为什么知乎上的好多人说使用 MS Office 降低了工作效率？
知乎上关于“使用 MS Office 降低工作效率”的讨论，其实反映了一部分用户对效率工具和工作流程的深入思考，以及对更优解决方案的探索。这种观点并不是说 MS Office 本身不好，而是当它被不恰当使用，或者与更现代、更专业的工具相比时，可能带来的“效率损耗”。
我们可以从几个层面来解读这种说法：
1. 传统软件的局限性在现代协作场景下的凸显：
实时协作的痛点： MS Office 的传统版本，尤其是桌面端，协作性是相对较弱的。多人同时编辑一个文档，经常会遇到版本冲突、覆盖修改、谁是最新版本不确定等问题。虽然 Microsoft 365 改进了这一点，提供了实时 coauthoring，但与一些原生为云端协作设计的工具（如 Google Docs、Notion、Figma 等）相比，仍然可能存在流畅度、功能深度上的差异。尤其是在需要多人高频、实时、复杂内容创作的场景下，这种差异会被放大。
信息孤岛和碎片化： 过去，我们将项目资料、数据、报告等分散地保存在不同的 Word、Excel、PowerPoint 文件中，存储在各自的电脑或公司内部服务器上。这种方式很容易造成信息孤岛，查找、关联、整合信息变得非常困难，耗费大量时间。而现代的知识管理工具或项目管理工具，更倾向于将信息结构化、关联化，便于检索和利用。
重复劳动和自动化不足： 尽管 Excel 有强大的数据处理能力，但对于一些非常规范化、重复性的数据录入、格式调整、简单报告生成等工作，用户可能需要大量手动操作。相比之下，一些现代的自动化工具或低代码/无代码平台，可以更有效地处理这些任务，减少人工干预。
2. 用户使用习惯和技能水平的差异：
“会用”不等于“用得好”： 很多人可能只掌握了 MS Office 的基础功能，例如 Word 的文字编辑、Excel 的简单公式、PowerPoint 的基本幻灯片制作。但对于更高级的功能，如 Word 的样式、交叉引用、邮件合并，Excel 的高级函数、数据透视表、VBA 宏，PowerPoint 的母版、动画效果的高级控制等，可能并不熟悉。当需要完成更复杂、更精细的任务时，他们可能会选择曲线救国的“土法炼钢”方式，这自然会降低效率。
过度依赖和“万金油”思维： 有些用户习惯性地将所有类型的工作都试图用 MS Office 来完成。例如，用 Word 来做简单的项目管理追踪，用 Excel 来做复杂的知识库，用 PowerPoint 来展示长篇的文档内容。这种“万金油”式的用法，忽视了不同工具的专业性和适用性，最终导致在各个方面都做得不够好，反而拉低了整体效率。
功能冗余和学习成本： MS Office 功能极其强大，但对于很多用户来说，其中大部分功能可能终生都用不到。为了完成一个简单的任务，用户可能需要浏览大量的菜单和选项，寻找正确的功能，这本身就是一种时间消耗。相比之下，一些为特定场景设计的、界面更简洁、功能更聚焦的工具，学习门槛会低很多。
3. 对比新兴工具的“效率革命”：
云原生工具的优势： 像 Google Workspace、Notion、Coda、Airtable 等新兴工具，从设计之初就围绕着云端协作、数据结构化、知识连接、自动化流程等概念。它们通常提供更流畅的实时协作体验，更灵活的数据组织方式，以及更强大的集成和自动化能力。与这些工具相比，MS Office 的某些方面就显得“老旧”了。
工作流的颠覆： 一些用户认为，MS Office 鼓励的是一种“文件为中心”的工作模式。而新的工具则倾向于“信息/任务为中心”或“项目/数据库为中心”的工作模式。这种思维模式的转变，可以极大地优化信息流转、任务分配、进度跟踪等流程，从而显著提升效率。例如，在 Notion 中，可以将文档、任务、数据库、项目看板等整合在一个地方，实现信息的高度聚合和关联。
专注与沉浸： 很多用户发现，过度依赖 MS Office 可能会让他们陷入对软件本身的操作技巧的钻研，而不是专注于工作内容本身。而一些更专注的工具，则能帮助用户更沉浸地完成核心任务。
总结来说，知乎上“使用 MS Office 降低工作效率”的说法，往往是基于以下几点：
对更高效协作和信息管理的追求： 用户看到了云端原生工具在实时协作、信息整合、知识连接方面的巨大优势。
对传统软件局限性的反思： 传统桌面端 Office 在多人协作、信息孤岛等方面确实存在不足。
