在线协同文档真的能提升办公效率吗？在什么场合更适用一些？
咱们先掰扯掰扯它到底为啥能提效。核心就在一个“同步”和“实时”。你想想，过去咱们干活，一人一份文件，你改了，我不知道，我改了，你也不知道，然后就得邮件来回传，版本一多，就乱套了，最后也不知道哪个是最新，哪个是对的。要不就是对着屏幕，一人一句地讨论，效率低下得能让人抓狂。
在线协同文档，就好比大家都在一个实时更新的黑板上写字。你敲了几个字，我这边立马就看到了；我加了个注释，你那边也能及时收到提醒。这样一来，信息的传递就瞬间打通了，大家都能看到最新的内容，做出的判断也更准确，避免了信息不对称造成的重复劳动和错误。
而且，它还支持多人同时编辑。这可不是指大家同时看同一份文件，而是真的可以你写你的，我写我的，互不影响，但最终的结果又能完美融合。比如一个项目报告，财务负责数据的统计和分析，市场负责文案的润 আকর্ষণীয়，设计负责图表的制作。在协同文档里，他们可以并行作业，而不是等一个人做完，再交接给下一个人，这样大大缩短了完成时间。
更别提那个评论和@功能了。有时候，你写了一段话，觉得有点拗口，或者需要别人给点意见，直接在旁边加个评论，@一下相关的人，他看到后直接回复，问题立马解决。这种即时反馈机制，比之前那种“等你忙完了再说”或者“邮件回复”要高效太多了。省去了多少来回沟通的中间环节！
当然，我也不是说它就万能了，它最能发挥威力，或者说最“适用”的场景，往往有以下几个特点：
首先，需要多人协作完成的文档。这是最直观也最需要协同文档的场景。比如一个公司的年度规划，需要各个部门贡献自己的想法和数据，然后大家一起打磨、修改。以前可能就是开一堆会，然后一个人汇总，写完再发给大家看，一轮修改下来，黄花菜都凉了。现在好了，市场部可以先写部分内容，销售部同步补充数据，运营部提出流程建议，财务部审核预算。大家在这个共享的空间里，一边写一边聊，一边改一边同步，效率那叫一个杠杠的。
其次，需要持续更新和反馈的文档。这类文档不是一次性写完就结束的，而是需要不断地迭代和优化。比如一个新产品的市场推广计划，前期有很多不确定性，需要根据市场反馈随时调整策略。在协同文档里，大家可以实时记录遇到的问题，讨论解决方案，并迅速更新计划。这样，整个团队都能保持对项目最新进展的了解，并能快速做出反应。
再者，需要透明化管理和进度追踪的文档。有些项目，领导或者项目经理需要清楚地知道每个成员在做什么，项目进展到什么阶段。协同文档的“历史记录”功能就派上用场了。谁在什么时间做了什么修改，都可以一览无余。这不仅方便了管理，也让团队成员知道彼此都在努力，形成一种良性的竞争和互相学习的氛围。
还有一种情况，就是需要跨部门、跨地域协作的团队。现在很多公司，员工可能分布在不同的城市，甚至不同的国家。传统的面对面沟通变得非常困难，信息传递也容易失真。在线协同文档就成了维系团队协作的纽带。大家可以在各自的时间和地点，在一个共享的环境中共同完成工作，打破了时空的限制。
打个比方，如果是个人的读书笔记，或者是一个纯粹的个人创意草稿，那可能就不那么需要在线协同了，自己慢慢写，慢慢打磨也挺好。但只要涉及到“多人”和“同步”的需求，尤其是在一个节奏快、信息量大的工作环境中，在线协同文档的优势就立刻显现出来了。它带来的不仅仅是速度上的提升，更是沟通效率、信息准确性和团队协同作战能力的全方位升级。它就像一个看不见的“催化剂”，让原本可能散乱、低效的合作，变得井井有条、事半功倍。
网友意见
肯定能。
以我自己为例，在工作中，我扮演的是团队专家的角色，在项目中联动团队。
而我做的项目中，无论是用来宣传的word文案，汇报总结的PPT，还是追踪项目进度的Excel，在线协同的效率要远高于一个个版本的线下文档迭代。
工作外，作为一个生产内容的自媒体人，我常年在编写、修改、成稿的轨道里被反复摩擦。
最痛苦的事情莫过于：
稿子写好，没有点保存就死机了。
更痛苦的事情在于：
给甲方爸爸供稿，从Version 1 给到 Version 9，甲方觉得似乎还是V1的思路回想起来挺靠谱的，可我的V1已经被V3给覆盖了。
在今年史无前例的疫情之后，很多公司不得不拥抱在家办公，在线协作工具因此流行，包括我身边看到的很多中小公司。
但不见得每家机构都选择了合适的工具。
