50岁才达到巅峰,所以不要太早放弃人生,要相信自己的还有很多改变和提升的空间。成长式思维模式虽然不能保证我们能升职加薪走上人生巅峰,但是它能给我们的人生带来更多的可能性。


而现在收到的批评到底针对的是能力还是行为,我想我现在已经能分辨清楚了。


无论是职场还是人生,我们都是在不断的试错中成长,相信自己有改变的力量。尽全力做好每一件事,总比畏手畏脚止步不前来得好啊!



说点题外话,做好一个职场新人,除了自己努力,也可以多跟导师或者前辈交流。如果不是 @梁鸿儒@刘建鸿 老师,我想我很难才会发现自己思维的短板。现在有些人会说知乎变得怎样怎样,但我觉得,知乎上聚集了很多牛人来回答问题,在其中我学到了非常多的东西。希望我的经历也能对同为职场菜鸟的人有帮助。



延伸阅读:

看见成长的自己 (豆瓣)

为什么幸运的人一再走运,不幸的人继续倒霉? (豆瓣)

TED:成功的钥匙?毅力

徳韦克教授的TED相信自己有改变的力量


友心人
微信号:友心人(yosumn)
有趣实用的心理学习社区
聚集了国内最专业的心理学作者,每天学一点有趣的心理学

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