对自身使用方式的优化： 用户意识到自己可能没有充分发挥 Office 的高级功能，或者将 Office 用在了不恰当的场景。
对新兴工具的比较： 与一些新兴的、专注于特定效率提升的工具相比，MS Office 在某些方面显得不够“轻巧”和“敏捷”。
这并不是要全盘否定 MS Office 的价值，它依然是绝大多数办公场景下的标准工具，并且 Microsoft 365 的发展也在不断弥补其短板。但这种讨论，恰恰说明了效率工具领域的不断进步，以及用户对工作方式和效率提升的持续探索。很多时候，关键在于选择最适合当前任务和团队协作模式的工具，并掌握其精髓，而不是僵化地只使用某一种工具。
我们可以从几个层面来解读这种说法：
1. 传统软件的局限性在现代协作场景下的凸显：
实时协作的痛点： MS Office 的传统版本，尤其是桌面端，协作性是相对较弱的。多人同时编辑一个文档，经常会遇到版本冲突、覆盖修改、谁是最新版本不确定等问题。虽然 Microsoft 365 改进了这一点，提供了实时 coauthoring，但与一些原生为云端协作设计的工具（如 Google Docs、Notion、Figma 等）相比，仍然可能存在流畅度、功能深度上的差异。尤其是在需要多人高频、实时、复杂内容创作的场景下，这种差异会被放大。
信息孤岛和碎片化： 过去，我们将项目资料、数据、报告等分散地保存在不同的 Word、Excel、PowerPoint 文件中，存储在各自的电脑或公司内部服务器上。这种方式很容易造成信息孤岛，查找、关联、整合信息变得非常困难，耗费大量时间。而现代的知识管理工具或项目管理工具，更倾向于将信息结构化、关联化，便于检索和利用。
重复劳动和自动化不足： 尽管 Excel 有强大的数据处理能力，但对于一些非常规范化、重复性的数据录入、格式调整、简单报告生成等工作，用户可能需要大量手动操作。相比之下，一些现代的自动化工具或低代码/无代码平台，可以更有效地处理这些任务，减少人工干预。
2. 用户使用习惯和技能水平的差异：
“会用”不等于“用得好”： 很多人可能只掌握了 MS Office 的基础功能，例如 Word 的文字编辑、Excel 的简单公式、PowerPoint 的基本幻灯片制作。但对于更高级的功能，如 Word 的样式、交叉引用、邮件合并，Excel 的高级函数、数据透视表、VBA 宏，PowerPoint 的母版、动画效果的高级控制等，可能并不熟悉。当需要完成更复杂、更精细的任务时，他们可能会选择曲线救国的“土法炼钢”方式，这自然会降低效率。
过度依赖和“万金油”思维： 有些用户习惯性地将所有类型的工作都试图用 MS Office 来完成。例如，用 Word 来做简单的项目管理追踪，用 Excel 来做复杂的知识库，用 PowerPoint 来展示长篇的文档内容。这种“万金油”式的用法，忽视了不同工具的专业性和适用性，最终导致在各个方面都做得不够好，反而拉低了整体效率。
功能冗余和学习成本： MS Office 功能极其强大，但对于很多用户来说，其中大部分功能可能终生都用不到。为了完成一个简单的任务，用户可能需要浏览大量的菜单和选项，寻找正确的功能，这本身就是一种时间消耗。相比之下，一些为特定场景设计的、界面更简洁、功能更聚焦的工具，学习门槛会低很多。
3. 对比新兴工具的“效率革命”：
云原生工具的优势： 像 Google Workspace、Notion、Coda、Airtable 等新兴工具，从设计之初就围绕着云端协作、数据结构化、知识连接、自动化流程等概念。它们通常提供更流畅的实时协作体验，更灵活的数据组织方式，以及更强大的集成和自动化能力。与这些工具相比，MS Office 的某些方面就显得“老旧”了。
工作流的颠覆： 一些用户认为，MS Office 鼓励的是一种“文件为中心”的工作模式。而新的工具则倾向于“信息/任务为中心”或“项目/数据库为中心”的工作模式。这种思维模式的转变，可以极大地优化信息流转、任务分配、进度跟踪等流程，从而显著提升效率。例如，在 Notion 中，可以将文档、任务、数据库、项目看板等整合在一个地方，实现信息的高度聚合和关联。
专注与沉浸： 很多用户发现，过度依赖 MS Office 可能会让他们陷入对软件本身的操作技巧的钻研，而不是专注于工作内容本身。而一些更专注的工具，则能帮助用户更沉浸地完成核心任务。
