有哪些工具、技巧和方法极大地提高了工作效率？ 第1页

学习再多的工具，技巧和方法，都不如更加深刻全面地认识到自己的局限性。

因为每个人都是很独特的个体，很多方法对一个人来说很好使，换一个人可能就完全失效了。就像一个概念，学霸认为是显而易见，很简单，根本无需解释的，但是一个普通学生可能就无法理解，学霸的学习方法再好，对于普通学生来说都是无效的。

只有当你深刻全面地认识到自己的局限性后，才能更好地选择适合自己的工具，技巧和方法。

很多人最大的问题就在于，太过于相信所谓方法，技巧这些外力的作用了。

在本就落后很多的时候，都希望遇到一个世外高手，点化一下自己，把传世的葵花宝典传授给自己，自己一夜看完，马上顿悟，第二天就逆袭成功了。

而事实往往是，期望越大，失望就越大，在看了许多忽悠人的葵花宝典，武功秘籍，并且全部尝试失败后，简单地归因为自己毅力不足，方法送给自己，都学不会，用不好，坚持不下来，自责久了，就彻底自暴自弃，成习得性无助了。

如果你经常看足球比赛，你就会发现，很多人之所以会说足球是圆的，是因为在国际大赛中，经常会有以弱胜强的结果出现，本来不被看好的球队，在逆境中成功赢得了比赛。

很多人据此得出的结论就是，只要意志坚定，拼尽全力，就会逆袭，许多奇迹，我们相信才会存在。

而事实上，这样的逆转大戏之所以会发生，首先是参赛的双方实力上虽然有差别，但整体都还处在同一个水平之上，毕竟能在国际大赛中拼到淘汰赛或决赛的球队，没有谁是绝对的弱队。

其次是，最后赢得比赛的球队更好地发挥了自己优势的同时，也在尽量避免自己的弱点暴露在对方的面前，再加上一些运气，最后奇迹就发生了。

其实，很多时候，比赛的双方都各自有优缺点，如何更好地发挥自己的优势，并且尽可能抓住对方的漏洞，才是赢得比赛的关键。

可以说，人生中的很多竞争，都是复杂版的田忌赛马式的博弈。

说到提升学习和工作效率，很多人要么过分相信外在工具的力量，觉得掌握某种工具或技巧，就能马上成倍提高效率。

要么就过分相信内在的力量，比如意志力，毅力等等，觉得要刻意训练自己的意志力，才能更加高效地学习或工作。

实际上，我以前也多次在别的文章里提到，人的意志力都是有限的，甚至很难通过后天的练习来提高，用在一个地方多了，就自然没办法再用到其他地方了。

我也在分析为什么穷人很难翻身，以及平时工作学习就很忙的人，很难取得更高的成果的原因的时候，无数次引用过《稀缺》那本书里提出的“心智带宽”的概念。

因为每个人的有效精力都是有限的，这个有效精力被作者定义为心智带宽，穷人每天一睡醒就要操心很多琐碎的事情，在每天的疲于奔波中就已经透支了心智带宽，这时候，再想让这些人去思考一些更长远的事情，几乎是不可能的。

我们打工人也经常有这种体验，如果平日里的工作太忙的话，往往下班回家吃完饭后，就只想躺在床上刷会儿手机了，很难再有精力去学习看书了。很多人把这归结为自己的意志力不足，但其实是因为心智带宽在白天的工作中已经完全被耗光了。

你如果想要在工作之余，也能有时间学习新知识，完成一些长远的目标，那就最好选择一些相对清闲一点的工作，好让自己的心智带宽不会在白天被透支，也就是我们常说的“留点脑子”。

关于“心智带宽”，我们常有的一个误区就是，觉得解决日常的琐事，并不会消耗太多。但实际上，在心智带宽面前，任何一件需要动用我们思考的事情，都会消耗掉心智带宽的份额。

这也是为什么像乔布斯这样的人，会选择每天穿一样的衣服的原因，就是要尽量避免在不重要的事情上做决策，因为做决策是一件非常消耗心智带宽的事情，不管这个决策看起来有多鸡毛蒜皮，关于这一点，我会在之后详细论述。

当你意识到，你的心智带宽份额是有限的这个局限性之后，你的首要任务并不是学习什么效率工具，更不是祈求有什么方法能马上让你的心智带宽份额翻倍，而是要合理分配你的心智带宽，尽量让有限的心智带宽用来做最重要的事情。

卡尔·纽波特在《深度工作》一书中将工作分为“深度工作”和“浮浅工作”。

深度工作就是在无干扰状态下专注地完成一项工作，浮浅工作就是在干扰状态下完成各种对认知要求不高的事务性工作。

在这本书里，作者认为，只有深度工作的方式才能最高效地完成有创造性的，高价值的工作。

浮浅工作之所以不可能高效，就是因为你总是会被不同的事情打断，或者你需要快速地在不同任务之间进行切换，这些行为都会极大降低你的工作效率。

作者还引用了明尼苏达大学教授索菲勒鲁瓦的研究成果，当你从一项任务切换到另一项任务的时候，即使你已经开始了新任务的工作，但你的注意力并没有完全转移过来，有相当一部分还停留在之前的任务上，这叫做注意力残留。

