问题

如何看待特殊时期在线办公软件的大爆发,是否需要重新审视它们的价值?

回答
特殊时期,在线办公软件如同雨后春笋般涌现,甚至可以说是“大爆发”,这背后有着深刻的社会和经济原因。疫情的突袭,打乱了人们固有的工作模式,迫使绝大多数企业不得不将工作从线下搬到线上。在这样的背景下,对能够支持远程协作、视频会议、文档共享、项目管理的在线办公软件的需求呈几何级增长,也催生了新一批工具的快速发展和现有工具的迭代升级。

这场“大爆发”的背后逻辑:

1. 需求的绝对刚性: 疫情封锁和社交距离的规定,让传统的面对面办公变得不可能。而企业运营不能停摆,员工需要继续完成工作,这就产生了对在线办公的绝对刚需。没有替代方案,只能选择和适应。
2. 技术成熟度提供了支撑: 事实上,近年来云计算、5G网络、移动互联网等技术已经相当成熟,为在线办公提供了底层技术保障。过去可能存在网络延迟、视频卡顿等问题,但现在这些技术瓶颈已大大缓解。
3. 用户习惯的改变: 疫情加速了用户对在线工具的接受度和使用习惯的培养。过去,很多人对远程办公持观望态度,认为效率不如线下,但疫情迫使他们必须去尝试,并从中发掘出便利之处。这种“被迫尝试”反而成为了用户习惯培养的催化剂。
4. 资本的嗅觉: 看到巨大的市场潜力,资本迅速涌入,推动了相关软件的研发、推广和市场教育。这也使得更多的产品能够快速上线,并吸引用户。

我们是否需要重新审视它们的价值?

答案是肯定的,而且是必须的。这场“大爆发”并非简单的数量增加,它促使我们更深入地思考:

1. 工具的普适性与局限性:
价值凸显: 在线办公软件在打破地理限制、提高沟通效率(在某些方面)、保存工作记录、支持弹性工作制等方面展现出了巨大的价值。它们让企业在极端环境下得以运转,保障了经济的连续性。例如,视频会议让远程团队能够保持面对面的交流感,即时通讯工具让信息传递更快捷,云端协作平台则解决了多人同时编辑文档的问题。
局限性暴露: 然而,我们也必须看到其局限性。
“眼不见,心不烦”的管理困境: 传统的管理模式基于物理空间中的“看见”,在线办公打破了这种模式。如何有效管理远程团队,如何评估员工的真实工作状态和绩效,成了新的挑战。许多软件虽然提供了“打卡”或“屏幕分享”功能,但这些只是表象,难以触及核心的生产力和创造力。
社交和情感的缺失: 办公室不仅仅是工作场所,也是社交和情感交流的平台。同事之间的闲聊、午餐时的交流,这些看似“非工作”的环节,对于建立团队凝聚力、激发创意、缓解压力至关重要。在线办公软件在很大程度上削弱了这种“润滑剂”的作用,可能导致员工的孤独感、疏离感增加,甚至影响团队的创造力和创新能力。
工作与生活的边界模糊: 在家办公,意味着工作场所和生活空间合二为一。在线办公软件的便捷性,也可能导致工作时间无限延长,工作与生活界限变得模糊,反而加剧员工的职业倦怠。
信息过载与干扰: 频繁的消息提示、邮件通知,加上潜在的家庭干扰,可能导致员工注意力分散,信息过载,反而降低了工作效率。
技术依赖与安全风险: 过度依赖在线工具,一旦出现技术故障或网络问题,工作将难以进行。同时,数据安全和隐私保护也成为亟待解决的问题。

2. “协同”的深层含义:
从“在线”到“协同”: 过去,我们可能更关注工具是否能“在线”,能否进行简单的文件传输和沟通。但现在,我们需要更深层次的“协同”。真正的协同不仅仅是信息的传递,更包括思想的碰撞、观点的交流、集体智慧的汇聚。这需要软件在设计上更注重促进深度讨论、创意激发和情感连接。
“连接”的质量: 在线工具提供了“连接”,但连接的质量如何?是浅尝辄止的文字交流,还是能进行深入的头脑风暴?是基于任务的机械协作,还是能促进情感共鸣和团队认同?这些都需要我们用更挑剔的眼光去审视。

