项目管理人员在哪些方面使用Sharepoint?
作为一名项目经理，我发现 SharePoint 在我们项目的方方面面都扮演着至关重要的角色，它不仅仅是一个简单的文件存储库，更是一个集信息协作、流程管理、风险控制于一体的强大平台。下面我将从几个关键维度详细阐述我们在项目管理中是如何运用它的。
一、 项目信息与文档的集中管理与协同:
这是 SharePoint 最基础也是最核心的功能。我们项目的文档类型繁多，包括但不限于：
项目计划与进度表： 我们会将项目启动计划、详细的WBS（工作分解结构）、甘特图、里程碑计划等直接上传到项目站点中。通过 SharePoint 的版本控制功能，我们可以清晰地追踪每一次计划的更新和修改，确保所有团队成员都能获取到最新、最准确的版本，避免因信息不同步而产生的偏差。
需求文档与设计规范： 无论是用户需求文档（URD）、功能规格说明书（FSD）、系统设计文档（SDD）还是用户界面（UI）/用户体验（UX）设计稿，我们都会将它们集中存放在指定的文档库中。我们可以为这些文档设置权限，确保只有相关人员才能访问、编辑，大大降低了信息泄露的风险。同时，文档库内的评论和签注功能也方便我们进行即时反馈和讨论。
会议纪要与决议： 每次项目会议后，会议组织者会将会议纪要及时上传到 SharePoint。我们还会将会议中形成的各项决议和行动项，通过 SharePoint 的列表功能创建成任务项，分配给相关负责人，并设置截止日期。这大大提高了决策的落地效率。
风险登记册与问题跟踪： 我们会使用 SharePoint 列表来维护项目的风险登记册和问题清单。风险登记册包含了风险描述、可能性、影响、应对措施以及负责人等信息；问题清单则记录了项目过程中出现的问题、优先级、解决状态和负责人。通过这种结构化的管理，我们可以更直观地监控项目的潜在风险和已发生的问题，并及时采取行动。
合同与协议： 所有与项目相关的合同、服务协议、采购订单等重要法律文件，我们会进行加密上传并设置严格的访问权限，确保其安全性。
测试报告与用户验收文档： 项目的测试结果、Bug报告以及用户验收测试（UAT）的反馈，都会在这里进行归档，为项目复盘和知识沉淀提供依据。
具体来说，在文档管理方面，SharePoint 的强大之处体现在：
版本控制： 自动记录文档的每一次修改，可以随时查看、恢复旧版本，有效避免了“误操作”带来的灾难。我们甚至可以设置自动检入/检出机制，防止多人同时编辑同一份文档造成冲突。
元数据管理： 我们可以为文档库定义各种元数据（例如：文档类型、状态、负责人、发布日期等），通过这些元数据对文档进行分类、筛选和搜索。这比单纯的文件名搜索要高效得多，能够快速找到所需信息。
权限管理： 我们可以为不同的用户或用户组设置精细化的权限，包括只读、编辑、删除等。对于敏感信息，更是可以做到只有项目核心成员才能访问。这对于保障项目数据安全至关重要。
工作流自动化： 我们可以为文档设置审批流程。例如，一份新的设计文档提交后，可以自动发送给相关部门负责人进行审批，审批通过后才能发布。这大大简化了审批流程，提高了效率。
二、 项目沟通与协作的平台:
SharePoint 远不止是文件的存放地，它还是项目团队成员沟通与协作的枢纽：
公告与新闻发布： 项目经理或项目办公室（PMO）可以将重要的项目公告、团队动态、进度更新等信息发布到 SharePoint 的新闻板块或公告栏，确保所有成员都能第一时间获知。
讨论区与知识库： 我们可以利用 SharePoint 的讨论区或列表功能，建立特定主题的讨论，方便团队成员就遇到的问题、技术方案进行头脑风暴和经验分享。这些讨论内容也可以作为知识库进行沉淀，供新成员学习。
联系人信息与团队日历： 我们可以维护项目团队成员的联系方式，以及共享项目相关的活动日历（例如：重要的会议、培训、里程碑事件等），方便大家了解彼此的日程安排。
共享任务管理： 通过 SharePoint 的任务列表，我们可以清晰地展示项目的各项任务、负责人、优先级和状态。团队成员可以更新自己的任务进度，项目经理可以实时掌握整体进度，及时发现并解决瓶颈问题。