而我们有限的心智带宽，其实是经不起这样频繁切换任务式的折腾的。

所以，不管是心智带宽，还是注意力残留，这些概念都是作者发明出来，用来告诉你，最高效的工作和学习方式是尽量把精力用在最重要的事情上，并且最好一次只专注于一件事情。

其实，这种一次只专注一件事情，避免多任务工作的理念，我是最早在德鲁克的《卓有成效的管理者》那本书里看到的，这是德鲁克坚持了一生的准则。

以上介绍的这些概念和书籍，都是我过去几年里，读到的对我影响比较大的关于工作学习效率的书籍。

但这些书籍提出的这些概念和准则，更多地还是从个人经验，或者社会科学实验和观察中总结出来的结论，那这些结论是否还有一些更有力的证据或研究来佐证呢？这一直是我心中的一个疑惑。

但今年我读到了一本叫做《效率脑科学》的书，彻底解答了这个疑惑。

这本书可以说是今年目前为止读到的，对我影响最大的一本书，不亚于当年第一次读《稀缺》时，给我带来的思想冲击。

这本书从脑科学和神经科学的角度，对上面提到的那些问题逐一进行了解释。

首先是，为什么每个人的心智带宽份额都是有限，并且很难再增加的呢？

因为我们大脑中负责思考的核心是前额皮质，前额皮质是我们与世界进行有意识互动的生物基础。

理解、决策、回忆、记忆和抑制，这五项功能构成了有意识思维的主要部分。这些功能组合起来，就能用来制订计划、解决问题、与人沟通和完成其他任务。每一项功能都需要大量使用前额皮质。

运用这些功能需要海量的大脑资源，前额皮质消耗葡萄糖、氧气等代谢燃料的速度比人们以为的更快。

我们用于决策和控制冲动等活动的能量是有限的。当这些能量用完时，我们就没有能量用于下一个活动了。

做完一个艰难的决定，做下一个决定会变得更加艰难。

几年前，有一本畅销书叫做《清单革命》，那本书来来回回说了很多理由和案例，表达的其实也是这个意思，就是医生在高负荷工作的时候，因为要思考的事情太多，很容易会忽略掉平时看起来很基本简单，觉得不可能会忘，但是却非常重要的操作步骤。

很多医疗事故都是因为一些很低级的错误导致的，所以那本书的作者才强调，任何事情，都要搞一个清单的重要性。

其次是，为什么要尽量一次只专注于解决一个问题呢？

因为思考一个问题的时候，往往既需要你比较眼下的事物，还需要你调用脑海中其他相关的记忆，而调用记忆本身，也会占用前额皮质的资源，所以当你同时思考多件事情的时候，就会出现前额皮质过载的现象。

而很多研究表明，人们最多只能同时记住或思考四个内容，如果需要记忆或思考的内容难度比较大的话，往往只能思考或记忆一个内容。

当你没有进入到深度工作模式的时候，你还往往既会被外界的信息干扰，比如旁边有人在聊天，还会被内心的突然飘过的想法所干扰，比如今天中午外卖吃什么？

要知道，所有这些信息，看起来好像是在你头脑中一闪而过，实际上都在占用并消耗着你前额皮质的能量，当你的前额皮质的能量被消耗殆尽的时候，你就会发现，自己进入了一种决策疲劳，什么深度的思考都无法进行的状态了。

最后就是，为什么我们总是越重要的事情，越习惯性地拖延？

因为想象你从未见过的事物会花费很多能量和精力。

这在一定程度上解释了为什么人们花更多的时间去思考问题（他们已经看到的东西）而不是解决方案（他们从未见过的东西），这也解释了为什么设定目标如此困难（设想未来是一件难度很高的事）。

当然，这也解释了为什么进行优先级排序如此困难。

因为排列优先级需要发挥想象，然后还得在脑中“把玩”那些你没有直接经验的想法。

面对这种情况，就应该在精神状态最充足，也就是状态最好的时候，克制住自己想刷手机，做更轻松工作的冲动，优先把这些高耗能的工作做完。

我们只有先意识到自己的局限性，然后才能针对这些局限性选择最佳的办法，而不是一味地寄希望于外力（工具方法技巧）和内力（意志力）的奇迹作用。

相关书籍：

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我是搞计算物理的，刚清点了一下专门用来装科研数据的硬盘，发现自己在博士期间使用并保存了大约60万个文本文档，基本上是各种各样的代码、模型、和数据。

手动管理这么多文档是不可能的，除了自己写一些脚本来处理文档，以下三个软件对提升工作处理效率也是很有帮助的：

1. Notepad++，文本编辑软件，比记事本写字板好用太多。常用功能有：批量编辑文件、批量查找替换、支持正则表达式、代码高亮、多列编辑...
2. Everything，文件搜索软件，搜索速度极快，支持匹配文件路径、类型、正则表达式等高级搜索功能，处理大量文件名类似的文档时，跟Notepad++几乎是绝配。
3. FreeFileSync，用来备份你的重要文件。靠电脑吃饭的人如果不装一个备份软件，当你误删重要文件时，或者电脑故障硬盘损坏时，你一定会后悔的。

这三个软件基本上都是免费的，软件小巧安装简单，详细介绍点这里：

小侯飞氘：Notepad++, Everything, FreeFileSync——提高工作效率的三个免费软件神器