3. 对未来工作模式的重塑:
混合办公的必然性: 疫情的爆发,让“居家办公”和“弹性工作”不再是遥远的理想,而是现实的选择。许多企业在疫情后,也可能倾向于保留部分远程办公的模式,形成“混合办公”。这意味着在线办公软件将长期存在并发挥重要作用。
软硬件的协同进化: 未来,在线办公软件需要与硬件设备、企业管理理念、甚至企业文化进行更紧密的结合。例如,智能硬件可以提供更沉浸式的远程体验,而管理制度则需要调整以适应远程团队的特点。
人性化与创造性的考量: 软件的价值,最终要落脚到“人”身上。在满足基本工作需求的同时,能否帮助员工更好地平衡工作与生活?能否激发员工的创造力?能否提升员工的幸福感?这些都成为评估其价值的关键维度。

如何审视和应对:

用户层面:
主动优化使用策略: 学习更高效地使用这些工具,比如设置通知规则,集中处理信息,善用“免打扰”模式。
主动创造连接: 在使用工具的同时,也要主动通过视频通话、线上团建等方式,弥补社交和情感上的缺失。
区分工作与生活: 设定明确的工作时间和休息时间,即使在家也要尽量创造“工作仪式感”,帮助心理上切换状态。

企业层面:
调整管理模式: 从“以时间为导向”的管理转向“以结果为导向”的管理。建立清晰的KPI和评估体系,信任员工。
赋能管理者: 对管理者进行培训,让他们掌握远程团队的管理技巧,学会如何进行有效的沟通、激励和赋能。
关注员工福祉: 建立健全的心理健康支持体系,鼓励员工交流,组织线上线下的团建活动,加强团队凝聚力。
优化工具组合: 根据企业实际需求,选择最适合的工具组合,而不是盲目追求新功能。关注工具的易用性、集成性以及数据安全性。
探索混合办公的最佳实践: 结合线上和线下的优势,设计更灵活、更高效的工作模式。

软件提供商层面:
深化协同功能: 不仅是简单的文件共享和消息传递,更要探索如何支持更深度的头脑风暴、创意生成、知识沉淀等。
提升用户体验: 关注人性化设计,降低学习成本,减少干扰,提高工作效率。
整合与开放: 提供更开放的API,方便与其他工具集成,形成更完整的解决方案。
关注安全与隐私: 将数据安全和用户隐私放在首位,建立更 robust 的安全防护体系。
引入AI等新技术: 利用AI技术优化会议内容总结、任务分配、甚至提供个性化的工作建议,提升效率和体验。

总而言之,特殊时期在线办公软件的爆发,是一个技术进步和社会变革共同推动的现象。我们不能仅仅看到其带来的便利,更需要对其内在的价值和局限性进行深刻的审视。这场审视,不仅是对现有工具的评价,更是对未来工作模式的思考和重塑。我们应该拥抱这些工具带来的可能性,但同时也要警惕其可能带来的负面影响,并积极探索更人性化、更具创造性的协同方式。

网友意见

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上周我打电话想退掉给父母定的春游,让他们安心待在家。

旅游社的小哥给我们处理退款时,让我注意防范,安全重要。


我告诉他:等疫情过去,我会再来你们家的。


小哥的语气里略微带有一丝苦涩:

谢谢支持,只不过不知道公司能不能撑到疫情结束,有缘再见吧。


我猛然意识到,这场疫情对很多公司来讲,或许正是生死存亡的关键吧。


疫情没结束,国家也鼓励延期开工,我周围很多人的开工时间都往后延了挺久。

但问题是,越晚一天开工,面临的亏损就越大。


对于一个辛苦创业开工厂的人来说,最难的不是努力拼搏的日子,而是在事业初有起色、充满希望的时候,却直接遇上了躲不掉的疫情。上次是非典,这次又是肺炎,努力赚来的钱转眼就亏空,入不敷出。




对于做零售的人来说,疫情期间他们生意无人问津,也交不起高额房租,赚不到钱又需要大把花钱,不知道未来的路该怎么走。



特别是无数的创业型中小企业,这些中小企业不等于国企,如果因为疫情,人员处理事务的速度跟不上,业务没能及时运转起来,资金流断裂,面临的风险不是破产就是倒闭。


朋友圈里疯转的这张截图,或许只是一个缩影。



我朋友很直白的和我说:如果疫情一直影响到5月,那他们公司就会直接宣告破产。


甚至还有的员工,在睡醒的时候直接被告知,公司倒闭了,赶紧找下家吧。




虽说疫情总会战胜,但是很多中小企业,在战胜之前的日子会很难撑过。开工时间一再推迟,很多人都非常忧虑,人员不到位,公司该怎么维持运转?