三、 项目流程的规范化与自动化:
SharePoint 的工作流功能使得许多项目流程可以被规范化甚至自动化：
审批流程： 如前所述，文件审批、请假申请、报销流程等，都可以通过 SharePoint 的工作流引擎实现自动化审批，减少了纸质流程和人工传递的环节，提高了效率和透明度。
变更管理： 项目中可能会出现各种变更请求。我们可以为变更请求创建一个专门的 SharePoint 列表，规范填写变更内容、影响评估、审批人等信息，并设置相应的审批流程，确保变更得到有效管理和控制。
问题上报与解决流程： 我们可以设置一个问题报告的表单，用户填写问题后，可以自动流转给相关负责人进行处理，并在 SharePoint 中跟踪问题的解决过程和状态。
四、 项目进度与绩效的监控:
通过 SharePoint 中集成的各种工具，我们可以更直观地监控项目进度和团队绩效：
仪表盘（Dashboards）： 我们可以利用 SharePoint 的 Web 部件（Web Parts）创建各种仪表盘，将来自不同列表和库的关键信息（例如：项目进度图、风险数量、活跃问题数量、团队成员任务完成情况等）进行整合展示。这使得项目经理可以一目了然地了解项目的整体健康状况。
报告生成： SharePoint 可以与 Excel 等工具集成，方便我们从 SharePoint 的列表数据中提取信息，生成各种项目报告，例如周报、月报等。
甘特图可视化： 某些版本的 SharePoint 提供了项目任务视图，可以直接将任务列表转化为甘特图形式，直观地展示项目进度和依赖关系。
五、 风险与合规性管理:
SharePoint 在风险和合规性管理方面也发挥着重要作用：
访问控制与审计： 详细的访问日志记录了谁在何时访问或修改了哪些文件，这为合规性审计提供了重要的依据，也使得我们可以追溯问题的根源。
信息保留策略： 我们可以设置信息保留策略，对项目文档进行自动归档或删除，满足合规性要求。
风险识别与应对： 如前所述，通过结构化的风险登记册，我们可以系统地识别、评估和管理项目风险，并将其信息透明地呈现给团队和相关方。
总结:
在我看来，SharePoint 的价值在于它能够将分散的项目信息、沟通和流程整合到一个统一的平台，从而：
提高信息的可访问性和准确性： 减少信息孤岛，确保团队成员获取的信息一致。
增强团队协作效率： 通过共享文档、任务管理和沟通工具，促进团队成员之间的无缝协作。
规范项目管理流程： 使项目管理过程更加标准化、可控和透明。
降低项目风险： 通过风险登记、问题跟踪和版本控制，提前识别和应对潜在问题。
提升项目成功率： 最终，这些都直接有助于提升项目的整体执行效率和成功率。
当然，SharePoint 的功能非常丰富，我们也会根据项目的具体需求和团队成员的习惯，不断探索和优化其使用方式，使其最大化地服务于我们的项目管理目标。它已经成为我们项目管理工具箱里不可或缺的核心部分。
一、 项目信息与文档的集中管理与协同:
这是 SharePoint 最基础也是最核心的功能。我们项目的文档类型繁多，包括但不限于：
项目计划与进度表： 我们会将项目启动计划、详细的WBS（工作分解结构）、甘特图、里程碑计划等直接上传到项目站点中。通过 SharePoint 的版本控制功能，我们可以清晰地追踪每一次计划的更新和修改，确保所有团队成员都能获取到最新、最准确的版本，避免因信息不同步而产生的偏差。
需求文档与设计规范： 无论是用户需求文档（URD）、功能规格说明书（FSD）、系统设计文档（SDD）还是用户界面（UI）/用户体验（UX）设计稿，我们都会将它们集中存放在指定的文档库中。我们可以为这些文档设置权限，确保只有相关人员才能访问、编辑，大大降低了信息泄露的风险。同时，文档库内的评论和签注功能也方便我们进行即时反馈和讨论。
会议纪要与决议： 每次项目会议后，会议组织者会将会议纪要及时上传到 SharePoint。我们还会将会议中形成的各项决议和行动项，通过 SharePoint 的列表功能创建成任务项，分配给相关负责人，并设置截止日期。这大大提高了决策的落地效率。