不同的产品有着不同的特点，有些产品是从企业协同办公角度出发，比如腾讯文档和金山文档；有些是个人导向的产品，先从解决个人办公中的协同需求，然后逐渐拓展功能，比如石墨文档。
在大部分情况下，企业导向的产品在功能的完整性上是吊打个人导向产品的。
对于在线协作文档，我主要看四点：
- 协作：协作的效率如何？在线协作不仅仅是一个文档大家一起改，而是如何降低沟通成本，提高协作效率；
- 易用性：学习成本不要太高，毕竟一家公司里不是都是技术出身，销售、市场、财务等传统岗位的工具学习成本也是需要考量的，太难了，部分同事会选择逃避，等于没有在线协作。
- 存储：现在做一个PPT就没有小于30M的，存储空间肯定是加分项。
- 成本：不求一定要求免费，但在这件事上大把花钱，心理上还是有障碍。
基于这几点核心要求，我开始试用各家产品，毕竟HR都知道，不多面试几家，根本挑不到合适的人才（手动狗头）
1、Google Workspace(Docs)
我家公司用的就是Google文档，工具众多，功能强大，强烈推荐
协作：☆☆☆☆☆
无网络的线下编辑场景，非常符合我们自媒体人在飞机上捧着写稿的（苦逼）常态。
Office文件的无缝适配，加上Chrome提供的超多插件模板，对于使用Google Docs的文字工作者来说，非常有价值。
此外Workspace（原来的G Suite）套装内涵丰富，除了大家熟悉的文档处理、日历、聊天、云盘之外，还有可以用于语音和图片协同处理的Keep，网站协同的Site和员工社区Currents。
易用性：☆☆☆☆☆
与Office产品基本无缝衔接，和用微软几乎没有明显的变化，好用。但是在传输PPT时依然会经常发生PPT格式变化的问题，对于讲师来说是一个问题。
存储：☆☆☆☆☆
对于免费的Google Docs，存储空间是15 GB。我用了两年，至今还没删过东西。
成本：☆☆☆☆
我司用的是起步版本，每月每人4.2美金，30 GB，换算成人民币大约是330元一年。感觉就算是中小创业公司也能承受这笔费用。
事实上，使用Google Docs最大的挑战是，你得在一家合法有资格用vpn的外资公司。对于民营创业公司来说，有点难度，先努把力做成一家有机会在美股港股上市的独角兽先吧。
2、金山文档
金山给人印象最深的是WPS。之前看到一个说法说金山文档就是WPS的中文译名。
估计金山产品一口老血喷在屏幕上。
WPS和微软Office一样，同为深度编辑工具；而金山文档主打协作，应该类比的是Google Docs这样的在线协作工具，在很多维度上，金山的效率并不输谷歌。
协作: ☆☆☆☆☆
金山文档，作为企业导向的在线协同工具，在我看来是与Google Docs最为接近的产品。同样的实时编辑，线下编辑功能，同样提供企业必备的日历、待办、通讯录、会议功能。在协作方面只缺少聊天工具之外（其实谷歌提供的Chat，咱也不用，咱用企业微信。）
此外，我最看中的文档修订功能。金山文档仍能回到某位协作者的单次修改记录里，修订显示也清晰明了。
权限设置上，目前只有金山文档能免费设置不同特定用户的编辑、只读权限，对我来说，这种安全感是不能替代的。
易用性：☆☆☆☆☆
WPS已经积累了强大的技术积累与沉淀。金山文档与WPS同根同源，兼容很强，本地和线上切换无压力，不会在传输文档时丢格式，对于我们这些日常需要PPT汇报的人来说，这一点太重要了。
WPS多年在模板上的积累发挥了作用，对于企业来说，金山文档有着海量模板，方便各个团队直接套用模板提高工作效率。
金山的表单编辑甚至能实现较复杂且常用的vlookup功能，更可怕的是金山甚至支持跨表格的数据引用，省去了多张表格操作中复制粘贴带来的犯错率。
此外，金山文档适配小程序和手机app，微信里就能修改，这点Google docs比不上。
而且在细节上也很用心，作为文字工作者常需要在手机端复制黏贴，金山文档的光标胖乎乎萌哒哒的，尤其适合我们这种粗手粗脚的直男拖拽。
存储：☆☆☆
金山文档提供1GB的免费空间，够支撑一个小团队的日常使用。
成本：☆☆☆☆☆
找了一圈，没看到收费的地方，也没有看到广告。这意味着金山文档目前是免费的。
这一点的诱惑力还是很大的。
对于企业来说，尤其是走上正轨希望正规化的创业公司，金山文档是一款非常适合的产品。也是目前市场上，我看到距离谷歌文档最为接近的产品。
如今的我出差很多，文档协作非常依赖4G 网络和手机，Google Docs在手机端的使用就变得很麻烦，我已经逐渐把文件和材料迁移到金山文档上。