总结来说，知乎上“使用 MS Office 降低工作效率”的说法，往往是基于以下几点：
对更高效协作和信息管理的追求： 用户看到了云端原生工具在实时协作、信息整合、知识连接方面的巨大优势。
对传统软件局限性的反思： 传统桌面端 Office 在多人协作、信息孤岛等方面确实存在不足。
对自身使用方式的优化： 用户意识到自己可能没有充分发挥 Office 的高级功能，或者将 Office 用在了不恰当的场景。
对新兴工具的比较： 与一些新兴的、专注于特定效率提升的工具相比，MS Office 在某些方面显得不够“轻巧”和“敏捷”。
这并不是要全盘否定 MS Office 的价值，它依然是绝大多数办公场景下的标准工具，并且 Microsoft 365 的发展也在不断弥补其短板。但这种讨论，恰恰说明了效率工具领域的不断进步，以及用户对工作方式和效率提升的持续探索。很多时候，关键在于选择最适合当前任务和团队协作模式的工具，并掌握其精髓，而不是僵化地只使用某一种工具。
网友意见
结合个人体会，我认为office存在的问题是：
（1）学习（精通）成本高
作为一个日常办公软件，office的确功能强大，但是学习成本太高了。
每次用word排版的时候都要花费大量时间研究如何实现想要的效果。后来写学位论文的时候我认真研究了一下word的样式系统、模板系统、域，复杂程度让我吃惊。后来又想研究一下宏和vba，怎奈精力不够，我只能浅尝辄止。
考虑到office庞大的用户基数，我敢说我比99%的人更会用word，但是我仍然达不到“精通”水平。绝大多数用户没时间/太笨/太懒，根本不会攀登这么陡峭的学习曲线，基本上停留在“瞎用”的阶段。
（2）协作难度大
一旦涉及协作，灾难发生了。每个协作者掌握word的水平都不同，他们各有一套独特的排版“技巧”，作为统稿人的你，看到文档里体现出的劳动人民聪明才智，感动得留下泪水。
这感觉就像你开车上高速，发现高速上全是电瓶车和手扶拖拉机。
更新：补充、回答一些评论。
（1） 学习成本高不高？
评论区大家说的很对，Office门槛低，精通难。所处的段位不同，体会就不同。以Word为例，若写几页纸的文档，怎么写都无所谓；若需要撰写合同书、报告、论文等对格式要求严格的文档，那就另当别论了。
不管对学习成本高低的划分标准是啥，从结果来看，大部分用户不能精通这软件，连自己常用的功能都用不好，那就不是用户的问题了，那是软件的问题。
(2) 效率低不低？
公正地说，用MS Office当然提高了我的工作效率，因为我来不及自己开发一个Office。我想说的是，即使是地表最强办公软件，MS Office还有很多问题，本可以最得更好。
（3）Office的问题出在哪里？
我认为Office的根本问题是，它既想做一个简单、称手的软件，又想做一个复杂、高效的软件；但是它没有找到平衡点，结果既不是很称手，也没有太高效：
- 大部分人日常只能用到10%的功能，但是剩下90%的功能 keep annoying you
- 少部分人需要用到90%的功能，但是为了照顾大部分人易用，开发者把那90%功能藏得比较深
（4）答主的感慨
通过改无数的报告和论文，答主领悟了一个哲学问题：自由度越高，效率越低。
Office给了用户太多自由了：样式系统不会用？不要紧，你可以跳过样式系统，直接修改内容的格式；不会设置缩进、间距、对齐？你可以用敲烂空格大法。
对于协作来说，自由意味着“混乱”，而混乱造成低效。除非你能教会全世界的人跟你用相同的方法使用Office，这件事微软都没干成。评论区很多人建议粘贴纯文本重排，但是这样不是已经严重降低工作效率了吗？（现实中我不得不每天这样干）并且文档需要多次修订的话，每次都重排也是吃不消的。
每当我修改文档时，都会想起《海上钢琴师》中的一段话：
钢琴的键盘有始有终，只有88个键，它不是无限的，而音乐才是无限的。陆地？那是一个没有尽头的键盘，我又怎么能在这样的键盘上弹奏呢？那是上帝的键盘啊！
——1900
如果把排版看作一门艺术（或手艺），它跟音乐是一样的，如果没有约束和限制，他本身就不复存在了。
人家的工作和你的工作不一样，人家写软文的一个浏览器就够了。你一个做文档的，难道在知乎上做好文档发链接给老板看啊？！
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