风险登记册与问题跟踪： 我们会使用 SharePoint 列表来维护项目的风险登记册和问题清单。风险登记册包含了风险描述、可能性、影响、应对措施以及负责人等信息；问题清单则记录了项目过程中出现的问题、优先级、解决状态和负责人。通过这种结构化的管理，我们可以更直观地监控项目的潜在风险和已发生的问题，并及时采取行动。
合同与协议： 所有与项目相关的合同、服务协议、采购订单等重要法律文件，我们会进行加密上传并设置严格的访问权限，确保其安全性。
测试报告与用户验收文档： 项目的测试结果、Bug报告以及用户验收测试（UAT）的反馈，都会在这里进行归档，为项目复盘和知识沉淀提供依据。
具体来说，在文档管理方面，SharePoint 的强大之处体现在：
版本控制： 自动记录文档的每一次修改，可以随时查看、恢复旧版本，有效避免了“误操作”带来的灾难。我们甚至可以设置自动检入/检出机制，防止多人同时编辑同一份文档造成冲突。
元数据管理： 我们可以为文档库定义各种元数据（例如：文档类型、状态、负责人、发布日期等），通过这些元数据对文档进行分类、筛选和搜索。这比单纯的文件名搜索要高效得多，能够快速找到所需信息。
权限管理： 我们可以为不同的用户或用户组设置精细化的权限，包括只读、编辑、删除等。对于敏感信息，更是可以做到只有项目核心成员才能访问。这对于保障项目数据安全至关重要。
工作流自动化： 我们可以为文档设置审批流程。例如，一份新的设计文档提交后，可以自动发送给相关部门负责人进行审批，审批通过后才能发布。这大大简化了审批流程，提高了效率。
二、 项目沟通与协作的平台:
SharePoint 远不止是文件的存放地，它还是项目团队成员沟通与协作的枢纽：
公告与新闻发布： 项目经理或项目办公室（PMO）可以将重要的项目公告、团队动态、进度更新等信息发布到 SharePoint 的新闻板块或公告栏，确保所有成员都能第一时间获知。
讨论区与知识库： 我们可以利用 SharePoint 的讨论区或列表功能，建立特定主题的讨论，方便团队成员就遇到的问题、技术方案进行头脑风暴和经验分享。这些讨论内容也可以作为知识库进行沉淀，供新成员学习。
联系人信息与团队日历： 我们可以维护项目团队成员的联系方式，以及共享项目相关的活动日历（例如：重要的会议、培训、里程碑事件等），方便大家了解彼此的日程安排。
共享任务管理： 通过 SharePoint 的任务列表，我们可以清晰地展示项目的各项任务、负责人、优先级和状态。团队成员可以更新自己的任务进度，项目经理可以实时掌握整体进度，及时发现并解决瓶颈问题。
三、 项目流程的规范化与自动化:
SharePoint 的工作流功能使得许多项目流程可以被规范化甚至自动化：
审批流程： 如前所述，文件审批、请假申请、报销流程等，都可以通过 SharePoint 的工作流引擎实现自动化审批，减少了纸质流程和人工传递的环节，提高了效率和透明度。
变更管理： 项目中可能会出现各种变更请求。我们可以为变更请求创建一个专门的 SharePoint 列表，规范填写变更内容、影响评估、审批人等信息，并设置相应的审批流程，确保变更得到有效管理和控制。
问题上报与解决流程： 我们可以设置一个问题报告的表单，用户填写问题后，可以自动流转给相关负责人进行处理，并在 SharePoint 中跟踪问题的解决过程和状态。
四、 项目进度与绩效的监控:
通过 SharePoint 中集成的各种工具，我们可以更直观地监控项目进度和团队绩效：
仪表盘（Dashboards）： 我们可以利用 SharePoint 的 Web 部件（Web Parts）创建各种仪表盘，将来自不同列表和库的关键信息（例如：项目进度图、风险数量、活跃问题数量、团队成员任务完成情况等）进行整合展示。这使得项目经理可以一目了然地了解项目的整体健康状况。