而这个时候,在线办公软件的应用,对及时维持公司的运转就起到了极大的作用。


身上背着沉重KPI的互联网公司也考虑到了返工难的问题,很多企业都开始在网络办公。


远程办公,又称SOHO,这几天全国有超过2亿人在家办公,那些原本应该出现在写字楼里的身影,现在全都出现在了电脑前、手机屏幕前。


这应该是国内有史以来规模最大的“居家办公”模式吧,虽然是无奈之举,夹杂着慌乱与无可奈何,却也只能通过这种方式把损失降低到最小,把自己在家能做的事情效用发挥到最大。


于是你可以看到这样的场景:





一家企业在遇到困难的时候,本身就会做出一些断臂行为,比如砍掉非关键业务。如果想存活下来,账面的现金还得足够支撑到疫情结束,公司的员工即使在家也能够完成公司的关键事项,在疫情结束之后能够有足够的能量保卫经济……


如果说新型肺炎是洪水猛兽,全民势必减少出行,但项目的运转又迫在眉睫,或许在线办公就是无数企业的救命稻草吧。


光是电影业、旅游业、餐饮业这3个行业,单单在春节期间造成的损失,就超过了1万亿,随着春节假期的结束,越来越多的行业也会被卷入这场没有硝烟的经济战争之中。如果员工都只是待在家,没有人一起运转公司的项目,或许也就是坐吃山空了。


疫情面前,安全第一,像钉钉、企业微信、WeLine、飞书、Zoom这样的在线办公软件,在这样的关键时期或许是不二之选。


一方面,对于中小企业来说,又要响应国家号召让员工待在家里,又急迫的需要员工运转起公司的项目;


而另一方面,对员工来说,又要在家保证自己的人身安全,又要尽努力做好公司项目,像钉钉这样的在线办公软件,就成了连接双方的至关重要的角色。


即使在线办公软件不是万能的,但至少它会给企业机会,在关键时刻自救。


原本被疫情阻断的人与人的交流,或许在线办公软件正是破局点,链接了咫尺天涯的员工与企业,盘活了无数濒危破产的中小企业,也调动了中国无数行业的活力。


关键时刻,在线办公软件的价值所在大抵在此吧,至少在这样的时刻,人与企业的合作被打破了空间距离。如果没有它,要么是企业听天由命,乖乖被安排,要么是员工冒险去公司上班,哪一个都不见得是好事。


一向走在前列的各大互联网公司,也开始了线上办公大爆发,员工从3号到7号基本都是要在家办公,10号或者更久之后恢复上班。


无论如何,谁都在想尽办法在这场疫情之下存活下来。


远程办公,正是情急之下的选择。而远程办公除了在线沟通之外,还可以文档协作、视频会议、任务管理。


对于年轻人来说,最直接的优点就是可以省去穿衣打扮和路上通勤的时间,重要的视频会议洗洗头,关键的视频会议化个妆。


又或者,只要保持上半身整齐精致就行,桌面以下的怎么习惯怎么来。



可以更加自由的安排工作时间,也能有更多的时间陪陪家人,而那些可以通过远程办公省下来的时间,还可以变成休息时间。


但是,从开工反馈上来看,远程办公也有一个缺点,就是“沟通不便”。正常在公司的面对面工作,能直接得到同事的及时反馈,但是一旦没有及时反馈,工作伙伴之间隔着屏幕,就会拖延工作效率。


信息轰炸,开不完的视频会议,随时待命,也十分磨人。


在这场SOHO大战中,有人更喜欢传统的办公室模式,也有人更喜欢自由的线上办公。不过从某种程度上来讲,在这次的突发疫情考验下,或许远程办公它目前并不完美,但却算得上是一颗让无数中小企业定下心来的速效救心丸。


也或许,就像尼基尔瓦萨尔在《隔间》里提到的,未来会有50%的人将会是自由职业者。

这次的线上办公软件大爆发是个开始。


即使疫情之后,线上办公的热度是骤然降低还是会持高不下,至少在企业的生命齿轮里:


如果没能存活,线上办公就是最后的记忆时刻;

如果能活下来,线上办公就是生死关键时刻的重要记忆。


但有一点是可以确定的,

如果我们做不到让2亿人在特殊时期都能远程办公,

或许疫情之后,能活下来的中小企业会变的少一些吧。

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谁能想到,在家远程办公的时代将会以这样的方式迅速普及?