3、石墨文档
做了一项简单的调研，身边部分自媒体和学校老师喜欢用石墨文档。
石墨文档最初只有个人版，相对来说比较轻量级，适用于线下沙龙和个人用户交流讨论的场景。后来虽然也升级了企业版需要的几种功能，但为时已晚，石墨在用户心目中的定位，已经固化成个人导向的协作工具了。
协作: ☆☆☆☆
可以回溯每位协作者的历史修改，并返回某一版本。但分享设置过于简单，免费版仅支持公开分享，没有只读和编辑权限，也不能设置密码保护。
易用性：☆☆☆☆
界面美观简洁很加分，美中不足的是相较office软件，功能差距较大，深度编辑的场景中还是需要导出文件，这点很麻烦。
存储：☆☆☆
没有说明免费存储空间限制，用户使用到一定限额会被收费。对于付费个人版来说，团队存储空间是5GB。
成本：☆☆☆
个人免费版含广告，有点影响使用体验。
小团队可以升级至个人高级版，但功能和免费版差别不大。至于企业版基础版，价格有点辣手，甚至超过了Google Workspace的定价。
4、腾讯文档
腾讯文档出道比较晚，2018年上线——坊间传说是马化腾亲自写的需求，却被微信耽搁了。
让我印象深刻的是，腾讯文档上线时，特别推出了海量的简历模板，据说是腾讯HR出马，特别设计了针对互联网工程师、产品经理、运营和设计等岗位的简历模板，似乎是把目标群体对准了大学生。
协作: ☆☆☆
腾讯在团队协作提供的功能较少。
没有类似于「团队」或者「企业」这种空间功能，只提供「共享文件夹」，且不支持批量设置权限，对于企业用户来说操作繁琐，且缺乏安全性。
易用性：☆☆☆☆
腾讯文档的常用模版功能强大，在特定场景中省时省力。但在深度编辑的过程中，不管是文档、表单还是幻灯片，都有些office的常用功能无法实现。
存储：☆☆☆
未标明存储空间限制。免费版对单图片大小有10MB的限制。
成本：☆☆☆☆
免费版功能够用，如果升级会员版价格为9元/月/人，价格很亲民。
5、新阅
最后再推荐一个视频协同工具。
如今视频成为了各家平台最为看重的赛道，视频协作，也成为了香饽饽。很有点「众人挖矿，我卖水」的架势。
新阅在目前图文内容向视频内容过渡的新趋势下，算是瞄准了专业赛道。而且，视频内容生产又非常依赖团队协作，这个领域新阅算是首屈一指了。
协作: ☆☆☆☆☆
视频标注功能精确到秒，协作用户可以针对单个画面进行修改评论，不用再忍受一团乱麻的截图沟通。
易用性：☆☆☆☆
通过小程序就能无需安装、下载、解压，实现预览阅片；与传统微信+网盘、或是邮件分享的冗长链路相比，确实高效便捷。虽然安插了pr插件，剪辑功能强大，但目前平台使用还是有不少bug待修正，我误删了一个视频，发现就无法恢复，找了客服。客服态度倒是很好，但仍需要单独提交信息才能帮恢复，用户自己是没有「垃圾箱」。
存储：☆☆☆
免费存储空间有10 GB 限制，对于视频来说，能拍到5-6个高清视频就会触及上限，花钱是不可避免的。
成本：☆☆☆
感觉有点小贵，但市场上确实没找到其他合适的替代品（有推荐的亲们，麻烦在评论区留言给我）
总结一下，
以我的经验来说，电脑界面上操作的话，谷歌文档自然是极好的。但操作上确实有难度。
金山文档对于绝大部分国内企业或者习惯于手机操作的职场人来说，应当是企业首选。
不管是团队协作、功能，还是性价比，都表现优异，员工上手没有学习成本，手机端操作性最好，适合出差人士，目前还是免费无广告，很难得。
此外，自媒体朋友可能会青睐轻量级的石墨，简洁清爽颜值高；
腾讯文档的优势是与qq的兼容性很高，可以在qq中直接打开，对于学生来说是有吸引力的。
视频协作，虽然目前新阅有不少bug，但市场上并找不到其他合适产品。
非洲有句谚语：
If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together.你如果要走得快，一个人走；如果你要走得远，你需要和团队一起走。
随着在家办公和远程办公的普及，在线协同工具是未来大趋势。无论是企业，还是个人都会越来越多的使用在线协作工具。
毕竟协同带来的高效是个人无法企及的。对于我们来说找到适合自己的在线协同产品，尽管拥抱这个趋势，是必然的选择。别被科技的时代甩远了。
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