报告生成： SharePoint 可以与 Excel 等工具集成，方便我们从 SharePoint 的列表数据中提取信息，生成各种项目报告，例如周报、月报等。
甘特图可视化： 某些版本的 SharePoint 提供了项目任务视图，可以直接将任务列表转化为甘特图形式，直观地展示项目进度和依赖关系。
五、 风险与合规性管理:
SharePoint 在风险和合规性管理方面也发挥着重要作用：
访问控制与审计： 详细的访问日志记录了谁在何时访问或修改了哪些文件，这为合规性审计提供了重要的依据，也使得我们可以追溯问题的根源。
信息保留策略： 我们可以设置信息保留策略，对项目文档进行自动归档或删除，满足合规性要求。
风险识别与应对： 如前所述，通过结构化的风险登记册，我们可以系统地识别、评估和管理项目风险，并将其信息透明地呈现给团队和相关方。
总结:
在我看来，SharePoint 的价值在于它能够将分散的项目信息、沟通和流程整合到一个统一的平台，从而：
提高信息的可访问性和准确性： 减少信息孤岛，确保团队成员获取的信息一致。
增强团队协作效率： 通过共享文档、任务管理和沟通工具，促进团队成员之间的无缝协作。
规范项目管理流程： 使项目管理过程更加标准化、可控和透明。
降低项目风险： 通过风险登记、问题跟踪和版本控制，提前识别和应对潜在问题。
提升项目成功率： 最终，这些都直接有助于提升项目的整体执行效率和成功率。
当然，SharePoint 的功能非常丰富，我们也会根据项目的具体需求和团队成员的习惯，不断探索和优化其使用方式，使其最大化地服务于我们的项目管理目标。它已经成为我们项目管理工具箱里不可或缺的核心部分。
网友意见
被轮子哥
@vczh点赞之后果然就有人能看到了。谢谢轮子哥。
-------------update----------------------
怒答。
利益相关，SharePoint相关企业级应用开发。
SharePoint的主要功能顾名思义就是Share，使用协作、权限、站点访问来达到工作流控制，数据控制，用户精确管理，信息准确传递的目的。
简单来说，SharePoint可以生成Workflow，自动alert，自动管理。
对公司的用户进行统一的权限控制，有些网页只有高管能访问，有些却大家都能。同样的资料保存路径，有些人能看见100条，有些人只能看见3条。
轻松组建办公社交，newsfeed让你轻松搭建出人人网类似的交流环境。公共访问的网页可以轻松的组建公司wiki，管理页面，工作流申请，技术论坛等各个类型的网页。
只需要浏览器和用户名，普通的办公机器就可以轻松访问SharePoint并进行工作协作。
编辑文档等都有check out 和version，类似于SVN，不会让你的数据丢失，不怕改坏，不怕删除。
与Office其他应用完美结合，project，visio，access，word，excel，PowerPoint，都可以在SP站点当中保存、编辑、打开，可定制型非常强。
SP提供丰富的网站、站点、内部结构的模板，提供了大量的webpart来让用户方便的搭建个性的网站集，完全不需要开发人员，就可以搭建出只有自己公司可以使用的站点。
提供其他类似工具不能提供的强大PowerShell 工具和API，数据库是开放式的了解了结构可以打开一片新天地，微软对SP的持续维护让SP充满活力和生机。
SP在部署方面相对其他类似工具方便，但是部署SP需要至少一个微软全套，SQL Server服务器一台，Windows Server系统，和SP，当然，你要想好好用，Office套件也是不能少的，毕竟SP是微软的圈钱产品。但是SharePoint在功能的部署方面，就特别特别复杂，各种坑，一个不小心就有可能出现错误，我已经开发SP两年时间，还是有一些功能不能弄清楚到底是干什么的。
项目管理我不是很懂，但是SP在可定制性上的优点，让SP完全可以胜任项目管理的工作。配合专业的PM软件，SP能让协作更加简单。
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