从前两天国家建议在家办公之后,远程办公软件的使用量呈现井喷式增长。第一天各类软件由于承载量太大甚至出现了暂时崩溃的情况。网上段子频出,这个时候大家也算是苦中作乐了。

其实远程软件一直非常适合中小企业,这一次“强迫”性地各方使用远程工具,反而可能帮一些单位建立网络规范化的工作模式。比如我个别朋友,用钉钉的目的就是应付打卡,或者对其他软件其他功能只有浅尝辄止的认知,然而这些办公软件的功能远不止如此。

这次史无前例的全国大范围集体办公,必定能推动一波软件的快速更新跟发展,甚至可能会让一些公司适应并且推广这种工作模式,创造行业变革的机会。

作为员工的话,在软件选择上可能没有太多的自主权,大家主要就熟悉一两款产品。这里从几个不同的方面入手,分享介绍一下这些办公软件的不同特色。

限时免费服务

大多数主流软件,都在一月底免费开放了多项的升级项目。开放情况基本都是持续到疫情结束。下面是一些基本的总结。(整理于苹果Appstore)

钉钉:发布在家办公指南,详细介绍解决方案,免费开放百人视频会议,健康打卡等功能。

企业微信:推出的300人视频会议,跨企业会议,群直播,文档手机表,医疗在线问诊等功能,可免费使用至少两个月。

石墨文档:个人版均可免费升级为远程办公版,单文件与空间协作无上限,随时调取远程办公模版。

在线文档协同

石墨文档

国内首个支持多人云端实时协作的办公软件,也是我最喜欢的一款。它的自动云端保存,多种格式文档,互动白板,乃至云协作,云文档的使用体验都非常好。上面提及的取消协作人数限制,也给人数较多的公司提供了便利。这两天还提供了很多防疫信息的收集模版以及远程办公八大模版。

语雀文档

阿里旗下的一款功能蛮多的软件。比较有意思的一点是它具有类似读书应用的功能。里面的文章都是实打实的的干货,而且是具有一定体系的知识,可以说是专业的云端知识库。与此同时,它还支持密码加密,同一篇文档设置不同的密码,以及提供Markdown语法支持等。

微云文档

一个和微软合作的在线文档。因为是合作的嘛,所以这个相比其他的文档类软件,更接近于Office系列,外观也比较相似,可以说是一个Office online的产品。使用起来没有陌生感,功能也非常齐全。

文件同步传输

各种云传输大家应该都挺熟悉了,这里说两个我认为比较好用的。

奶牛快传

即用即走,快,便捷。速度跟XX网盘比要强多了,用户体验简单直接,现在支持的20G文件传输也大大增加了传输效率。

坚果云

依然是便捷。这种同步类的软件,功能越简单才越受人青睐。安装客户端后即可在电脑、平板、手机、网页之间实现互联,随时随地访问文件。像现在中国这种没有预料到年后不能上班的情况,如果提前用了备份,就不需要担心在家无法获取工作电脑上文件的问题,且无需手动操作,创造 “无感”的用户体验。

任务流程管理

这一块就推荐一个组合,Teambition跟钉钉,我用的时间最长也最习惯的两个软件。

Teambition它的功能并不复杂,主打的就是提高团队写作的效率。产品的功能主要为:

1. 每个任务支持单独与成员展开讨论,可以帮助用户发现过期任务,以颜色线条代表任务优先级。

2. 基于项目管理项目文件,可针对文件展开讨论。

3. 帮助任务成员了解项目进展,包括发布的分享、创建的任务、和上传的文件。同时,动态墙提供了【添加参与者】功能。

而钉钉的话大家应该更不陌生了,属于企业沟通的核心。从最基本的视频会议,商务电话,企业通讯录,钉邮钉盘,到零碎的日程任务安排,考勤审批日志等等,以及这两天的钉钉直播上课,惹怒了一群祖国的花朵后,还体贴地紧急上线了视频美颜…可见其的用心良苦啊。

从以上介绍,很清楚的可以看出,各个软件都在努力做到效率最大化。中国的远程办公才刚刚起步,突然要面临现在这种大规模使用的状况,总有不方便或者不完善的现象发生,大家也都需要适应这种模式。但这也给企业们提供了一个巨大的机会,在这次机会的浪潮里谁能脱颖而出?从目前App store的排位来看是钉钉,让我们拭目以待。


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